Public group adalah kumpulan dari dua atau lebih user(orang) di dalam suatu organisasi yang saling berbagi address book. Seseorang yang menjadi Owner groups otomatis menjadi pemegang kendali penuh terhadap Groups tersebut, yang mempunyai hak untuk menambahkan dan menghapus user dari dalam group atau juga melakukan pembatasan-pembatasan. Jika anda pernah memakai Windows Live Groups, Yahoo Gorups atau juga Google groups cara kerjan public groups tidak jauh berbeda, dimana keanggotaan groups bisa kita moderatori apakah sembarang orang(user) bisa join ke dalam groups secara langsung, di tolak atau membutuhkan approval dari owner. Untuk membuat Public Groups pada ECP klik option pada kanan atas OWA anda
Kemudian pada menu sebalah kiri pilih Groups – Public Groups pada Public Groups I own klik New. Jika anda ingin join ke Groups tertentu ada bisa klik tombol Join pada Public Grpups I Belong To.
Selanjutnya muncul form Groups baru, isikan informasi groups sesuai dengan groups yang akan di buat, dalam contoh ini saya membuat group untuk karwayan (user) pada bagian HRD maka akan saya kasih nama HRD
Terdapat 4 opsi yang perlu anda isi atau lengkapi antara lain :
- General anda bisa mengisikan nama groups, alias dan keterangan dari groups tersebut.
- Ownership merupakan owner dari groups tersebut secara otomatis yang menciptakan groups akan menjadi owner groups tersebut, selain itu anda juga bia menambahkan user lain.
- Membership anggota dari groups, anda bisa langsung menambahkan user sebagai anggota groups atau juga user bisa melakukan join sendiri ke dalam groups tersebut.
- Membership Approval pada opsi ini mengatur mekanisme dari keanggotaan, apakah sembarang orang(user) bisa join ke dalam groups secara langsung, di tolak atau membutuhkan approval dari owner.
Setelah melengkapi semuanya anda tinggal klik Save.
Terlihat pada gambar di atas bahwa groups HRD telah tercipta, selanjutnya untuk mengirim email ke seluruh karyawan HRD anda tinggal kirim email ke HRD@uc.win4mass.net dan semua anggota groups HRD akan menerianya.