“Paketkan” Presentasi Anda
Berikut beberapa keluhan dan pertanyaan dari peserta training, terkait dengan penggunaan Microsoft Office PowerPoint sebagai tools yang mereka gunakan untuk membuat presentasi.
- Font (jenis huruf) yang saya gunakan kok berubah ya? Padahal tadi malam saya sudah download font yang bagus dan cocok sekali dengan tema presentasi saya…
- Saya sudah siapkan beberapa slide, dan beberapa diantaranya saya buatkan link ke file Excel untuk memperlihatkan data dan link ke beberapa dokumen pdf untuk memperlihatkan dokumen-dokumen peraturan dan undang-undang yang berlaku. Tapi… pada saat saya presentasi, link nya tidak jalan semua.
- Saya menyiapkan presentasi yang di dalam salah satu slide-nya menampilkan video promosi. Tapi… pada saat presentasi, videonya tidak dapat dijalankan.
- Malam tadi, saya coba membuat foto album untuk saya tampilkan di acara keluarga. Presentasi tersebut saya iringi dengan musik dan narasi. Tapi… pada saat acara, slide show dapat berjalan dengan baik… tanpa suara musik…
- Pagi-pagi saya datang pukul 7 pagi. Saya akan presentasi sekitar pukul 07.15. Pada saat saya salin presentasinya…. saya baru sadar kalau ternyata di PC presentasi, Microsoft Office nya tidak ada! x_x
Singkat kata… Disaster! :) Presentasi tidak berjalan dengan sebagaimana semestinya. Umumnya, hal-hal tersebut terjadi jika kita melakukan presentasi (slide show) menggunaan PC yang bukan kepunyaan kita sendiri; atau PC pada saat membuat presentasi dan pada saat melakukan presentasi berbeda. Berikut ini adalah analisisnya:
- Koleksi font yang dimiliki oleh setiap PC berbeda-beda. Memang untuk setiap sistem operasi Windows, pada saat diinstalasi, Windows akan menyediakan Font yang standard, seperti Arial, Calibri dan lain-lain. Tetapi, jika kita menggunakan Font yang unik (misalnya di-download dari Internet), Font tersebut belum tentu ada di PC yang lain (PC yang digunakan untuk presentasi). Jadi, jika kita menggunakan font yang unik, sementara font tersebut tidak ada di PC Presentasi, maka font tersebut akan diganti dengan yang kompatibel. Jika “tidak terlalu kompatibel”, keindahan presentasinya akan rusak.
- Link dari slide ke file yang berada di luar presentasi mengharuskan kita untuk membawa file-file tersebut pada saat presentasi. Sekaligus, mengharuskan kita untuk memperbaiki url link-nya; karena pada saat file-file tersebut kita bawa, lokasi file-nya berubah. Jika file tidak dibawa serta, atau filenya dibawa tetapi link-nya tidak diperbaiki, kita tidak dapat memanggil file tersebut pada saat presentasi.
- Video dan audio (terutama audio yang ukuran file-nya di atas 100kb) akan dibuatkan link-nya oleh PowerPoint (tidak di-embed). Jadi… jika file audio-video tersebut tidak dibawa pada saat presentasi, kita tidak dapat menjalankan audio-video nya.
- Khusus untuk video, kita juga harus mewaspadai tidak adanya codec pada PC presentasi, karena beragamnya jenis file video yang tersedia sekarang ini. Pada saat membuat slide mungkin codec-nya tersedia, sehingga pada saat dicoba, video bisa berjalan sempurna. Namun jika di PC presentasi codec-nya tidak tersedia, kita akan menemukan banyak error, dan error terburuknya adalah, video tidak berjalan sama sekali.
- Tidak adanya paket aplikasi Microsoft Office dalam suatu PC merupakan hal yang sangat jarang, tapi ternyata terjadi. Sehubungan dengan kegiatan presentasi, untuk mengatasi masalah ini, ada baiknya kita selalu sedia PowerPoint Viewer, sehingga setidaknya kita masih dapat menjalankan slideshow.
Untuk mengatasi atau meminimalkan terjadinya “Disaster” tadi, ada baiknya kita kumpulkan file presentasi kita beserta file-file link, audio-video, aplikasi codec pack, dan PowerPoint Viewer ke dalam satu paket. Untuk membuat paket (Package) presentasi, dapat kita ikuti langkah-langkah berikut:
- Download aplikasi CodecPack (misalnya dari K-Lite).
- Download aplikasi PowerPoint Viewer. Anda juga dapat mendapatkan SP-1-nya.
- Klik Tab File untuk membuka BackStage View. Klik Save and Send. Klik Package Presentation CD. Klik tombol Package for CD.
- Pada dialog Package for CD, kita tambahkan file aplikasi K-Lite Codec Pack, PowerPoint Viewer dan SP-1 nya. Sebenarnya, jika diperlukan, kita dapat menambahkan file-file lain selain file dan audio-video yang di-link ke Slide.
- Klik tombol Options, pastikan Linked File dan Embedded True Type Fonts dalam posisi terpilih. Kemudian klik OK.
- Selanjutnya, jika kita sudah menyiapkan satu keping CD kosong di dalam drive optik, silahkan klik tombol Copy to CD. Kita juga dapat memilih untuk klik tombol Copy to Folder untuk mengumpulkan semua yang diperlukan ke dalam suatu folder, sehingga kita dapat membawanya dengan FlashDisk.
Pada saat kita klik tombol OK, PowerPoint akan mulai membangun paketnya, menyalin semua file yang diperlukan ke dalam suatu folder sekaligus memperbaiki semua link-nya.
Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.
Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI