Menggambarkan Pergerakan Data Menggunakan Fitur Conditional Formatting Excel 2010
Fitur Conditional Formatting pada Microsoft Excel 2010 menawarkan banyak model visualisasi data secara In-Cell. Visualisasi tersebut biasanya digunakan untuk membedakan data (berdasarkan warna tertentu atau ikon), sehingga seseorang yang melihatnya dapat mengambil kesimpulan-kesimpulan tertentu dengan cepat. Misalnya:
- Mendeteksi mana angka yang terkecil atau angka-angka rendah
- Menyimpulkan secara kasar mengenai suatu prestasi
Contohnya adalah sebagai berikut:
Dari data yang sudah diberi rule Conditional Formatting ini, kita dapat menarik kesimpulan bahwa produk MX-285 hanya memiliki prestasi penjualan tertinggi di bulan Januari saja (hijau), sedangkan pada bulan-bulan berikutnya cenderung berkisar di angka rata-rata (oranye), bahkan ada yang rendah (merah). Dapat disimpulkan juga bahwa produk MX-45S adalah produk dengan penjualan tertinggi (hijau tua) dan penjualan tertinggi tersebut terjadi pada bulan Februari.
Conditional Formatting juga memiliki visualisasi data dengan ikon, seperti gambar berikut:
Visualisasi dengan ikon ini didasarkan pada rule yang sama dengan rule yang diterapkan pada gambar sebelumnya, yaitu mendeteksi angka-angka tinggi, rata-rata dan rendah. Dengan rule seperti itu, maka akan terlihat beberapa ikon yang sama pada suatu data yang berseri, misalnya Maret dan April, juga Juni dan Juli (untuk produk MX-285).
Salah seorang peserta training menanyakan tentang bagaimana jika kita ingin menggambarkan pergerakan data. Misalnya untuk produk MX-285 di bulan Januari hingga Juli. Pergerakan data di sini maksudnya adalah Jan-Feb (turun), Feb-Mar (turun), Mar-Apr (turun), Apr-May (turun), May-Jun (naik), Jun-Jul (naik).
Untuk dapat menggambarkan pergerakan data seperti itu, kita perlu mengkombinasikan rule berupa formula (pada Conditional Formatting), penggunaan simbol dan Currency Formatting. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Masukkan simbol panah naik dan panah turun pada salah satu sel yang kosong; klik Tab Insert, Symbol.
- Kemudian klik ganda pada sel yang sudah berisi panah naik dan panah turun, kemudian sorot dan salin kedua panah tersebut ke dalam clipboard dengan menekan kombinasi Ctrl+C.
- Klik sel yang berisi data produk MX-285 di bulan Februari (misalnya D2).
- Klik Tab Home, Conditional Formatting, New Rule.
Pilih Rule Type: Use a formula to determine which cells to format.
Isikan formula “=D2>C2” (tanpa tanda kutip).
- Klik tombol Format.
Klik Tab Number.
Klik kategori Accounting.
Klik kategori Custom.
Hapus semua simbol dollar ($), gantikan dengan simbol yang sudah disalin tadi dengan menekan kombinasi Ctrl+V.
Hapus simbol panah turun (tersisa panah naik).
- Lakukan langkah 3 hingga 5 untuk rule dengan formula formula “=D2<C2” (tanpa tanda kutip), dan gantikan simbol dollar dengan simbol panah turun.
- Conditional Formatting Rules Manager akan menampilkan hasil sebagai berikut:
- Klik Apply dan OK.
- Dengan sel D2 masih terpilih, klik tab Home, Format Painter. Kemudian sorot sel E2 hingga K2 untuk menyalin format (termasuk Conditional Formatting) dari sel D2.
- Hasilnya adalah sebagai berikut:
Pergerakan data untuk produk MX-285 di bulan Januari hingga Juli adalah: Jan-Feb (turun), Feb-Mar (turun), Mar-Apr (turun), Apr-May (turun), May-Jun (naik), Jun-Jul (naik).
Conditional Formatting yang sudah dilakukan di sel D2 tadi juga dapat disalin ke sel-sel yang lain menggunakan Format Painter.
Semoga bermanfaat.
Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP