Office Technician

just another office technician weblog

Membuat Formulir dengan Word 2007 (Bag. 2)

icon-word Pada tulisan sebelumnya kita sudah mengenal pembuatan formulir pada Word 2007 dengan bantuan Tabs atau Tabel. Sebenarnya dengan bantuan Tabs atau Tabel saja formulir kita sudah tampak lebih professional, baik dari segi desain maupun dari segi kerapihan, namun sayangnya saat formulir tersebut akan kita isi, kesalahan dapat saja terjadi, terutama jika kita mengisinya dengan buru-buru. Kesalahan seperti apa yang mungkin terjadi ? Perhatikan contoh formulir berikut ini.

image

Pada contoh tersebut terlihat bahwa formulir telah terisi dengan benar, namun mungkin karena buru-buru mengisinya maka kata Nama dan Jenis Kelamin terhapus secara tidak sengaja. Bayangkan jika formulir ini merupakan formulir yang penting dalam urusan bisnis kita, kesalahan seperti ini tentunya tidak kita harapkan.

Untuk menghindari terjadinya kesalahan tersebut kita dapat menggunakan fasilitas Form pada Word. Form ini kemudian kita gunakan bersama dengan perintah Protect Document untuk mengunci bagian-bagian tertentu dalam formulir kita agar tidak berubah. Kegunaan lainnya dari fasilitas Form ini adalah kita dapat membuat formulir kita tampak lebih interaktif.

Pada Word 2003 fasilitas Form ini dapat dengan mudah kita akses pada menu utamanya, namun pada Word 2007, secara default fasilitas Form ini tidak ditampilkan. Untuk menampilkannya seperti biasa kita harus membuka kotak dialog Word Options. Simak tulisan-tulisan sebelumnya untuk membuka kotak dialog Word Options ini.

Pada kotak dialog Word Options yang telah terbuka, pilih Customize lalu pada bagian Choose commands from pilih All Command. Pada daftar dibawahnya cari Insert Form Field lalu klik tombol Add untuk menambahkan perintah ini kedalam Quick Access toolbar. Akhiri dengan menekan tombol Ok.

image

Sekarang pada Quick Access toolbar telah ditambahkan sebuah icon baru untuk menggunakan fasilitas Form yaitu Insert Form Field.

image

Agar lebih jelas dalam menggunakan fasilitas Form ini, buatlah formulir sederhana dalam sebuah tabel seperti berikut ini.

image

Tempatkan kursor pada kolom kosong disebelah kanan kolom Nama. Lalu klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog Form Field akan terbuka.

image

Pada kotak dialog ini kita dapat memilih tipe data isian pada formulir kita. Untuk Nama tentunya tipe data yang kita pilih adalah Text. Berikutnya klik tombol Options untuk membuka kotak dialog Text Form Field Options. Disini terdapat banyak pengaturan yang dapat kita pilih sesuai kebutuhan.

  • Type - Menentukan tipe data dengan lebih spesifik. Beberapa pilihan yang ada disini misalnya Regular text untuk teks biasa ; Number untuk data angka ; Date untuk data jenis tanggal, dlsb.
  • Default text - Adalah teks default yang akan ditampilkan pada kolom isian formulir kita. Teks default ini setidaknya merupakan bantuan untuk mengisi data yang tepat pada kolom tersebut. Nilai default ini akan berubah jika Type juga berubah, misalnya jika Type adalah Date maka bagian ini akan berubah menjadi Default date, dan demikian seterusnya.
  • Maximum length - Pilihan ini hanya aktif jika kita menggunakan pilihan Regular text pada bagian Type. Gunanya sudah jelas yaitu menentukan jumlah karakter maksimum yang dapat diisikan pada formulir kita.
  • Text format - Menentukan format untuk tipe data yang kita pilih. Misalnya untuk Regular Text maka kita dapat memilih format besar kecilnya huruf yang digunakan (Uppercase / Lowercase / etc.). Jika kita memilih Date maka di bagian format ini kita dapat menentukan format penulisan tanggal seperti misalnya DD/MM/YY.

Sebagai contoh pilihlah seting seperti berikut ini dan abaikan seting yang lainnya.

image

Akhiri dengan menekan tombol Ok. Perhatikan bahwa pada kolom disebelah Nama telah muncul sebuah field kosong dengan warna yang berbeda. Field inilah yang nanti akan kita isi dengan data.

Berikutnya ketikan teks Pria lalu Wanita pada kolom disebelah kanan kolom Jenis Kelamin.

image

Tempatkan kursor sebelum kata Pria lalu klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog Form Field terbuka. Pilih Check box dan tekan tombol Ok. Lakukan hal yang sama untuk kata Wanita.

image

Hasilnya seperti berikut ini. Terlihat bahwa kita telah membuat dua buah field kosong untuk pemilihan Pria atau Wanita.

image

Terakhir, tempatkan kursor pada kolom kosong di sebelah kanan kolom Umur. Klik icon Insert Form Field hingga kotak dialog Form Field terbuka. Pilih Drop-down lalu tekan tombol Options.

image

Kotak dialog Drop-Down Form Field Options akan terbuka. Ketikan teks 11 - 20 Tahun pada bagian Drop-down item lalu klik tombol Add untuk menambahkan teks tersebut kedalam Items in drop-down list. Lanjutkan dengan teks 21 - 30 Tahun dan 31 - 40 Tahun. Tombol Move dapat kita gunakan untuk merubah susunan teks dan tombol Remove untuk menghapus teks dari daftar yang ada. Setelah selesai tekan tombol Ok.

image

Hasil akhir dari formulir kita tampak pada gambar berikut ini. Terlihat bahwa sebuah field baru telah ditambahkan di sebelah kolom Umur.

image

Untuk merubah options pada field yang sudah jadi, tinggal klik-ganda pada field tersebut untuk menampilkan kembali kotak dialog Field Options. Pelajari lebih lanjut setiap options yang ada disana.

Sampai tahap ini, untuk sementara formulir kita telah selesai dan kita dapat menyimpannya pada hardisk, baik dalam format file DOC ataupun DOCX seperti biasanya.
Tulisan berikutnya akan membahas tentang cara memproteksi dokumen formulir tersebut.

…bersambung..

Posted: Apr 11 2009, 09:41 AM by Aris | with 4 comment(s)
Filed under: ,

Comments

Desktop Support Technician said:

Semua orang pasti mengenal sebuah tipe dokumen berbentuk isian yang umum disebut dengan Formulir , bahkan

# April 11, 2009 9:45 AM

Membuat Formulir dengan Word 2007 (Bag. 3) - Desktop Support Technician said:

Pingback from  Membuat Formulir dengan Word 2007 (Bag. 3) - Desktop Support Technician

# April 11, 2009 9:49 AM

Dani R Taufani said:

wuiss, jadi rajin ngoprek Office..:)

# April 11, 2009 10:39 AM

Aris said:

bah... kemana aja ente... dari dulu juga nulisnya tentang office koq, nulis yg lain2 cuman sampingan aja... heuheuheu...

# April 11, 2009 10:39 PM