Mungkin seringkali kita membuat email dengan pola yang hampir sama, misalnya saja email konfirmasi produk, email penawaran produk, email laporan pekerjaan, dan lain sebagainya. Email-email tersebut setidaknya memiliki beberapa komponen yang nyaris sama. Untuk mempermudah pekerjaan, umumnya pengguna menulis email dalam sebuah draft atau bahkan dalam dokumen Word, hingga saat hendak mengirimkan email tersebut maka proses copy-paste yang dilakukan. Cara ini tentunya boleh-boleh saja namun untuk alasan efisiensi atau kemudahan pakai, sebaiknya kita menggunakan fasilitas template pada Microsoft Outlook.
Cara membuat template ini sangat sederhana sekali. Pertama kali buatlah sebuah email seperti biasa, lalu kita isikan beberapa komponen yang mungkin tidak akan banyak mengalami perubahan, misalnya subject, kata pembuka, signature atau alamat penerima jika memang tidak pernah berubah. Contohnya dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Pada gambar tersebut dapat dilihat bahwa saya sengaja membiarkan isi email dalam keadaan kosong.
Berikutnya kita simpan email tersebut dalam format Outlook Template. Caranya cukup dengan klik pada Office Button lalu pilih perintah Save As. Pada kotak dialog Save As yang ditampilkan, tentukan lokasi penyimpanan template, misalnya di Desktop lalu masukan nama file yang diinginkan. Dan pada bagian Save as type jangan lupa untuk memilih format file Outlook Template.
Jendela email yang masih terbuka dapat kita tutup karena sudah tidak kita gunakan lagi. Klik tombol No pada konfirmasi yang ditampilkan untuk membatalkan proses penyimpanan email tersebut pada draft.
Sekarang di desktop saya sudah memiliki sebuah template email seperti tampak pada gambar berikut ini.
Dan sekarang kapanpun saya hendak membuat sebuah email konfirmasi, maka saya cukup klik ganda pada template tersebut lalu melakukan beberapa perubahan yang diperlukan dan langsung mengirimkannya. Sampai sini kita bisa melihat bahwa sebuah fitur sederhana dalam sebuah aplikasi ternyata memiliki fungsi dan kegunaan yang dapat membantu pekerjaan kita agar lebih cepat dan efisien dari sebelumnya.
Penggunaan template email ini sebetulnya tidak hanya untuk Outlook 2007, namun dapat juga digunakan pada Outlook 2003 atau bahkan pada Outlook 2010 yang sebentar lagi akan dirilis.
Demikian dan mudah-mudahan posting singkat ini ada gunanya.
Yap.. It's really my greatest honour to be selected as one of Microsoft MVP (Most Valuable Professional) in Indonesia.. Thanks to Microsoft atas penghargaan ini, thanks juga untuk rekan-rekan di Microsoft Indonesia, terutama Naren dan Welly atas supportnya yang luar biasa, dan tentunya thanks buat rekan-rekan komunitas atas support dan kepercayaannya, khususnya rekan-rekan komunitas sesama kuli IT di Bandung yang selalu memberikan support dengan ngajakin kuliner bareng.. :D Mudah-mudahan dengan adanya penghargaan ini saya bisa berbuat sesuatu yang lebih baik untuk komunitas dan tentunya mudah-mudahan bisa share lebih banyak juga.. :-)
Lantas, kenapa baru posting lagi sekarang ? maklum karena selama 3 bulan terakhir ini didera kesibukan yang sangat luar biasa ditambah dengan rangkaian full-day training yang nyaris beruntun.. fiuuhh…