BFIndarto

Live & Learn

Quote of the Day

  • "When it is obvious that the goals cannot be reached, don't adjust the goals, adjust the action steps." - Confucius






 


Recent Posts

Recent Activities

July 4-12, 2011
Deliver IT training
Title: SharePoint 2010, Config & Dev
Location: BioFarma Bandung

June 20-24, 2011
Deliver IT training
Title: SharePoint 2010, Development
For Indonesia Power, Jakarta

May 30-June 04, 2011
Deliver IT training
Title: Windows Server 2003 Infra
Location: Solusi, Jakarta

March - October, 2011
PowerPoint 2007 Trainer & Consultant
for CIMB-NIAGA
Location: Jakarta, Indonesia

Oct 11-14, 2010
Deliver IT training
Title: Office Excel 2007 Adv, Total E&P
Location: Balikpapan, Indonesia

Sep 27-30, 2010
Deliver IT training
Title: Excel 2007 Macro, Total E&P
Location: Balikpapan, Indonesia

Agt 24-27, 2010
Deliver IT Training
Title: MS Server 2008, Sidola
Location: Bandung, Indonesia

Agt 05-07, 2010
Deliver IT Training
Title: MS Office 2010, INTI College
Location: Jakarta, Indonesia

Jul, 2010
Deliver IT Training
Title: MS Office 2010, SPH
Location: Karawaci, Indonesia

Jun-Jul, 2010
Deliver IT Training
Title: MCPD.NET Certification, UMP
Location: Pahang, Malaysia

Feb 15-19, 2010
Deliver IT training
Title: WSS-MOSS 2007, Native Enterprise
Location: Bandung, Indonesia

Feb 1-5, 2010
Deliver IT training
Title: Cisco Fast-Track, Sidola
Location: Bandung, Indonesia

Links & Resources

Tags

Community

Membuat Meeting Workspace via Outlook 2010

Setidak-tidaknya, di dalam suatu lingkungan perusahaan yang menggunakan teknologi Microsoft, semua karyawannya akan menggunakan Outlook 2010 sebagai aplikasi email client-nya. Dengan adanya kombinasi Outlook dan SharePoint 2010, terkait dengan Meeting Workspace, maka kita pun diberikan fitur untuk membuat situs Meeting Workspace melalui Outlook 2010. Dengan adanya fitur ini, maka pengelola pertemuan tidak perlu lagi masuk ke SharePoint untuk membuat event dan Meeting Workspace-nya.

Pada aplikasi Outlook 2010, perintah atau tombol pembuatan Meeting Workspace tidak muncul secara default. Jadi kita perlu menempatkannya terlebih dahulu di Quick Access Toolbar (QAT).

  • Buatlah Meeting baru.
  • Klik kanan pada sembarang Tab, kemudian pilih Customize Quick Access Toolbar.
  • Pilih Meeting Workspace, klik Add. Klik Ok.

image

Langkah-langkah tadi akan memastikan bahwa tombol Meeting Workspace akan selalu tersedia di window Meeting yang baru.

Selanjutnya, pada window Meeting baru tersebut isikan attendees, subject, location, start-end time, description, dan akhiri dengan klik pada tombol Meeting Workspace yang sudah dimasukkan ke QAT.

image

Pada tahap ini, Microsoft Office Outlook 2010 akan memnampilkan panel Meeting Workspace. Klik pada Change Settings.

Pada tahap ini, kita akan diminta untuk memilih Meeting Workspace seperti apa yang sesuai dengan yang kita perlukan: Apakah membuat site baru untuk meeting baru atau link ke site yang sudah ada.

imageSitus Meeting Workspace yang dibuat baru atau disambungkan ke event yang sudah ada dapat dilihat di posting ini.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

SharePoint Meeting Workspace dengan Event

Pada posting sebelumnya kita sudah mencoba untuk membuat Meeting Workspace di SharePoint yang belum disambungkan dengan suatu event. Pada posting ini, kita akan coba membuat Meeting Workspace yang ber-event.

Pembuatan Meeting Workspace dengan event dapat dilakukan dengan cara menyambungkan suatu event ke Meeting Workspace yang sudah ada. Atau dengan cara membuat event baru dan Meeting Workspace baru.

1. Menyambungkan Event ke Workspace yang sudah ada.

Pada posting sebelumnya, kita sudah coba membuat Meeting Workspace baru dan melengkapi isinya. Setelah ditentukan waktu meetingnya, kita dapat menyambungkan event dengan waktu tertentu ke Meeting Workspace tersebut.

  • Klik pada list Calendar atau Calendar WebPart yang sudah ada di dalam suatu page.
  • Klik pada tanggal pertemuan, kemudian klik Add.
  • Isikan field judul pertemuan, lokasi pertemuan, waktu pertemuan, kategori dan beri tanda centang pada opsi Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other detail for this meeting.

image

  • Klik Save
  • Pada dialog selanjutnya kita akan dihadapkan pada pilihan untuk membuat Workspace baru atau membuat link ke Workspace yang sudah ada. Klik pada opsi Link to an existing Workspace, dan pilih Team MWS.
  • Klik Save. Maka kita akan melihat Team MWS yang sudah disambungkan ke suatu Event.

image

Jika pada pertemuan pertama ini, para peserta meeting memutuskan untuk melakukan pertemuan kembali di tanggal-tanggal berikutnya (misalnya untuk membahas progress dan memperbaharui dokumen yang diperlukan), maka kita dapat melakukan kembali langkah-langkah tadi dengan memastikan bahwa opsi Link to an existing Workspace terpilih, dan Team MWS terpilih sebagai Workspacenya. Sebagai hasilnya adalah, SharePoint akan membuatkan link ke tanggal-tanggal pertemuan tersebut di sisi kiri dari Workspace. Masing-masing tanggal tersebut akan mengelola objectives,agenda, attendees, dan document yang berbeda satu sama lain.

image

2. Membuat Event baru dan Workspace baru.

Cara ini merupakan cara kombinasi, yaitu membuat event lalu membuat Workspace-nya. Berikut ini adalah langkah-langkahnya.

  • Klik pada list Calendar atau Calendar WebPart yang sudah ada di dalam suatu page.
  • Klik pada tanggal pertemuan, kemudian klik Add.
  • Isikan field judul pertemuan, lokasi pertemuan, waktu pertemuan, kategori dan beri tanda centang pada opsi Use a Meeting Workspace to organize attendees, agendas, documents, minutes, and other detail for this meeting.
  • Klik Save
  • Pada dialog selanjutnya kita akan dihadapkan pada pilihan untuk membuat Workspace baru atau membuat link ke Workspace yang sudah ada. Klik pada opsi Create a new Meeting Workspace.

image

  • Umumnya field Title secara otomatis akan terisi oleh Title dari Event. Sisanya, isikan site URL nya dan User Permission-nya.
  • Klik Ok. Maka kita akan dihadapkan pada pilihan template. Silahkan pilih salah satu sesuai dengan informasi yang ada di posting ini.
  • Klik OK.

Dengan contoh-contoh di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kita sudah memiliki dua situs Meeting Workspace: Team (dengan 3 meeting) dan Marketing (1 meeting).

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Membuat Meeting Workspace tanpa Event

Suatu situs Meeting Workspace di SharePoint dapat dibuat dengan tidak disambungkan ke suatu event pertemuan. Namun Meeting Wokspace ini dapat disambungkan dengan suatu event di kemudian hari . Misalnya, sudah direncanakan bahwa agar suatu project dapat dimulai maka diperlukan beberapa pertemuan. Pertemuan pertama sudah ada agendanya, sudah ada pihak-pihak yang akan diundang, dan sudah ada dokumen-dokumen yang akan dipergunakan/dibahas, namun belum ditentukan tanggalnya, maka kita dapat membuatkan terlebih dahulu situsnya dan melengkapi isinya. Umumnya, situs jenis ini digunakan untuk situs utama dari Meeting Workspace. Meeting Workspace berikutnya – yang berkaitan dengan event pertemuan yang spesifik – dapat disimpan di dalam situs Meeting Workspace ini.

Sebagai contohnya, berikut ini tersedia screenshot site dengan template Team Site. Di dalam Team Site ini akan dibuatkan satu sub-site dengan template Blank Meeting Workspace, dengan nama Team MWS.

image

Langkah-langkahnya sebagai berikut.

  • Klik Site Actions, pilih New Site.
  • Pilih kategori Meetings. Pilih Blank Meeting Workspace atau Basic Meeting Workspace. Isikan field Title dengan Team MWS. Isikan field Url dengan tmws.
  • Klik tombol Options. Langkah ini sebenarnya tidak diwajibkan, tetapi jika dilakukan, kita dapat menambahkan opsi-opsi lain terkait dengan pembuatan situs ini.
    • Isi deskripsi dengan Situs ini digunakan untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan yang diadakaan di perusahaan ini.
    • Jika memilih Use same permission as parent site, maka semua user dan masing-masing permission yang sudah ditentukan di Team Site akan berlaku juga di situs ini. Jika kita ingin memodifikasi permission, maka pilih Use unique permission. Tentu saja, jika opsi yang kedua yang terpilih, kita harus menyiapkan user dan permission yang diperlukan di situs ini. Misalnya, user yang akan berinteraksi di dalam situ ini adalah user yang berpartisipasi dalam suatu pertemuan, dengan hak akses Contribute.

image

  • Klik Create. Kita akan diminta untuk menentukan siapa user/group yang memiliki hak akses Visitor, Member, dan Owner dari site ini jika sebelumnya memilih opsi Use Unique Permission.

image

Sesudah melakukan setting Permission, maka kita Team MWS. Di dalam situs ini, kita dapat mulai menambahkan unsur-unsur pertemuannya, misalnya daftar agenda, objective, dokumen-dokumen pendukung, dan lain-lain.

image

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Sharepoint Meeting Workspace

Sharepoint adalah kolaborasi. Sebagai solusi atau tools yang digunakan untuk kolaborasi, SharePoint Server 2010 menyediakan suatu situs yang bernama Meeting Workspace. Sebuah Meeting Workspace adalah sebuah situs web untuk mengumpulkan semua hal, informasi dan bahan-bahan untuk satu atau lebih pertemuan (meetings). Jadi, jika sebelumnya bahan pertemuan Anda – seperti agenda, dokumen terkait, tujuan, dan tugas-tugas – sering tersebar, maka Meeting Workspace dapat membantu Anda menjaga mereka semua dalam satu tempat.

Meeting Workspace dapat digunakan antara lain dengan cara:

  • Mempublikasikan agenda, daftar peserta meeting, dokumen-dokumen, topik pertemuan dan hal-hal lain yang dapat didisikusikan di dalam suatu pertemuan sebelum pertemuannya dilaksanakan
  • Mendokumentasikan tambahan dokumen, perubahan dokumen, pembagian tugas dan keputusan-keputusan pada saat pertemuan berlangsung.
  • Mempublikasikan MoM, informasi-informasi hasil pembahasan, memantau status tugas-tugas yang berjalan sesudah pertemuan selesai.

Suatu Meeting Workspace dapat dibuat dengan atau tanpa event di kalender SharePoint. Meeting Workspace juga dapat dibuat melalui aplikasi kolaborasi/email client yang kompatibel, contohnya adalah Microsoft Office Outlook 2010.

Pada saat mulai membuat Meeting Workspace, maka kita akan diminta untuk memilih template situs Meeting. Template-template ini menyediakan sturktur dasar dan tampilan dasar dari situs Meeting-nya. Template yang sudah disediakan oleh SharePoint antara lain:

  • Blank Meeting Workspace, berupa situs Meeting yang kosong, yang dapat dimodifikasi sesudah proses pembuatannya.
  • Basic Meeting Workspace, berisi List Objective, Attendees, Agenda, dan satu Document Library.
  • Decision Meeting Workspace, berisi List Objective, Attendees, Agenda, Document Library, Tasks dan Decisions.
  • Social Meeting Workspace, berisi List Attendees, Directions, Image/Logo, Discussions dan Photo Library.
  • Multipage Meeting Workspace, berisi List Objective, Attendees, Agenda, ditambah dengan 2 (dua) halaman kosong yang isinya dapat dimodifikasi.

image

Meeting Workspace dilengkapi juga dengan kemampuan untuk mengatur pertemuan yang berulang (berseri). Jadi, satu site Meeting Workspace dapat digunakan untuk menampilkan beberapa informasi dan dokumen dari beberapa pertemuan yang berseri. Setiap tanggal pertemuan akan berisikan informasi dan dokumen masing-masing dan dapat diedit/dimodifikasi di masing-masing tanggal.

image

Posting berikutnya akan membahas mengenai pembuatan Meeting Workspace:

  1. Tanpa event di kalendar.
  2. Menggunakan event New Meeting di kalender SharePoint.
  3. Menggunakan aplikasi Microsoft Outlook 2010.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Merubah Case Judul Tab Di Microsoft Office 2013 menjadi Proper Case

Di antara sekian banyak fitur terbaik yang ditemukan di Office 2013, ada satu hal yang kurang enak dilihat – menurut saya, dan semoga tidak untuk orang lain. Hal tersebut adalah penggunaan huruf kapital (All Caps) pada judul Tab. Hal tersebut tidak terlihat pada saat saya menggunakan Office 2010 dan sebelumnya.

Sebenarnya mungkin hal ini tidak banyak mengganggu, namun menurut saya penggunaan huruf kapital (All Caps) tersebut terasa aneh. Karena aplikasi Office-nya jadi terasa tegas (atau sedang marah-marah… hehehe). Asumsi saya adalah mungkin karena memang Office 2013 ini akan banyak digunakan oleh user yang menggunakan mobile – touch screen devices. Tetapi jika itu alasannya, ternyata judul Tab di Windows 8 tidak menggunakan huruf kapital (All Caps).

image <== Judul Tab Pada Windows 8
image <== Judul Tab Pada Office 2010
image <== Judul Tab Pada Office 2013

Jika Anda termasuk yang terganggu oleh hal ini, maka ada satu trik yang dapat membuat Judul Tab kembali ke “Proper Case”.

  • Buka salah satu aplikasi Office (misalnya Office Word 2013)
  • Klik kanan pada Ribbon atau salah satu judul Tab, kemudian pilih Customize the Ribbon.

    image
  • Pada panel sebelah kanan, klik salah satu Tab, kemudian klik Rename.

    image
  • Pada dialog Rename, berikan satu spasi di belakang nama Tab. Jadi jika Tab yang Anda pilih adalah “Home”, maka berikan satu spasi menjadi “Home “.
  • Klik OK di dialog Rename.
  • Lakukan hal yang sama terhadap Tab yang lain.

Langkah-langkah ini hanya berlaku untuk satu aplikasi Office. Jadi, lakukan hal yang sama untuk aplikasi-aplikasi Office yang lainnya.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Menjumlahkan Range Union dan Intersection

Berikut ini adalah contoh penggunaan fungsi SUM untuk menjumlahkan angka-angka dalam beberapa range. Di dalam suatu spreadsheet, beberapa range dapat bertemu dalam bentuk perpotongan (intersection) dan gabungan (union).

  1. SUM Range Union
    SUM Range Union menggunakan tanda koma (atau titik koma) sebagai pemisah parameternya.


    sum-union.png

  2. SUM Range Intersection
    SUM Range Intersection menggunakan tanda spasi sebagai pemisah parameternya.

 sum-intersections.png

 

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Menghilangkan Informasi Personal dari Dokumen Office

Pada saat kita membuat dokumen menggunakan Microsoft Office 2013 – baik itu Office Excel, Office Word, Office PowerPoint – aplikasi Office akan mengumpulkan dan menyisipkan informasi personal ke dalam dokumen tersebut. Informasi personal ini dapat kita lihat di dalam panel Info yang ada di bagian BackStage View.

image

 

image

Secara umum, informasi personal yang disisipkan di dalam dokumen Office berupa:

  • Author
  • Title
  • Subject
  • Keywords

Jika kita mengaktifkan fitur Track Changes dan  dokumen yang dikerjakan tersebut mengalami proses review dari beberapa pihak, maka semua perubahan dari dokumen tersebut beserta komentar-komentar dari reviewer-nya juga akan disisipkan.

Jika kita kirimkan dokumen ini ke pihak lain dan kita tidak ingin agar informasi-informasi tersebut terbaca, maka kita dapat menghilangkanya terlebih dahulu sebelum dokumen tersebut dikirimkan.

Untuk menghilangkannya, klik pada Tab File untuk mengaktifkan BackStage View, kemudian klik Info, kemudian klik pada tombol Check for Issues dan Inspect Document.

image

 

Klik tombol Inspect yang ada pada Window Document Inspector. Kemudian klik tombol Remove All pada item yang perlu dihilangkan. Kemudian simpan dokumen tersebut.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Hal-Hal yang Tidak Perlu Dikatakan Pada saat Melakukan Presentasi

Selama kira-kira 9 tahun terakhir, saya mendeliver banyak presentasi sekaligus juga banyak menjadi peserta dari suatu presentasi. Sebagai seorang presenter, secara natural (semoga ini tidak dijadikan alasan, hehe..) saya banyak melakukan kesalahan yang pada akhirnya dapat saya lihat dan saya sadari pada saat saya mengamati presentasi yang dilakukan orang lain.

Ternyata… cara termudah untuk kehilangan perhatian peserta (atau bahkan pesertanya) adalah dengan membuat kesalahan di menit-menit pertama, pada saat-saat itulah sebagian besar kesalahan sering terjadi. Dan pada umumnya, kesalahan-kesalahan tersebut ada pada kata-kata yang kita sampaikan.

Sebetulnya saya kurang begitu menyukai membahas sesuatu dari sisi negatif, namun berikut ini adalah hasil kompilasi hal-hal yang tidak perlu dikatakan pada saat kita melakukan presentasi.

1. “Saya sedang Jetlagged”, “lelah”, “tidak enak badan”.

Di beberapa sesi training/seminar yang saya ikuti, sebagian kecil di antaranya disampaikan oleh seseorang yang dapat dikatakan memiliki jam terbang yang tinggi. Jam terbang bukan secara keahlian tetapi karena memang sering terbang ke berbagai kota. Dan mereka memulai sesi dengan “Panitia baru undang saya minggu ini (atau beberapa hari sebelumnya). Kebetulan saya masih JetLag (atau sedikit lelah)” – atau beberapa alasan lain yang sebenarnya tidak ingin didengarkan peserta seminar. Dan untungnya saya pernah melakukannya (hehehe) dengan akibat sesi training saya (di luar negeri) saat itu hampir diakhiri di setengah hari pertama. Sebagai presenter mungkin kita merasa sedikit bangga karena kelelahan (karena sering terbang) atau memang benar-benar kelelahan. Tetapi peserta tidak akan merasa nyaman dengan presenter yang kelelahan. Mereka akan berpikir bahwa presenter pasti tidak akan maksimal hari ini, dan mereka akan tidak bergairah untuk mengikuti atau bertanya atau melakukan diskusi. Sebagai peserta, saya, kita hanya ingin melihat presenter yang memberikan performa terbaik. Sebagai presenter, jangan pernah menunjukkan kelemahan. Jadi, jika pada saat kita akan melakukan presentasi kita merasa bahwa badan sedang tidak fit, lebih baik dijadwal ulang. Atau, jika sudah tidak memungkinkan untuk jadwal ulang, minumlah teh tanpa gula atau kopi. Atau penjamkan mata barang 2-5 menit. Atau konsumsilah vitamin-vitamin pendukung yang cocok.

2. “Saya akan kembali pada Anda nanti”.

Jika kita kebetulan menghadapi peserta seminar/training yang bersemangat untuk belajar dan berinteraksi dengan presenternya, kita harus selalu mengambil kesempatan itu dan menikmatinya. Jika seseorang memiliki pertanyaan dan ternyata jawabannya akan dibahas dalam slide selanjutnya, ada baiknya kita langsung tunjukkan slide tersebut! Jika seseorang cukup berani untuk mengangkat tangan mereka dan mengajukan pertanyaan Anda harus memuji mereka, membahasnya dengan peserta lain dan mengundang seluruh penonton untuk melakukan hal yang sama. Jangan katakan “Saya akan kembali pada Anda nanti”. Jangan menunda apa-apa.

3. “Apakah Anda dapat mendengar suara saya?, oh ok.”

Dalam suatu sesi seminar, seorang presenter memulainya dengan mengetuk-ngetuk mikrofon dan berkata, “Apakah yang di bagian belakang dapat mendengar suara saya?”. Dan langsung dijawab sendiri dengan “ok”. Pada sesi seminar/training yang dilengkapi dengan sound system pastinya tidak akan angkat tangan untuk menjawabnya. Jika kita sebagai presenter perlu melakukan pengecekan sound system, sebaiknya dilakukan sebelum sesi dimulai. Bahkan, untuk suatu sesi training atau seminar dengan peserta yang banyak, pengecekan sound system dapat dikatakan bukan menjadi tanggung jawab kita. Sudah ada orang yang seharusnya bertugas untuk itu. Jika pada saat bebicara memang ada masalah dengan mikrofon atau sound system, relaks saja dan berikan kode ke moderator untuk membantu, tentunya dengan tetap tersenyum kepada peserta dan mengajak mereka berinteraksi.

4. “Apakah ini dapat terbaca?”

Saya pernah membaca suatu arahan untuk membuat ukuran font pada slide dengan dua kali ukuran dari rata-rata usia penonton. Itu berarti bahwa jika diperkirakan usia peserta seminar/training rata-rata 40 tahun, maka kita terpaksa akan banyak menggunakan ukuran font 80 point. Pastinya itu akan aneh, walaupun memang merupakan hal yang baik. Menanyakan apakah teks di dalam slide dapat terbaca oleh peserta apalagi sampai meminta mereka untuk membacanya adalah hal yang sebaiknya dihindari. Apalagi jika sampai kita membaca apa yang ada di slide presentasi. Jangan! Memasukkan teks yang banyak ke dalam slide adalah cara yang ideal untuk menghilangkan perhatian peserta dari presenternya. Mereka akan mulai “membaca slide”, bukan “mendengarkan kita”.

Teks memang perlu, tapi sederhanakanlah. Saya biasa menggunakan aturan 6x6 untuk setiap slide saya, yaitu 6 point per-slide dan 6 kata per-point. Jika memang ada rangkaian kata atau definisi yang nantinya harus dibaca oleh peserta, fokuskan dalam satu slide dan ingatlah posisi kata-kata tersebut. Dan pada saat presentasi, jika kata-kata tersebut tampil dalam slide, umumkan kepada peserta untuk membacanya sambil menghentikan presentasi beberapa saat, perhatikan peserta dan pastikan mereka membacanya.

5. “Tolong matikan gadget Anda”.

Dulu… Kita dapat meminta peserta seminar/training untuk mematikan telepon mereka selama sesi presentasi. Tapi sekarang sudah 2013! Mereka akan posting lewat tweet atau Facebook atau mencatat dalam tablet mereka untuk setiap kata-kata penting yang kita sampaikan pada saat presentasi. Di awal sesi training, kita masih dapat meminta mereka untuk memindahkan telepon genggam mereka ke mode getar atau silent. Atau meminta mereka menjawab telepon di luar sesi training. Dan bahkan sebetulnya permintaan itu akan dilakukan oleh moderator. Meminta perhatian mereka secara khusus di jaman sekarang ini dapat dikatakan tidak mungkin. Jadi, pastikan saja performa presentasi kita baik.

6. “Tidak perlu catat apa-apa atau ambil foto, informasi tentang slide akan tersedia online”.

Menyediakan materi presentasi secara online untuk diunduh memang langkah bagus. Tetapi, mengatakan “Tidak perlu catat apa-apa atau ambil foto, informasi tentang slide akan tersedia online” di awal presentasi adalah cara yang efektif juga untuk menghilangkan perhatian peserta dari presenternya. Bagi peserta, mencatat adalah hal yang juga penting. Mereka tidak ingin kehilangan apa yang presenter katakan. Apalagi jika sang presenter adalah orang yang bagus, dan slide-slidenya juga bagus (secara desain dan pemilihan kata-kata). Jadi, kalau memang materi presentasi tersedia secara online, kita dapat menginformasikan hal tersebut di akhir presentasi, dan bahkan sekali lagi tugas itu dapat didelegasikan kepada moderator.

7. “Saya akan jawab pertanyaan Anda secepatnya.”

Tentu saja akan sangat mengagumkan sekali jika kita sebagai presenter menjawab pertanyaan langsung, tetapi pertama-tama kita perlu melakukan sesuatu yang lain: mengulangi pertanyaan tersebut untuk peserta yang lain dan memastikan bahwa peserta yang lain pun mengerti pertanyaannya. Karena, seringkali pertanyaan tersebut memang kita mengerti, tetapi belum tentu peserta yang lain mengerti. Hal tersebut akan menambah interaksi presenter dan peserta. Dan akan lebih baik lagi untuk dilakukan jika peserta tidak menggunakan mikrofon pada saat bertanya (peserta lain tidak mendengar pertanyaan tersebut dengan baik). Mengulangi membacakan pertanyaan juga akan memberikan kita waktu untuk memikirkan jawaban terbaik.

8. “Saya akan bahas ini singkat saja.”

Pernyataan ini sering disampaikan di awal presentasi dan jarang sekali presenter yang dapat memenuhinya. Karena sesi presentasi sangat dinamis. Sebenarnya, peserta training/seminar tidak terlalu memperhatikan apakah kita akan melakukan presentasi yang singkat atau tidak. Mereka cenderung menyukai presentasi yang singkat. Tetapi yang lebih penting untuk kita sebagai presenter perhatikan adalah, mereka sudah memberikan waktunya untuk mendapatkan informasi dan inspirasi dari presentasi kita. Jadi, pastikan saja kita dapat memenuhinya. Kita dapat mengatakan kepada mereka, “Presentasi ini akan memberikan banyak informasi kepada Anda”, atau, “Presentasi ini dijadwalkan berlangsung selama 30 menit, semoga saya dapat melakukannya dalam 25 menit atau kurang agar Anda dapat bertanya atau menikmati coffee-break lebih awal”.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

HotSpot di PowerPoint 2013, Kenapa Tidak?

Konsep Html HotSpot biasanya kita temukan di dalam tag html yang ditempatkan pada Image Map. Html HotSpot adalah area transparan – yang mempunyai 3 pilihan bentuk: persegi, oval dan poligon – yang digunakan untuk menandai suatu area di dalam gambar. Area tersebut pada akhirnya akan diberikan link ke suatu page yang berisi informasi mengenai area tersebut.

Teknik penggunaan HotSpot ini pun ternyata dapat diaplikasikan di dalam slide presentasi sehingga presentasinya dapat lebih hidup.

Contoh kasusnya adalah misalnya pada saat kita ingin menjelaskan detail mengenai suatu daerah (seperti gambar di atas). Satu slide akan menampilkan peta Indonesia yang sudah dilengkapi hotspot di masing-masing ibukota propinsi lengkap dengan link ke slide penjelasannya. Berikut adalah langkah-langkahnya.

  1. Jalankan Microsoft PowerPoint 2013
  2. Siapkan slide pertama, dan masukkan gambar peta Indonesia
  3. Tempatkan Shape di kota-kota yang akan dijelaskan detailnya



  4. Berikan link pada masing-masing Shape menuju slide detail masing-masing kota. Contoh:
    Klik pada salah satu Shape, misalnya Palembang.
    Klik pada Tab Insert – Hyperlink (atau tekan kombinasi Ctrl+K).
    Klik pada Place In This Document. Kemudian pilih slide Palembang.
    Klik Ok.



  5. Dengan Shape Palembang masih terpilih, kita akan membuat shape ini tidak terlihat (transparan).
    Klik kanan pada Shape Palembang, kemudian pilih Format Shape untuk membuka Format Shape Pane.
    Pastikan Opsi Solid Fill masih terpilih, dan geser Transparency ke 100%.
    Pastikan Opsi Solid Fill juga terpilih pada Line, dan geser Transparency ke 100%.



  6. Klik Tab Home, kemudian klik ganda pada tombol Format Painter untuk mengambil style yang sudah diaplikasikan pada Shape Palembang.
  7. Klik pada shape yang lainnya agar shape yang lain tersebut memiliki style yang sama dengan Shape Palembang.

Sebagai hasilnya, pada saat kita melakukan presentasi (Slide Show Mode), kita dapat mengarahkan pointer mouse ke Palembang (dan kota-kota lain yang sudah memiliki HotSpot) kemudian klik, maka PowerPoint akan membawa kita ke slide yang berisi detail informasi mengenai Palembang.

Teknik HotSpot ini akan semakin sempurna jika kita menempatkan shape yang berisi link ke slide peta utama di masing-masing slide detail, sehingga pada saat kita melakukan presentasi, kita dapat dengan cepat kembali ke slide peta utama.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Menampilkan Data OnLine dari WebServices di Excel 2013

Pernahkah Anda mengambil data dari sumber online ke spreadsheet Excel Anda? Misalnya harga saham, cuaca, hasil Pencarian Bing atau bahkan feed Twitter?

Beberapa di antara Anda pasti ada yang menjawab pernah. Biasanya Anda mengambil data dari halaman web dengan cara Import Data from Web. Cara ini dapat dilakukan jika halaman webnya ada dan data yang tersaji dalam web tersebut berbentuk tabel

Selain cara tadi, hal yang cukup WOW yang saya temukan di dalam Excel 2013 adalah kemampuan Excel 2013 untuk menarik data dari WebServices. WebServices biasanya dapat mengeluarkan data dalam bentuk yang ringan, “bersahabat” dengan jaringan Internet dan kompatibel dengan berbagai macam aplikasi pengguna data – karena berformat XML –. WebServices dapat ditemukan di Internet, juga dapat di-host di jaringan Intranet perusahaan untuk mendistribusikan data.

Bagaimana Excel 2013 menarik data dari WebServices? Ternyata hanya dengan menggunakan Function! Penarikan data dilakukan dengan Fungsi WEBSERVICE(url), dikombinasikan dengan Fungsi FILTERXML(xml,xpath) untuk mengeluarkan data dari node-nya.

Note: xml data yang dikeluarkan oleh WebServices umumnya memiliki pola tertentu, yang berbeda-beda satu sama lain, jadi di beberapa kasus kita perlu melakukan kegiatan “bersih-bersih” terlebih dahulu.

Berikut adalah contoh kasusnya. Kita ingin menampilkan informasi cuaca dari suatu WebServices yang menyediakannya. WebServices ini di-host di www.webservicex.net dengan end-point http://www.webservicex.net/globalweather.asmx
Dari end-point ini, sebenarnya kita dapat mengeluarkan dua informasi. Pertama adalah daftar kota yang ada di suatu negara dengan fungsi GetCitiesByCountry(). Yang kedua adalah kondisi cuaca dari suatu kota yang ada di negara tertentu dengan fungsi GetWeather(). Karena kita ingin menampilkan info cuaca, mari arahkan fokus ke fungsi GetWeather(). Dan setelah membaca dokumentasinya, saya dapatkan url untuk mengeluarkan data xml-nya. Di url ini terdapat nama kota dan negara yang nantinya dapat dijadikan variabel di Excel 2013.

http://www.webservicex.net/globalweather.asmx/GetWeather?CityName=Jakarta&CountryName=Indonesia

Sekarang mari kita jalankan Excel 2013. Kita ketikkan teks Nama Kota, Angin, Suhu, Jarak Pandang, Kondisi Langit, Kelembaban dan Tekanan Udara dalam satu kolom. Agar kita tidak perlu lagi mengetikkan nama kota, kita dapat membuat daftar kota di worksheet kedua. Kemudian menempatkan validasi data dengan rule List yang ber-referensi ke daftar kota.

Di bawah baris yang berisi sel bervalidasi, kita masukkan fungsi:

=WEBSERVICE(CONCATENATE("http://www.webservicex.net/globalweather.asmx/GetWeather?CityName=",D2,"&CountryName=Indonesia"))

Fungsi ini dikombinasikan dengan fungsi CONCATENATE agar dapat memasukkan variasi kota yang ada di dalam list – dalam hal ini adalah D2. Kita juga nantinya dapat memasukkan variasi nama negara untuk menggantikan teks “Indonesia” yang ada di dalam url. Hasil yang dikeluarkan kira-kira sebagai berikut:

Tidak terlalu bagus memang. Tapi dengan sedikit mengolahnya dengan fungsi-fungsi teks seperti RIGHT(), LEN(), SUBSTITUTE(), akhirnya didapatkan hasil sebagai berikut.

Dengan didapatkannya struktur yang bagus, langkah berikutnya adalah mengekstrak datanya dengan fungsi FILTERXML(xml,xmlpath). Contohnya:

=FILTERXML($D$8,"//Location") untuk mengambil data Lokasi
=FILTERXML($D$8,"//Wind") untuk mengambil data Angin

dan seterusnya, dengan $D$8 dalam hal ini adalah referensi sel yang berisikan data XML yang sudah bersih tadi. Sebagai hasil akhir, dengan sedikit format sana-sini dan menyembunyikan row yang berisi proses “pembersihan”, kita bisa membuat aplikasi yang menampilkan cuaca di kota-kota yang ada di Indonesia. Hanya dengan Excel 2013.

Untuk dapat menggunakan aplikasi ini, tentu saja pastikan PC sudah tersambung dengan baik ke Internet. Untuk dapat mencobanya, silahkan download file-nya di sini.

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Brunei Darussalam, Maret 2013

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Membuat Timeline di Office PowerPoint 2010

pptBeberapa peserta training PowerPoint yang berasal dari level supervisor hingga level manajer pernah menanyakan bagaimana cara membuat timeline suatu project untuk presentasi mereka. Ada yang berusaha keras membuatnya dengan mengkombinasikan shapes, ada juga yang memodifikasi SmartArt. Beberapa di antara mereka ada yang belajar dan membuatnya dengan Microsoft Project (Gantt Chart). Tetapi tunggu dulu, berapa orang di antara rekan-rekan pembaca di sini yang dapat mengoperasikan Microsoft Project? Kemungkinan jika ada yang mengacungkan tangan, secara statistik dapat dikatakan sedikit jumlahnya. Microsoft Project memang merupakan aplikasi yang dapat digunakan untuk membantu merencanakan suatu project. Namun untuk menggunakannya, kita perlu mempelajari aplikasi ini, bagaimana cara pakainya, bagaimana cara settingnya, dan itu semua perlu waktu.

Sebagai langkah terakhir ya biasanya meminta pertolongan ke bagian IT, hehehe.

Untuk membuat timeline suatu project di dalam slide presentasi, sebetulnya memang dapat dilakukan dengan cara-cara tersebut. Namun, untuk lebih mempermudah lagi dan menghasilkan timeline yang lebih bagus (untuk ditampilkan dalam presentasi), rekan-rekan dapat meng-install add-ins Office Timeline. Add-Ins ini gratis dan dapat diunduh dari situs ini. Fitur-fiturnya dapat dibaca di sini.

Seperti beberapa Add-Ins yang lain untuk PowerPoint, setelah diunduh dan di-install, kita dapat membuat dan memodifikasi Timeline melalui Tab Timeline.

image

Untuk membuat Timeline pada suatu slide, klik tombol New, kemudian ikuti Wizzard pembuatan Timeline yang disediakan. Terdapat empat pilihan style: Standard, Gantt, Phases, Interval.

image

Langkah berikutnya adalah mengisikan informasi milestone.

image

Langkah berikutnya adalah mengisikan kegiatan-kegiatan berikut interval waktunya (Phases). Kemudian klik Finish.

image

Setelah Timeline yang dibuat berdasarkan Wizzard tadi ditampilkan pada slide, kita dapat melakukan modifikasi dengan menekan tombol Bolt-Ons.

image

Berikut ini adalah contoh-contoh dari timeline yang dihasilkan melalui Wizzard New Timeline.

image image
image image

Dengan adanya Add-ins ini, membuat timeline untuk presentasi akan menjadi lebih menyenangkan. 

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Animasi Teks Berputar di Slide PowerPoint 2010

pptBanyak ide yang ditemukan ketika bertemu peserta training yang aktif bertanya, salah satunya adalah ide membuat animasi teks yang berputar pada slide PowerPoint 2010. Dan terasa lebih menyenangkan ketika ide tersebut dapat terwujud karena PowerPoint memiliki fitur yang dapat di-setting dengan mudah.

imageBerikut adalah screenshot dari slide yang sudah jadi. Slide ini merupakan slide pembuka (Title Slide). Terlihat sangat sederhana, namun pada bagian kanan atas sebenarnya terdapat teks yang melingkar dan teks tersebut berputar pada saat sang presenter menjalankan Slide Show.

Mari kita coba untuk membuatnya.

Pertama, masukkan satu text box ke dalam slide. Klik pada Tab Insert, Shapes, Text Box. Isi dengan teks yang diinginkan, contohnya “Alam Gita Mandiri – 2012 – “.

Klik pada text box, kemudian klik pada Tab Format, dan masukkan angka 1 pada isian Width dan Height sehingga kita mendapatkan textbox yang bujursangkar. Angka lebar dan tinggi dapat disesuaikan dengan teks yang diketikkan sebelumnya.

image

Kembali klik pada text box, kemudian klik pada Tab Format, Text Effects, Transform, Circle. Kegiatan ini akan merubah teks yang diketikkan tadi membentuk lingkaran.

image

Langkah berikutnya adalah memberikan efek animasi berputar. Klik pada text box, kemudian klik pada Tab Animations, pilih animasi Spin yang terdapat dalam kategori animasi Emphasis.

Klik pada Tab Animations, klik tombol Animation Pane, klik kanan pada animasi Spin, kemudian pilih Effect Options. Kegiatan ini akan membuka jendela Spin Properties.

image

Pada Spin Properties, klik Tab Timing. Pindahkan setting Start ke After Previous. Pindahkan setting Durasi ke Slow. Pindahkan setting Repeat ke Until End of Slide.

image

Klik OK dan PowerPoint akan menampilkan preview-nya. Silahkan coba jalankan slide show dengan menekan tombol F5. Setting tersebut akan menjalankan animasi berputar hingga presentasi selesai. Jadi, misalnya kita mempunya 4 slide dan melakukan slide show, dari slide 1, 2, 3, 4, kemudian kembali ke slide 1 (sebelum slide show diakhiri), teks tersebut masih berputar.

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Membuat Label ber-Barcode di Office Word 2010

word_thumb[2]Mengisi waktu karena tiba-tiba diharuskan masuk klinik mendadak untuk menemani bu dokter, saya teringat ke suatu riset yang belum dituliskan ke blog, mengenai membuat barcode sendiri untuk ditempelkan ke suatu produk. Latar belakang risetnya sederhana. Saya dan keluarga kebetulan menyukai batik dan sedang merintis usaha (menuju) besar-besaran. Jadi terpikirkan untuk bagaimana caranya supaya informasi – terutama nama dan harga – mengenai produk batik yang kami jual suatu saat dapat dikenali dan terinput dengan cepat ke dalam suatu sistem. Jadi kira-kira, batik-batik tersebut akan kami beri label yang di dalamnya ada barcode yang dapat dibaca oleh mesin pembaca barcode.

Setelah googling sana-sini dan tanya-tanya beberapa teman, ternyata label ber-barcode juga dapat diproduksi menggunakan aplikasi Microsoft Office Word 2010. Menarik. Trik-nya image_thumb[10]sederhana, yaitu menggunakan font khusus barcode. Setelah googling lagi, font barcode ini ternyata ada yang gratis (di antara banyak font barcode yang berbayar). Silahkan kunjungi situs berikut dan unduh. Cara men-install font tersebut sederhana, dengan menyalinnya ke direktori C:\Windows\Fonts, seperti yang sudah pernah saya bahas di tulisan saya sebelumnya. Barcode 39 dan 39 Extended yang diunduh ini hanya salah satu dari variasi barcode yang dapat dibaca oleh barcode scanner. Barcode 39 juga memiliki banyak nama lain seperti USS Code 39 atau Code 3/9. Selain Barcode 39, ada beberapa barcode lain yang digunakan untuk keperluan khusus, contohnya EAN 2 (majalah), EAN 5 (buku), Pharmacode (produk farmasi), dan CPC Binary (kantor pos).

Setelah font Barcode 39 Extended ter-install, langkah berikutnya adalah mempersiapkan data dan membuat label dengan memanfaatkan fitur Mail Merge. Contoh data yang akan digunakan adalah sebagai berikut:

image_thumb[1]

Data ini saya buat menggunakan Microsoft Excel 2010 dengan nama DataBatik.xlsx. Satu hal yang perlu diperhatikan adalah, data yang nantikan akan dibaca oleh barcode scanner diberikan tanda * pada awal dan akhirnya. Contohnya *BA01RD1*. Tidak semua barcode memerlukan tanda ini, tetapi tanda ini diperlukan untuk barcode 39.

Kemudian jalankan Microsoft Word 2010. Klik pada tab Mailings, Start Mail Merge, dan klik Labels.

image_thumb[4]

Pilih jenis label yang sesuai dengan keperluan. Contohnya, APLI 1209 untuk Price Label. Klik tombol OK.

image_thumb[5]

Pilih sumber data label dengan klik pada tab Mailings, Select Recipient, Use Existing List. Cari dan pilih file DataBatik.xlsx. Kemudian pilih Worksheet 1 (karena datanya dimasukkan di worksheet 1). Klik OK. Label akan terbentuk pada dokumen Word.

Pada sel yang pertama kita akan masukkan heading data (Merge Field). Klik pada tab Mailings, Insert Merge Field, kemudian pilih Kode. Lakukan hal yang sama untuk Nama Barang dan Harga.

image_thumb[7]

Langkah berikutnya adalah mengganti tipe huruf untuk Kode Merge Field menjadi Barcode 39 Extended.

Setelah itu, klik pada tab Mailings, Update Labels untuk mengupdate seluruh data label. Untuk dapat melihat hasilnya, klik pada tab Mailings, Preview Results.

Berikut adalah contoh hasilnya.

image_thumb[9]

Label siap dicetak pada kertas label yang sesuai dan dapat ditempelkan pada produk batik.

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Memanfaatkan Fitur Excel 2013 PowerView: Bing Map Reports

Ada Map di PowerView-nya Excel 2013! Wow pertama yang sangat berkesan buat saya. Ya, Bing Map. Jadi asumsi saya, saya dapat membuat report suatu statistik atau prestasi di atasnya. Akan sangat menyenangkan sekali untuk para pembuat keputusan.

Mari kita coba eksplorasi dengan contoh kasus sederhana. MyStore Coorps adalah toko fiktif yang memproduksi batik. Pasarnya sementara difokuskan di Jawa Barat dan beberapa kota di Malaysia. Berikut adalah data penjualannya per Quarter 1 tahun 2012; tentu saja sudah di-format menggunakan fitur Format As Table.

image_thumb[3]

Biasanya, kita dapat membuat report menggunakan fitur PivotTable atau PowerPivot (yang ter-install sebagai Add-Ins), kali ini kita akan melihat pembuatan report menggunakan fitur PowerView yang sudah terinstall di Office Excel 2013 Preview. Pastikan sambungan Internet sudah tersedia.

  • Pilih semua data dengan klik pada sembarang sel di dalam tabel dilanjutkan dengan menekan kombinasi Ctrl+A.
  • Klik Tab Insert, kemudian klik PowerView. Excel akan menambahkan worksheet baru dengan nama default PowerView1. Di worksheet ini, Excel menambahkan panel di area sebelah kanan untuk mengatur field.

    image_thumb[4]

  • Klik dan geser field Country, City, dan Sales ke daerah kotak ber-label FIELDS (atau beri tanda check pada field Country, City dan Sales secara berurutan) sehingga PowerView akan menampilkan reportnya dalam bentuk tabel.
  • Uncheck field City dan Sales kemudian klik pada tombol Map yang terdapat pada Switch Visualization Ribbon Group. Klik tombol PopOut untuk memperbesar tampilan Map.
    image_thumb[7]
  • PowerView akan menampilkan peta Indonesia dan Malaysia (karena ada dua negara yang tercantum dalam data)
    image_thumb[9]
  • Kita dapat mengganti tampilan Map dengn klik Tab Layout, kemudian klik Map Background, dan pilih background yang diinginkan.
    image_thumb[10]
  • Tempatkan field Sales pada SIZE dan field Country pada COLOR. Maka PowerView akan menampilkan report sales per-negara (Gambar 1). Uncheck field Country dan tempatkan field City pada LOCATIONS, maka Maka PowerView akan menampilkan report sales per-kota (Gambar 2).

    image_thumb[18]

    image_thumb[17]

    Gambar 1.

    Gambar 2.

Masing-masing lingkaran berwarna pada Bing Map ini dapat di-klik (atau di mouse-over) untuk menampilkan detail datanya. Kita juga dapat menggunakan fungsi filtering untuk mendapatkan report yang lebih spesifik, misalnya beberapa kota yang salesnya lebih besar dari 2432 dan lebih kecil dari 6798.

image_thumb[21]

Seperti penggunaan PivotTable, kita dapat melakukan desain report menjadi beberapa bentuk.

image_thumb[25]
LOCATIONS: Country dan City, VERTICAL MULTIPLES: Country
image_thumb[27]
LOCATIONS: Country dan City, VERTICAL MULTIPLES: Country
FILTER by COUNTRY: Indonesia
image_thumb[29]
Menggunakan Map Background: Aerial (Satellite Photo)

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Microsoft Office PowerPoint 2013 – Preview

Microsoft telah merilis paket aplikasi Microsoft Office 2013 versi Customer Preview untuk dicoba oleh kalangan publik pada tanggal 17 Juli 2012 lalu. Aplikasi Office yang pertama saya coba adalah PowerPoint 2013. Secara garis besar, terdapat banyak peningkatan dari sisi fitur dan cara pakai, namun juga terasa ada beberapa hal yang sedikit mengganjal. Sementara, mari kita fokus saja dulu ke sisi fitur-nya.

Berangkat dari semua fitur yang dimiliki oleh Office PowerPoint 2010, berikut adalah beberapa hal yang baru yang sekiranya disertakan dalam Office PowerPoint 2013 ini:

  • Start Screen, yang sangat membantu untuk mempercepat pembuatan slide presentasi dengan tersedianya beberapa Themes dan variasinya. PowerPoint menjalankan dirinya dalam aspke rasio 16:9.
    imageimage
  • Integrasi dengan Internet Cloud Services. Fitur ini tentu saja akan sangat memudahkan user PowerPoint untuk dapat berkolaborasi dengan user lain dan mendapatkan resource yang diperlukan  untuk membuat slide presentasi.
    • Kemudahan untuk mendapatkan template presentasi dengan adanya search box di opsi New Presentation.
      image
    • Membuka dan menyimpan presentasi di layanan Microsoft SkyDrive.
      image image
    • Integrasi dengan Windows Live Connected Services
      image
    • Fitur Insert Pictures, Insert Audio dan Insert Video dari Internet
      image image
      image  
  • Interface Baru yang Fast and Fluid. Secara keseluruhan, interface yang dimiliki oleh PowerPoint 2013 sama dengan PowerPoint 2010, dengan tambahan:
    • Disiapkan untuk layar sentuh dan pastinya akan bekerja dengan optimal jika dijalankan di atas Windows 8 yang terinstall di tablet PC.
    • Pengguna PowerPoint dapat memilih Office Background sebagai pengganti dari Office Color Scheme
  • Automatic Extend Monitor. Kemampuan ini bekerja pada saat kita mengaktifkan Presenter View. Fitur ini sangat bermanfaat untuk user yang tidak biasa melakukan setting dual monitor secara manual.
  • Tombol Merge Shapes sudah muncul secara default dan langsung dapat digunakan dari Drawing Tools Contextual Tab jika kita ingin mengkombinasi beberapa shapes.
    image
  • EyeDropper Tool. Suatu fitur yang dapat kita gunakan untuk mendapatkan warna dari lokasi lain selain daripada memilih warna yang tersedia pada palet..
    image
  • Play Sound in Background. Suatu tombol yang secara otomatis akan melakukan setting supaya audio (musik) dapat dijalankan mengiringi suatu Slide Show presentasi.
    image
  • Slide Show Tools. Beberapa tools yang bermafaat pada saat melakukan Slide Show yang dapat diakses dari pojok kiri bawah Slide Show:
    • Pilihan Pointer: Laser Pointer, Pen, Highlighter, Eraser
    • Pilihan warna Pointer
    • Tombol navigasi Slide Show yang dapat menampilkan thumbnail slide (Navigation Grid) sehingga presenter dapat berpindah slide dengan mudah dan elegan pada saat Slide Show.
    • Tombol untuk Zoom yang dapat digunakan untuk memperlihatkan detail. Diperkirakan proses zoom ini juga dapat digunakan dengan cara Tap atau Pinch and Strecth
  • Fitur-fitur untuk kolaborasi:
    • Reply Comment. Pengguna Office PowerPoint yang sedang melakukan review suatu presentasi dapat membalas komentar yang dituliskan pengguna lain. Jika diperlukan reviewer dapat berkomunikasi satu sama lain melalui email, atau Lync (messaging, audio, video).
      image
    • PowerPoint Web App Coauthoring. Suatu slide presentasi dapat dikerjakan oleh beberapa orang (suatu tim) pada saat yang sama dari PC masing-masing atau menggunakan Office WebApps.
  • Tombol Full Screen, berada di sebelah kanan atas, dapat digunakan untuk mendapatkan area kerja lebih luas dan menampilkan Comments untuk memudahkan kolaborasi.
    image
  • Tombol Notes dan Comments, berada di kanan bawah. PowerPoint 2013 menyembunyikan Comments dan Notes secara default.
    image
  • Animation Pane yang lebih berwarna. PowerPoint memberikan warna-warna pada time-line animasi sesuai dengan jenis animasinya.
    image
  • Outline View yang biasanya digunakan untuk memudahkan pengguna untuk membuat outline (garis besar topik) presentasi sekarang dapat diakses dari Tab View. Posisi tombol outline view yang berada di Tab View ini sedikit menyulitkan karena saya sering menggunakannya, tetapi hal tersebutmasih dapat diatasi dengan menempatkan tombol ini di Quick Access Toolbar.
  • Pilihan untuk memproduksi video dengan format MP4, selain dengan format WMV. Dengan adanya fitur ini, setidak-tidaknya presentasi dapat dilihat sebagai video di portable device seperti iPad, iPhone dan iPod.
    image
  • Formatting Pane. Format Pane akan muncul di sisi sebelah kanan slide presentasi pada saat pengguna memerlukan formatting lebih lanjut, yang biasanya tersedia melalui Dialog Box. Hal ini sangat berguna terutama jika pengguna menggunakan Office PowerPoint melalui Tablet PC (Touch Screen). Berikut adalah contoh-contohnya:
    imageimageimage
  • Bekerja dengan Chart dengan lebih nyaman. Kini, bekerja dengan chart menjadi lebih mudah dengan adanya Contextual Menu di sisi kanan Chart sehingga pengguna dapat melakukan detail format hingga ke filtering.
    image

Untuk sementara, demikian hasil eksplorasi terhadap Microsoft Office PowerPoint 2013. Tentu saja beberapa fitur yang dibahas di sini pasti akan ada di aplikasi Office yang lainnya. Hal yang sedikit mengganjal adalah berpindahnya Outline View dan perlunya usaha sedikit ekstra untuk menyesuaikan diri, terutama untuk pengguna PC dan Notebook. Penyesuaian ini tidak seperti penyesuaian penggunaan dari Office 2007 ke 2010 karena di Office 2013 ada faktor bahwa Office ini cenderung di desain untuk touch screen user.

Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

More Posts Next page »