Untuk memudah kita dalam memanage atau juga membaca email, kita biasanya menciptakan sebuah rules untuk mengelompokan email berdasarkan pengirim, subject atau juga email. Pengalaman saya sendiri yang memakai email lebih dari satu dan juga mengikuti beberapa maling list saya memnciptakan beberapa rules untuk mengelompokan email-email tersebut ke dalam sebuah folder agar mudah untuk di baca atau juga untuk di manage. Bayangkan jika tidak adanya sebuah rules, email akan masuk jadi satu ke dalam sebuah inbox, anda akan susah mencari email mana yang datang dari atasan kita, teman, malinglist satu dan satunya lagi. karena itu kita perlu mecipatakn sebuah rules, untuk menciptakan rules pada OWA Exchange 2010 anda bia masuk ke ECP(Exchange Control Panel), klik Options pada kanan atas OWA anda.
Kemudian pada menu sebelah kiri pilih Organize E-mail lalu pilih inbox rules untuk menambahkan Rules klik pada tombol new
Di sini saya akan mencotohkan membuat sebuah rules untuk mailing list Dokter umum yang saya ikuti, sebelumnya saya sudah melakukan pendaftaran untuk mejadi anggota mailing list Dokter umum. Selanjutnya saya tinggal mensetting agar email yang dari milis Dokter umum langsung masuk ke dalam folder Dokkter umum.
Karena saya ingin semua email dari mailinglist dokter umum masuk ke folder Dokter umum makan pada When the message arrives, and: saya isi It was sent to = dokter_umum@yahoogroups.com dan pada Do the folowing: saya isi Move the message to folder = Dokter umum kemudian klik Save.
Kemudian anda bisa kembali lagi ke menu inbox dengan menekan tombol My Mail pada kanan atas, selanjutnya setiap email baru dari milis Dokter umum akan masuk ke folder Dokter umum, sayang email yang sudah masuk tidak bisa langsung pindah ke folder Dokter umum anda bisa memindahkan secara manual dengan menggunkan menu Filter.