BFIndarto

Live & Learn

Quote of the Day

  • "When it is obvious that the goals cannot be reached, don't adjust the goals, adjust the action steps." - Confucius






 


Recent Posts

Recent Activities

July 4-12, 2011
Deliver IT training
Title: SharePoint 2010, Config & Dev
Location: BioFarma Bandung

June 20-24, 2011
Deliver IT training
Title: SharePoint 2010, Development
For Indonesia Power, Jakarta

May 30-June 04, 2011
Deliver IT training
Title: Windows Server 2003 Infra
Location: Solusi, Jakarta

March - October, 2011
PowerPoint 2007 Trainer & Consultant
for CIMB-NIAGA
Location: Jakarta, Indonesia

Oct 11-14, 2010
Deliver IT training
Title: Office Excel 2007 Adv, Total E&P
Location: Balikpapan, Indonesia

Sep 27-30, 2010
Deliver IT training
Title: Excel 2007 Macro, Total E&P
Location: Balikpapan, Indonesia

Agt 24-27, 2010
Deliver IT Training
Title: MS Server 2008, Sidola
Location: Bandung, Indonesia

Agt 05-07, 2010
Deliver IT Training
Title: MS Office 2010, INTI College
Location: Jakarta, Indonesia

Jul, 2010
Deliver IT Training
Title: MS Office 2010, SPH
Location: Karawaci, Indonesia

Jun-Jul, 2010
Deliver IT Training
Title: MCPD.NET Certification, UMP
Location: Pahang, Malaysia

Feb 15-19, 2010
Deliver IT training
Title: WSS-MOSS 2007, Native Enterprise
Location: Bandung, Indonesia

Feb 1-5, 2010
Deliver IT training
Title: Cisco Fast-Track, Sidola
Location: Bandung, Indonesia

Links & Resources

Tags

Community

Menggambarkan Pergerakan Data Menggunakan Fitur Conditional Formatting Excel 2010

Fitur Conditional Formatting pada Microsoft Excel 2010 menawarkan banyak model visualisasi data secara In-Cell. Visualisasi tersebut biasanya digunakan untuk membedakan data (berdasarkan warna tertentu atau ikon), sehingga seseorang yang melihatnya dapat mengambil kesimpulan-kesimpulan tertentu dengan cepat. Misalnya:

  • Mendeteksi mana angka yang terkecil atau angka-angka rendah
  • Menyimpulkan secara kasar mengenai suatu prestasi

Contohnya adalah sebagai berikut:

image

Dari data yang sudah diberi rule Conditional Formatting ini, kita dapat menarik kesimpulan bahwa produk MX-285 hanya memiliki prestasi penjualan tertinggi di bulan Januari saja (hijau), sedangkan pada bulan-bulan berikutnya cenderung berkisar di angka rata-rata (oranye), bahkan ada yang rendah (merah). Dapat disimpulkan juga bahwa produk MX-45S adalah produk dengan penjualan tertinggi (hijau tua) dan penjualan tertinggi tersebut terjadi pada bulan Februari.

Conditional Formatting juga memiliki visualisasi data dengan ikon, seperti gambar berikut:

image

Visualisasi dengan ikon ini didasarkan pada rule yang sama dengan rule yang diterapkan pada gambar sebelumnya, yaitu mendeteksi angka-angka tinggi, rata-rata dan rendah. Dengan rule seperti itu, maka akan terlihat beberapa ikon yang sama pada suatu data yang berseri, misalnya Maret dan April, juga Juni dan Juli (untuk produk MX-285).

Salah seorang peserta training menanyakan tentang bagaimana jika kita ingin menggambarkan pergerakan data. Misalnya untuk produk MX-285 di bulan Januari hingga Juli. Pergerakan data di sini maksudnya adalah Jan-Feb (turun), Feb-Mar (turun), Mar-Apr (turun), Apr-May (turun), May-Jun (naik), Jun-Jul (naik).

Untuk dapat menggambarkan pergerakan data seperti itu, kita perlu mengkombinasikan rule berupa formula (pada Conditional Formatting), penggunaan simbol dan Currency Formatting. Berikut adalah langkah-langkahnya:

  1. Masukkan simbol panah naik dan panah turun pada salah satu sel yang kosong; klik Tab Insert, Symbol.
    image
  2. Kemudian klik ganda pada sel yang sudah berisi panah naik dan panah turun, kemudian sorot dan salin kedua panah tersebut ke dalam clipboard dengan menekan kombinasi Ctrl+C.
  3. Klik sel yang berisi data produk MX-285 di bulan Februari (misalnya D2).
  4. Klik Tab Home, Conditional Formatting, New Rule.
    Pilih Rule Type: Use a formula  to determine  which cells to format.
    Isikan formula “=D2>C2” (tanpa tanda kutip).
    image
  5. Klik tombol Format.
    Klik Tab Number.
    Klik kategori Accounting.
    Klik kategori Custom.
    Hapus semua simbol dollar ($), gantikan dengan simbol yang sudah disalin tadi dengan menekan kombinasi Ctrl+V.
    Hapus simbol panah turun (tersisa panah naik).
    image
  6. Lakukan langkah 3 hingga 5 untuk rule dengan formula formula “=D2<C2” (tanpa tanda kutip), dan gantikan simbol dollar dengan simbol panah turun.
  7. Conditional Formatting Rules Manager akan menampilkan hasil sebagai berikut:
    image
  8. Klik Apply dan OK.
  9. Dengan sel D2 masih terpilih, klik tab Home, Format Painter. Kemudian sorot sel E2 hingga K2 untuk menyalin format (termasuk Conditional Formatting) dari sel D2.
  10. Hasilnya adalah sebagai berikut:

image

Pergerakan data untuk produk MX-285 di bulan Januari hingga Juli adalah: Jan-Feb (turun), Feb-Mar (turun), Mar-Apr (turun), Apr-May (turun), May-Jun (naik), Jun-Jul (naik).

Conditional Formatting yang sudah dilakukan di sel D2 tadi juga dapat disalin ke sel-sel yang lain menggunakan Format Painter.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Event Report Microsoft Technology Update @Unika Atmajaya

Pada hari Kamis 21 Juni 2012, Unika Atmajaya bersama Mugi Jakarta menyelenggarakan seminar bertema “Microsoft Technology Update”. Seminar ini dihadiri sekitar 150 peserta yang sebagian berasal dari Unika Atmajaya ditambah beberapa peserta yang datang dari Jakarta dan sekitarnya.

Pembicara yang dapat hadir antara lain:

  1. Bambang F. Indarto, MVP, Microsoft Office 2010: Tips and Trick
  2. Yoseph Haryanto, MSP, Windows Phone
  3. Darmawan Suandi, Windows 8

Pada kesempatan tersebut, saya mendapat kesempatan pertama dengan topik pembahasan Tips and Trick dalam menggunakan Microsoft Office 2010.

Pembahasan saya awali dengan sejarah perjalanan produk aplikasi Microsoft Office, mulai dari versi 1.0 hingga 2003 yang didesain dengan antar-muka yang sama - memiliki menu-menu dan toolbar. Antar-muka yang sama tersebut menyebabkan pengguna Office melakukan kegiatan yang sama pada saat menggunakan Microsoft Office dari versi ke versi (ditambah dengan menggunakan fitur baru).

Dan ketika Microsoft Office 2007 dan 2010 didesain dengan antar-muka yang baru, ternyata sebagian besar pengguna Microsoft Office hanya melakukan sedikit penyesuaian dan menerapkan kebiasaan yang dulu mereka lakukan di Microsoft Office yang lama. Saya juga menyampaikan fakta hasil survey suatu lembaga bahwa pengguna Office 2007/2010 masih menggunakan kurang dari 20% dari kemampuan optimal aplikasi ini. Fakta tersebut sedikit saya uji cobakan dengan menanyakan beberapa hal kepada peserta seminar, dan ternyata dari sisi penggunaan, persiapan, setting, dan fitur, banyak hal yang belum mampu terjawab dengan baik.

Oleh karena itu, dengan dipandu oleh slide presentasi dan demo-demo, saya menyampaikan dua hal penting yang perlu dilakukan oleh pengguna Microsoft Office 2007/2010.

  1. Kembangkan kebiasaan-kebiasaan baru; karena versi ini menawarkan pola penggunaan yang baru dapat meningkatkan produktifitas dan kecepatan dalam menciptakan dokumen yang profesional.
  2. Luangkan waktu (10 hingga 20 menit) untuk melakukan kostumisasi Microsoft Office sesuai dengan kebutuhan, mulai dari setting keamanan, penyimpanan, opsi-opsi, styling, building blocks, dan lain-lain, sehingga nantinya pada saat diperlukan, semua setting tersebut dapat digunakan secara optimal.

Slide presentasi dapat di download di sini.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

 

Mempercantik Slide Presentasi dengan Huruf (Font)

pptMembuat atau mendesain slide presentasi memang memerlukan sedikit seni dan ilmu warna. Namun, jika memang ada rekan-rekan yang “seperti saya”, maksudnya kurang berjiwa seni apalagi menguasai ilmu paduan warna, rekan-rekan tidak perlu khawatir. Banyak hal dan bantuan yang dapat kita dapatkan dan manfaatkan dari Internet; salah satunya adalah Fonts (huruf-huruf)

Fonts (huruf) memang dapat mempercantik slide presentasi. Kita dapat melakukan teknik formatting teks dengan memilih jenis font yang tersedia di system (PC) kita. Namun, kebanyakan PC – terutama dalam hal ini adalah PC yang terinstall sistem operasi Windows – tidak memiliki banyak variasi jenis font. Apalagi jika Windows-nya baru terinstall di dalam PC tersebut. Koleksi huruf biasanya akan bertambah secara otomatis jika kita sengaja meng-install (atau melakukan upgrade) sistem operasi – Windows 7 misalnya – atau meng-install aplikasi yang kaya variasi font, seperti Photoshop dari Adobe, atau CorelDraw dan yang sejenisnya. Namun tentu saja kita belum tentu memerlukan aplikasi-aplikasi itu.

Cara lain untuk menambah variasi font dalam sistem operasi Windows adalah dengan mencarinya di Internet, men-download, dan menginstalnya ke dalam Windows. Berikut adalah langkah-langkahnya:

  • Mencari font dengan mesin pencari Google atau Bing; Rekan-rekan dapat mencari font yang gratis (banyak yang bagus) atau berbayar (bagus-bagus dan berlisensi).
    image
  • Berikut adalah contoh-contoh situs Internet yang menyediakan font gratis:
    - http://www.fontspace.com
    - http://1001freefonts.com
    - http://www.urbanfonts.com
    - http://www.abstractfonts.com
  • Berikut adalah contoh-contoh font:
    image
    image
    image
    image
  • Sesudah mendapatkan font yang diperlukan dan melihat preview-nya, umumnya terdapat link untuk men-download font tersebut. Font yang di-download ada yang sudah ber-ekstensi .ttf, atau masih dalam bentuk terkompresi dengan ekstensi .zip atau .rar. Jika masih terkompresi, maka kita perlu mengekstraknya terlebih dahulu.
  • Jika sudah mendapatkan file font dengan ekstensi .ttf, file font tersebut kita install ke dalam sistem dengan cara menyalinnya ke dalam folder C:\Windows\Fonts
    image
  • Untuk dapat menggunakan font yang baru di-instal tersebut, kita tinggal menjalankan aplikasi PowerPoint atau me-restart PowerPoint (jika PowerPoint dalam kondisi aktif).

Untuk melakukan formatting font, kita memilih salah satu dari cara berikut:

  1. Memilih kata atau kalimat kemudian klik Tab Home, Fonts, pilih font.
    image
    Cara ini hanya akan mengubah font untuk teks yang terpilih saja.
  2. Klik pada Tab Design, Themes Group, Fonts, Create New Theme Fonts.
    image
    Pilih font untuk Heading (judul slide) dan Body (isi slide) dari font-font yang sudah di-install tadi. Kemudian jangan lupa untuk memberi nama Theme Font yang baru ini.
    imageCara ini adalah cara yang sangat disarankan karena akan memberikan efek huruf yang konsisten di semua slide, sekaligus kita dapat menyimpan Theme Font untuk dapat dipakai lagi pada slide presentasi yang akan dibuat selanjutnya.
    image

Satu hal terakhir yang perlu diperhatikan pada saat kita menggunakan font yang di-download sendiri adalah: font tersebut belum tentu ada di PC lain. Jadi, jika kita melakukan slide show presentasi menggunakan PC lain yang kebetulan tidak memiliki font tersebut, maka font tersebut akan diganti dengan yang “mirip” atau kompatibel. Dan biasanya sama sekali tidak mirip atau tidak kompatibel, sehingga slide presentasi kita tidak terlihat cantik lagi.

Oleh karena itu, kita perlu membawa font tersebut dalam presentasi kita.

  • Klik Tab File untuk membuka Backstage View, kemudian klik Options, kemudian pilih kategori Save.
  • Pastikan Opsi Embed fonts in the File terpilih.
    image

Kemudian simpan presentasi.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Link ke Slide, Link ke Worksheet, Link ke Dokumen

image_thumb[3]

Membuat link yang menghubungkan file-file sesama aplikasi Microsoft Office 2010 – secara teknis – cukup mudah. Demikian juga untuk menghubungkan dokumen antar aplikasi Microsoft Office 2010 (misalnya link dari Word untuk membuka Excel spreadsheet, link dari PowerPoint slide ke Word document, atau link dari Excel spreadsheet yang membuka dokumen Word.

Caranya dengan memilih terlebih dahulu teks, atau gambar yang akan dibuatkan linknya, lalu klik di Tab Insert, kemudian klik Hyperlink. Kemudian browse dan pilih file link, kemudian klik OK.

image_thumb[5]

Namun pada suatu akhir dari salah satu sesi training, ada peserta yang menanyakan, apakah di aplikasi Office kita dapat membuat link ke halaman tertentu dari Word; atau membuat link ke sheet atau range tertentu di Excel; atau membuat link ke slide tertentu dari slide presentasi PowerPoint? Pertanyaan ini muncul karena peserta training mendapatkan bahwa jika kita membuat link, biasanya akan yang akan terbuka adalah halaman pertama (Word), sheet pertama, atau sheet yang terakhir dibuka (Excel), slide pertama (PowerPoint).

Jawabannya bisa. Berikut adalah beberapa kasusnya..

Case 1. Membuka Excel Worksheet dari Word atau PowerPoint.
Pilih objek yang akan dibuatkan link, kemudian klik tab Insert, kemudian klik Hyperlink. Pilih file Excel yang akan di dituju. Sebelum tombol OK di klik, lakukan sedikit editing pada path dari link-nya, sebagai berikut:

image_thumb[7]

Path yang diedit tersebut akan membuat PowerPoint (atau Word) membuka file Excel dengan nama Excel.xlsx, di sheet 3, sel A3.

 

image_thumb[10]

Path seperti ini akan membuat PowerPoint (atau Word) membuka file Excel dengan Nama Excel.xlsx, ke Named Range DataRange.

Case 2. Membuka Word Document ber-bookmark dari Excel atau PowerPoint.
Pilih objek yang akan dibuatkan link, kemudian klik tab Insert, kemudian klik Hyperlink. Pilih file Word yang akan di dituju. Sebelum tombol OK di klik, lakukan sedikit editing pada path dari link-nya, sebagai berikut:

image_thumb[11]

Path seperti ini akan membuat PowerPoint (atau Excel) membuka file Word dengan Nama Word.docx, ke bookmark myBookMark. Tentu saja kita harus terlebih dahulu membuat bookmarknya; Bookmark tersebut dapat berada di halaman berapa saja pada dokumen Word.

Case 3. Membuka slide PowerPoint dari Excel atau Word.
Pilih objek yang akan dibuatkan link, kemudian klik tab Insert, kemudian klik Hyperlink. Pilih file PowerPoint yang akan di dituju. Sebelum tombol OK di klik, lakukan sedikit editing pada path dari link-nya, sebagai berikut:

image_thumb[14]

Path seperti ini akan membuat Word (atau Excel) membuka file PowerPoint dengan Nama Ppt.pptx, ke slide kelima.

Anda juga dapat membuat link ke PowerPoint Show file dan langsung menuju ke slide tertentu. Kita hanya perlu membuat versi *.ppsx dari file PowerPoint, kemudian arahkan link-nya ke file PowerPoint show tersebut dengan disertai nomor slidenya.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Event Report Pengenalan Komputer untuk Anak Usia Dini

Berangkat dari keinginan untuk mengenalkan teknologi komputer kepada anak-anak, saya, keluarga dan beberapa teman mencoba membuat beberapa event yang sifatnya sukarela. Kebetulan di sekitar rumah ada beberapa lembaga Pembinaan Anak Usia Dini (PAUD) yang di dalam program belajarnya belum ada materi pengenalan teknologi.

Pada tanggal 23 Mei 2012, kami melakukan kegiatan pembuka di PAUD Merah Delima. Kebetulan sekali kami dapat menghadirkan salah satu MVP, Kak Raddini Gusti Rahayu sebagai fasilitator perdana. Dalam kegiatan ini, anak-anak yang rata-rata berusia 3 hingga 5 tahun diperkenalkan kepada teknologi komputer dan bagaimana cara menggunakannya secara sederhana.

image_thumb9

image_thumb8

Kegiatan yang dilakukan anak-anak ini juga sangat menyenangkan, yaitu membiasakan menggunakan mouse. Kami menggunakan fasilitas Mouse Mischief yang sudah terinstall di dalam Microsoft Office PowerPoint 2010 sehingga anak-anak dapat berinteraksi fasilitator dan teman-temannya. Mereka mencoba untuk melancarkan penggunaan mouse dengan cara mengikuti mouse pointer fasilitator, melakukan klik kiri dan klik kanan.

image_thumb12

Kegiatan ini mendapat kesan dan respon positif dari guru-guru PAUD dan para orang tua murid. Selain mendapatkan pengetahuan tentang bagaimana menggunakan komputer, anak-anak juga dapat melatih kemampuan motorik halus mereka. Kami akan melanjutkan kegiatan ini di lembaga PAUD yang lain dan juga menyempatkan untuk melaksanakan pelatihan untuk guru-guru PAUD sehingga nantinya mereka dapat menyambung kegiatan ini secara mandiri.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Memberikan Proteksi pada Slide Presentasi

Bagi beberapa orang, terutama personel dari suatu perusahaan besar yang melakukan presentasi, proteksi untuk slide PowerPoint dirasakan sangat penting. Ada beberapa alasan yang mereka ungkapkan untuk hal ini:

  • Mereka ingin membagikan slide presentasi mereka kepada audience, tetapi non-editable. Atau hanya untuk di-review oleh pihak-pihak tertentu.
  • Untuk mempertahankan kepemilikan konten kreatif.
  • Untuk alasan hukum (misalnya, jika isinya telah disetujui oleh penasihat hukum dan keuangan dan tidak boleh diubah)

Kita dapat memilih dari beberapa cara berikut, tergantung pada situasi dan kondisi. Kadang-kadang, kita perlu untuk mempertahankan animasi misalnya; tetapi di lain waktu, kita hanya perlu membuat slide statis. Berikut adalah beberapa metode yang dapat digunakan.

Mark as Final

imageMetode ini dapat dipilih jika kita hanya ingin memberitahukan kepada orang lain bahwa slide presentasi yang kita buat ini tidak boleh di-edit lagi.
Klik pada Tab File untuk membuka BackStage View. Klik Info, lalu Protect Presentation, lalu klik Mark As Final. Hasilnya adalah PowerPoint akan mematikan semua fasilitas editing dan proofing.

image

Memberikan Proteksi Password

imageProteksi password pada PowerPoint – dan juga aplikasi keluarga Office yang lain – dapat diterapkan untuk dua level proteksi, yaitu password untuk membuka file presentasi (Open Read-Only) dan password untuk melakukan editing.

Klik pada Tab File, kemudian Save As. Pada kotak dialog Save As, klik tombol Tools, kemudian pilih General imageOptions.  Kemudian pada kotak dialog General Options masukkan password untuk membuka file presentasi dan password untuk melakukan editing.

Kita dapat mengisi salah satu dari password ataupun keduanya.

PowerPoint 2010 juga memiliki fitur untuk memberikan password sekaligus melakukan enkripsi. Klik Tab File, Info, Protect Presentation, Encrypt with Password, lalu masukkan password. Satu catatan: kehilangan password pada saat menggunakan fitur ini akan menyebabkan slide presentasi tidak dapat dibuka dan unrecoverable.

Melakukan Konversi Slide Presentasi

Pada saat melakukan penyimpanan file presentasi, kita dapat memilih tipe file yang akan digunakan; dan beberapa diantaranya akan meberikan efek Read-Only. Misalnya:

  • Simpan sebagai dokumen portable: PDF atau XPS
    Klik File, Save and Send, Create PDF/XPS Document.
  • Simpan sebagai video
    Klik File, Save and Send, Create Video. Cek di post ini untuk beberapa setting-nya.
  • Konversi slide presentasi ke SWF menggunakan beberapa tools yang dapat diinstal sebagai PowerPoint Add-Ins, antara lain: i-SpringPro, PowerFlashPoint

Membuat Photo Album

Teknik lain yang dapat memberikan efek slide presentasi yang "Read-Only” adalah dengan membangun kembali presentasi tersebut dalam bentuk photo album.

Pertama, Slide presentasi yang sudah kita buat lengkap disimpan dalam bentuk gambar (.jpg). Klik File Tab untuk membukan Backstage View, Klik Save As. Pada kotak dialog Save As, beri nama file presentasi, dan pada bagian Save As Type, pilih JPEG File Interchange Format. Kemudian klik Save. Jika dihadapkan pada dialog pilihan, kita dapat pilih Every Slide untuk menyimpan semua slide ke format gambar.

image

PowerPoint akan secara otomatis membuatkan folder untuk menampung semua gambar hasil konversi. Gambar-gambar tersebut juga telah diberi nama dengan format Slide-XX (XX adalah nomor slide)

Langkah kedua, membuat photo album. Klik Tab Insert, klik Photo Album, klik New Photo Album.

image

Klik tombol File/Disk untuk browse dan memilih file-file gambar/foto. Pilih semua file gambar yang ada di dalam folder tadi. Pilih Picture Layout default, yaitu Fit to Slide, lalu klik Create. PowerPoint secara otomatis akan memproses photo album ke dalam file presentasi yang baru.

Sesudah file presentasi yang berisi photo album ini selesai terbentuk, simpan file ini dalam format presentation (.pptx).  File inilah yang nantinya dapat di bagikan kepada audience atau pihak-pihak yang memerlukannya.

Satu cara lagi untuk menerapkan proteksi pada slide presentasi adalah dengan menerapkan fitur Digital Signature dan Restrict Permission by People. Namun kedua cara ini akan sangat tergantung sekali dengan infrastruktur dan layanan service tertentu. Jadin sebelum benar-benar menerapkannya, kita perlu melakukan beberapa setting terlebih dahulu, atau subscribe ke layanan Right Management.

image

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Mengatasi Masalah Spasi Teks di PowerPoint 2007

Pada saat menggunakan PowerPoint 2007, beberapa rekan dan peserta training pernah mengalami permasalahan pada saat mengetikkan teks. Teks yang diketikkan tiba-tiba saja memiliki “Extra Space” seperti pada gambar berikut ini.

image

Dan masalah ini ternyata tidak bisa diperbaiki dengan melakukan setting character setting; dengan memilih opsi Normal atau Tight.

image

Setelah googling sana sini, untuk mengatasinya adalah dengan salah satu cara berikut ini:

  • Jalankan Microsoft Office Diagnostics untuk mencoba mendeteksi masalah dan penyebabnya. Klik pada Office Button, PowerPoint Option, di bagian Resources. Jika Office Diagnostic melaporkan ada masalah, biasanya akan disediakan juga beberapa solusi yang langkah-langkahnya dapat diikuti.
    image
  • Menginstall printer. Pada banyak sesi training yang menggunakan laptop sewaan, kebanyakan laptop tersebut baru diinstal ulang dan belum pernah terkoneksi dengan printer, dan Office akan menggunakan default virtual printer. Untuk itu, install saja satu printer di salah satu port printer (LPT atau USB).
  • Melakukan update atau install ulang driver printer, karena ada kemungkinan driver yang ada corrupt.
    image
  • Pastikan bahwa driver printer yang terinstall adalah driver printer yang sudah disertifikasi oleh Microsot.
  • Jika pernah menginstall Adobe Type Manager, un-install terlebih dahulu.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Event Report Microsoft Technology Update @Perbanas Institute

Pada tanggal 31 Maret 2012, Perbanas Institute bersama Mugi Jakarta menyelenggarakan seminar bertema “Microsoft Technology Update – Let’s Explore the Latest Technology”. Seminar ini dihadiri sekitar 150 peserta yang sebagian berasal dari Perbanas ditambah beberapa peserta yang datang dari Jakarta dan sekitarnya.

Pembicara yang dihadirkan antara lain:

image_thumb11
Eriawan Kusumawardhono
Windows Phone Mango 7.5

image_thumb10
Nicco Ardiansyah P
Cloud Computing Fundamental

image_thumb13 
Bambang F. Indarto, MVP
Microsoft Office 2010 Optimization

image_thumb15
Ujang Suhaemi & Rusdi Mardjo
Web Development with ASP.Net

Pada kesempatan tersebut, saya mendapat topik pembahasan mengoptimalkan penggunaan Microsoft Office 2010.

Microsoft Office 2010 yang terinstal dalam PC atau laptop kita sebenarnya sudah menawarkan hal-hal yang dapat mempercepat pekerjaan kita dalam mengolah dokumen yang cantik dan professional. Namun, jika kita dapat meluangkan sedikit waktu untuk melakukan beberapa setting – tune up – maka kita akan mendapatkan hal-hal yang lebih banyak lagi. Beberapa setting yang dapat kita lakukan sudah dibahasa dalam posting saya sebelumnya, antara lain:

Dari beberapa pertanyaan yang diajukan, salah satunya terkait dengan manajemen section (Microsoft Word 2010), juga saya bahas di sini.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Menggunakan Building Blocks untuk Bekerja dengan Office Word 2010 dengan Lebih Baik

wordSambil menunggu Office 15 muncul, pada posting kali ini saya akan coba membahas mengenai penggunaan Building Block di Office Word 2010 sebagai bagian dari pembahasan manajemen dokumen. Fitur ini sudah dimunculkan sejak Office 2007. Banyak orang terutama peserta training yang masih bertanya-tanya, sebetulnya Building Blocks itu apa, manfaatnya apa, susah atau tidak cara pakainya.

Singkat kata, Building Blocks merupakan bagian-bagian kecil (atau besar) yang dapat dimasukkan ke dalam suatu dokumen Word. Bentuknya dapat bermacam-macam, sebanyak hal-hal yang dapat dimasukkan ke dalam dokumen, misalnya: potongan teks, sebuah field, gambar, tabel, header teks, dan lain-lain. Jika kita sudah kenal dengan fitur AutoText (yang sudah ada sejak Word versi lama), maka Building Blocks ini dapat dikatakan sebagai extension-nya, atau pengembangannya.

image

Kapan kita akan memerlukan Building Blocks? Jawabannya: kapan saja, bahkan dapat dikatakan kita dapat menggunakannya setiap kita membuat atau melakukan editing dokumen.

Kata kunci dari Building Blocks ini adalah REUSABLE. Jadi jika ada bagian-bagian tertentu dari dokumen yang sering digunakan, maka bagian tersebut akan lebih baik jika dimasukkan sebagai Building Blocks. Harapannya, bagian-bagian tersebut tidak perlu dibuat ulang, sehingga kita dapat bekerja dengan lebih cepat. Contoh dari salah satu penggunaan Building Blocks adalah Cover Page.

Building Blocks dapat dibuat dan disimpan di dalam kategori-kategori tertentu, dan muncul di tab-tab tertentu sebagai item gallery:

  • Insert Tab
    • Cover pages
    • Headers
    • Footers
    • Page numbers
    • Text boxes (pull quotes and sidebars)
    • Quick parts (custom user blocks)
    • Equations
  • Reference Tab
    • Table of Contents
    • Bibliography
  • Page Layout Tab
    • Watermark
  • Header and Footer Contextual Tab
    • Teks Header, Teks Footer, page number, dan quick parts galleries

Jadi, bagaimana cara membuat dan menggunakannya? Berikut adalah contoh-contohnya.

Membuat Customized Footer

  • Pada Dokumen aktif, klik Tab Insert, klik Footer, pilih Edit Footer. Ketikkan “Institut Teknologi Nasional Bandung” pada sisi kiri footer. Pada Tab Header and Footer, klik Page Number, klik Bottom of Page, pilih Plain Number 3.
  • Klik Tab Insert, klik Shapes, pilih salah satu shape. Tempatkan shape tersebut di atas angka Page Number. Klik kanan pada shape, pilih Send to Back, pilih Send Behind Text. Berikut adalah gambar hasil.
    image
  • Customized Footer ini siap untuk didaftarkan ke Building Blocks. Tekan kombinasi Ctrl+A untuk memilih semua isi footer, tekan kombinasi Alt+F3 untuk membuka dialog Create New Building Blocks.
  • Isikan informasi sebagai berikut, kemudian klik OK.
    image
  • Dengan langkah-langkah tadi, Word 2010 akan menempatkan Customized Footer ke dalam Footer Gallery.

    Kapanpun kita membuat laporan kerja praktek, tugas kuliah dan tugas akhir dengan format footer seperti itu, maka yang perlu kita lakukan hanya klik pada Insert Tab, klik Footer, klik footer ITENAS Footer.

Membuat Customized Watermark

  • Pada dokumen aktif klik Tab Page Layout, klik Watermark, kemudian klik Custom Watermark. Pilih Text Watermark. Ketikkan “CONTOH” pada textbox Text. Pilih warna Orange – Accent 2 – Darker 25%. Pastikan checkbox Semitransparent dalam posisi terpilih. Klik Apply, kemudian klik Close.
    image
  • Klik ganda pada area Header dari dokumen. Kemudian klik pada teks “CONTOH”. Dengan posisi teks “CONTOH” sedang terpilih, tekan kombinasi Alt+F3 untuk membuka dialog Create New Building Blocks.
  • Isikan informasi sebagai berikut, kemudian klik OK.
    image
  • Dengan langkah-langkah tadi, Word 2010 akan menempatkan Customized Watermark ke dalam Watermark Gallery.

    Kapanpun kita membuat laporan atau suatu dokumen dan memerlukan watermark seperti itu, maka yang perlu kita lakukan hanya klik pada Tab page Layout, klik Watermark, klik Contoh Watermark.
    image

Inti dari langkah-langkah tadi sebenarnya hanya membuat Building Blocks dan kemudian menggunakannya. Semoga dari penjelasan dan contoh tadi rekan-rekan dapat membuat dan menggunakan banyak lagi Building Blocks di dokumen Office Word 2010.

Satu lagi keistimewaan dari Building Blocks ini adalah, mudah untuk diubah/ditukar. Misalnya, dari contoh yang kedua tadi, kita memiliki dokumen dengan watermark “Contoh Watermark”. Jika ingin diganti dengan watermark lain, kita dapat langsung memilih watermark lain dari watermark gallery.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T. 
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Orientasi Halaman yang Berbeda pada Office Word 2010

wordMenyambung posting saya mengenai manajemen dokumen besar dan manajemen style, ada satu hal lagi yang sering menjadi pertanyaan peserta training (terutama kalangan pendidikan) dalam menyusun dokumen mereka. Pada saat membuat laporan, peserta sering memasukkan tabel data yang ukurannya lumayan lebar sehingga mereka memerlukan layout yang orientasi kertasnya adalah landscape seperti ilustrasi di bawah ini.

image

Biasanya, setelah dilakukan tanya jawab, beberapa peserta akan sharing bahwa untuk menyusun dokumen seperti itu, mereka akan membuat beberapa dokumen Word yang berbeda. Satu dokumen dengan layout portrait, dan dokumen lain menggunakan layout landscape. Memang dapat dilakukan, tetapi kurang bagus dan terkesan serabutan. Menggunakan Office Word 2010, layout seperti ini sebenarnya dapat disusun dalam satu file dokumen.

Konsepnya adalah menempatkan section. Section di dalam Word 2010 akan memecah suatu dokumen menjadi beberapa bagian. Jika diinginkan, masing-masing bagian akan (dapat) memiliki setting Page Layout yang berbeda (Paper Size, Orientation, Margins), skema atau susunan Page Number yang berbeda hingga Header-Footer yang berbeda. Misalnya, dengan perencanaan yang baik kita dapat menerapkan setting sebagai berikut:

  • Section 1 : Portrait Orientation, A4 Size, Standard Margins, Page Number dengan format Romans (i, ii, iii,…), tanpa teks Header-Footer.
  • Section 2 : Portrait Orientation, A4 Size, Standard Margin, Page Number dengan format Normal(1, 2, 3,…), teks Header “Bab I. Pendahuluan”, teks Footer “Institut Teknologi Nasional Bandung”.
  • Section 3: Portrait Orientation, A4 Size, Standard Margin, Page Number dengan format Normal(1, 2, 3,…), teks Header “Bab II. Landasan Teori”, teks Footer “Institut Teknologi Nasional Bandung”.
  • dan seterusnya.

Dengan penjelasan di atas, untuk dapat menerapkan orientasi landscape, maka perlu ditambahkan section baru. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Jika kursor berada di posisi seperti gambar di bawah, maka untuk menambahkan section baru di halaman berikutnya klik Tab Page LayoutBreaksSection Breaks:Next Page.
    image

    image
  2. Pada halaman baru, pastikan by default halaman baru ini memiliki setting yang sama dengan page sebelumnya.
  3. Klik Tab Page LayoutOrientationLandscape.
    image
  4. Hingga tahap ini, pada halaman baru dan section baru ini orientasi halaman sudah landscape. Berikutnya masukkan tabel yang diperlukan. Jika tabel yang dimasukkan sudah diformat dan memiliki header,  dan tabel tersebut memiliki data yang banyak sehingga berlanjut ke halaman berikutnya, kita dapat “mengulang” Header dari tabel tersebut. Caranya, klik di header tabel, kemudian klik Contextual Tab LayoutRepeat Header Row.

    imageHasilnya adalah sebagai berikut.
    image
  5. Berikutnya, untuk dapat kembali ke setting orientasi Portrait di halaman berikutnya, kita tambahkan section lagi.
    Jika posisi kursor berada di tempat seperti gambar di atas, klik Tab Page LayoutBreaksSection Breaks:Next Page. Kemudian pada halaman yang baru,
  6. klik Tab Page LayoutOrientationPortrait.
  7. Dari sini, kita dapat melanjutkan pengetikan berikutnya.

Jika pada halaman-halaman selanjutnya kembali ada tabel dengan model seperti di atas, kita dapat mengulang langkah-langkah tadi.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T. 
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Menjadi “Berbeda” dengan Sertifikasi MOS 2010

Himpunan Mahasiswa Teknik Informatika (HIMATIF) Politeknik Pos Indonesia pada tanggal 14 Januari 2012 telah melaksanakan Seminar Microsoft Technology Update 4.0. Seminar ini dihadiri oleh sekitar 100 orang peserta, dengan mendatangkan beberapa pembicara dari Mugi Bandung dan MVP di antaranya adalah:

  • imageBobby Zulkarnain, MVP - Windows Server 2008 
  • Puja Pramudya, MVP – Windows Phone Silverlight
  • Andri Mirandi – Windows Phone With XNA Game Studio
  • M. Reza Faisal, MVP – Asp.Net for Mobile Device
  • Bambang F. Indarto, MVP – Standout with MOS 2010
  • Raddini, MVP – Multimedia Creation with PowerPoint 2010
  • Billy Riantono - Imagine cup & MSDNAA

Pada seminar ini saya mendapat kesempatan kembali untuk sharing dan topik yang saya bahas adalah “Standout with MOS 2010”. Topik ini saya bahas melanjutkan informasi yang saya dapatkan ketika saya menghadiri seminar yang diadakan oleh Wordware, 2 hari sebelumnya.

Secara garis besar, latar belakang mengapa sertifikasi MOS (Microsoft Office Specialist) diperlukan antara lain adalah:

imageAplikasi Office dari Microsoft dipergunakan di hampir semua lini perusahaan. Apakah kita menyukainya atau tidak, mau pakai atau tidak, faktanya hampir semua perusahaan menggunakan Microsoft Office sebagai perangkat lunak bantu untuk memproduksi dokumen dan kolaborasi; mulai dari surat menyurat, spreadsheet, presentasi hingga urusan surat elektronik (email). Bahkan beberapa perusahaan memilih untuk tidak menggunakan software yang canggih (seperti SQL Server, Crystal Reports dan lain-lain) dengan pertimbangan menghindari investasi yang mahal dan mereka melihat bahwa Microsoft Office sudah cukup baik untuk memproduksi hal-hal yang mereka perlukan, seperti melakukan kalkulasi, membangun reports, urusan surat-menyurat ke banyak user, membuat presentasi yang interaktif  hingga membuat konten-konten multimedia dan pembelajaran. Dengan latar belakang ini, banyak perusahaan yang sudah meningkatkan harapan mereka untuk mendapatkan pekerja yang skillful dalam menggunakan Microsoft Office dengan mencantumkan/mensyaratkan “proficient dalam menggunakan Microsoft Office” di dalam lowongan kerja yang mereka publikasikan.

Lulusan Sekolah dan Universitas makin berlipat ganda. Dengan makin banyaknya lembaga pendidikan baik itu lembaga negeri ataupun swasta, resmi dan tidak resmi, menyebabkan tingkat kelulusan pun makin berlipat ganda. Dan menjadi umum bahwa semua lulusan akan mencantumkan hal-hal yang terbaik dalam curriculum vitae nya, termasuk bahwa yang bersangkutan mampu menggunakan Microsoft Office dengan baik. Hal tersebut menyebabkan kita kesulitan untuk membedakan diri kita  sendiri dengan orang lain. Perusahaan (employer) pun akan kesulitan untuk melakukan seleksi, karena belum ada ukuran yang standard yang dapat menyatakan bahwa seorang pelamar pekerjaan memiliki level proficient dalam menggunakan Microsoft Office. Yang terjadi adalah, sebagai calon karyawan, kita akan berusaha keras untuk meyakinkan calon employer bahwa kita proficient dan employer akan menghabiskan banyak waktu untuk melakukan evaluasi/test untuk membuktikannya.

imagePengguna Office baru hanya menggunakan 20% kemampuan Microsoft Office. Informasi ini diperoleh dari salah satu lembaga survey internasional. Mengapa informasi ini dapat muncul? Penyebabnya adalah, pengguna Microsoft Office umumnya tidak menyesuaikan pola kerja mereka seiring dengan berubahnya versi Microsoft Office. Singkat kata, pengguna Microsoft Office masih melakukan hal yang sama (teknik yang sama) untuk pekerjaan yang sama walaupun mereka menggunakan Microsoft Office versi terbaru. Contohnya, pada saat seminar saya melakukan survey kecil-kecilan, saya tanyakan kepada peserta seminar tentang bagaimana mereka membuat daftar isi dalam laporan tugas akhir mereka. Jawabannya: menggunakan tabel, menggunakan tab-stop. Padahal, kalau peserta seminar mengetahui fitur Reference, mereka dapat membangun daftar isi, daftar gambar, daftar pustaka hingga index, hanya dalam beberapa klik saja.

Sebenarnya, sebagai pengguna Microsoft Office, untuk meningkatkan level knowledge dan skill kita menjadi proficient, untuk membedakan diri kita dengan orang lain, dan menggunakan Microsoft Office semaksimal mungkin, dapat dengan cara belajar mandiri (otodidak) menggunakan berbagai media belajar. Namun, supaya level knowledge dan skill kita terukur, kemampuan penggunaan akan Microsoft Office kita terukur, ada baiknya kita sedikit berinvestasi dengan mendapatkan sertifikasi Microsoft Office Specialist (MOS) yang terbaru. Selain membuat level proficiency kita terukur, kepemilikan sertifikasi ini juga membantu kita (dan employer) untuk tersaring secara administrasi dalam proses recruitment.

Question and Answer

  1. Bagaimana cara mendapatkannya?
    Sertifikasi MOS dapat diperoleh dengan menyelesaikan ujian. Berikut adalah daftar ujiannya:
    MOS: Microsoft Office Word 2010 (Exam 77-881)
    MOS: Microsoft Office Excel 2010 (Exam 77-882)
    MOS: Microsoft Office PowerPoint 2010  (Exam 77-883)
    MOS: Microsoft Office Outlook 2010  (Exam 77-884)
    MOS: Microsoft Office Access 2010  (Exam 77-885)
    MOS: Microsoft SharePoint 2010  (Exam 77-886)
  2. MOS: Microsoft Office Word 2010 Expert  (Exam 77-887)
    MOS: Microsoft Office Excel 2010 Expert  (Exam 77-888)

  3. Dimana kita dapat melaksanakan ujian dan berapa biayanya?
    Ujian sertifikasi MOS dapat dilakukan di Certiport ATC (Authorized Testing Center) terdekat. Beberapa di antaranya di Bandung (UPI, Sidola), Jakarta (Iverson, Solusi, Trisakti), Bogor (IPB), dan lain-lain. Menurut informasi terakhir yang saya ketahui, biaya ujiannya untuk di Indonesia adalah sekitar USD50.
  4. Apa saja persiapan yang harus dilakukan?
    Persiapan yang harus dilakukan tentu saja adalah belajar dan berlatih. Opsinya ada dua, otodidak atau mengikuti training. Jika memilih untuk mengikuti training keuntungannya adalah pembelajaran akan lebih terstruktur dan fokus. Salah satunya silahkan coba cek silabusnya di Native-Enterprise.
  5. Apakah ada soal-soal simulasinya?
    Ada, rekan-rekan dapat coba simulasi yang saya informasikan di posting saya mengenai Ribbon Heroes. Pastikan Microsoft Office 2010 sudah terinstall di PC rekan-rekan.
  6. Apakah ada “ujian ulang” jika gagal di ujian pertama?
    Informasi terakhir yang saya terima, tidak ada. Jadi, persiapkan diri rekan-rekan sebaik mungkin.
  7. Bagaimana bentuk dan soal-soal ujiannya?
    Soal-soal ujian MOS adalah soal simulasi. Tidak ada pilihan ganda atau essay. Jadi, rekan-rekan akan diminta untuk melakukan urutan klik (kegiatan) berdasarkan kasus yang ditanyakan dalam soal. Jika rekan-rekan memilih ujian Microsoft Word, maka layar ujian akan memperlihatkan aplikasi Microsoft Word (di sisi atas) dan soal (di sisi bawah). Manfaatkan Ribbon Heroes untuk berlatih menjawab soal. Nilai kelulusan adalah 700 dari 1000.
  8. Apakah sudah banyak yang sudah dapat lulus?
    Banyak. Informasi terakhir yang saya peroleh per-tanggal posting ini, pemegang sertifikasi MOS di Indonesia mencapai 400 orang lebih, tersebar dalam beberapa kalangan, mulai dari mahasiswa, profesional, karyawan, dan pengusaha.

Sertifikasi ini terdiri dari tiga level:

  • MOS (Core, salah satu ada beberapa dari MOS Word, MOS Excel, MOS PowerPoint, MOS Outlook, dan lain-lain)
  • MOS Expert (Word Expert dan Excel Expert)
  • MOS Master, yang mengharuskan kita lulus di 3 MOS (Word, Excel, PowerPoint) dan salah satu dari MOS Outlook atau Access.

image   image    image

Satu catatan penting yang perlu diperhatikan adalah, sertifikasi ini tidak hanya ditujukan untuk pesonel IT. Sertifikasi ini dikenali secara internasional (Internationally Recognized) dan dapat dimiliki oleh siapa saja (sekretaris, administrasi, akuntan, konsultan dan lain-lain) selama yang bersangkutan menggunakan Microsoft Office.

Tidak lupa saya ucapkan terima kasih kepada Raddini, MVP yang sudah membantu mendemokan salah satu penggunaan PowerPoint 2010 yaitu pembuatan Video Animasi AngryBird.

Silahkan ke link berikut untuk download slide presentasi.
Silahkan berkunjung ke Certiport dan MOS WebSite untuk informasi lebih lanjut.

Semoga bermanfaat,

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T. 
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

OneCalendar untuk Office OneNote 2010

Menanggapi pertanyaan peserta training mengenai apakah notes yang kita buat di dalam OneNote dapat ditelusuri history-nya, saya kebetulan menemukan AddIns yang dapat dimanfaatkan untuk keperluan ini.

Dikutip dari websitenya, OneCalendar adalah software mandiri yang menyediakan tampilan kalender untuk OneNote. Tampilan kalender tersebut sekaligus berisikan pointer ke halaman-halaman OneNote 2010 yang sudah pernah dibuat dan atau dimodifikasi. Kita dapat men-downloadnya sebagai software terpisah atau sebagai Onetastic addIns.

image

Fitur-fitur yang disediakan antara lain:

  • Switch View (Day, Week, Month). Klik pada gear icon untuk mengganti tampilan.
  • Melakukan navigasi hari, minggu atau bulan.
  • Full path tool tips akan muncul jika kita mouse over pada judul notes.
  • Menampilkan halaman notes dengan klik pada judul notes.
  • Memilih bulan dan tahun dengan lebih cepat dengan klik abjad bulan atau tahun yang tersedia di bagian kanan atas.
  • Tombol F5 dapat digunakan untuk Refresh.

OneTastic sendiri merupakan AddIns yang dibuat untuk Office OneNote 2010 dengan tujuan untuk menambahkan fungsi-fungsi yang sebelumnya belum ada di dalam OneNote 2010. Pada saat terinstall, AddIns ini menyediakan fitur-fitur antara lain:

  • Rotate and Flip PrintOut Pages
  • CleanUp PrintOut Files
  • OneCalendar
  • Image Crop

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Beberapa Tips Penggunaan OneNote 2010

noteMicrosoft Office OneNote 2010 adalah perangkat lunak yang dapat membantu kita untuk membuat catatan secara digital. OneNote 2010 juga menyediakan cara mudah untuk mengumpulkan, mengorganisir, mencari, dan berbagi informasi. Prinsip kerja OneNote sangat sederhana; dapat dianalogikan seperti kita mencatat di dalam kertas binder atau notes. Kita dapat membuat kategori informasi yang masing-masingnya dapat dipisahkan dengan beberapa notebook, section dan pages.

image

Dari gambar di atas, gambar sebelah kanan mengingatkan saya (dan mungkin beberapa rekan) notebook/binder notes yang menjadi “modal” pada saat kuliah. Kalau mahasiswa biasanya cuma punya satu selama kuliah dari semester 1 hingga akhir (tinggal mengganti kertas section dan page-nya). Kalau mahasiswi biasanya punya beberapa (lebih rapi). Sebenarnya tidak banyak yang bisa dilakukan di sini kecuali menggoreskan tinta pena atau pinsil untuk menulis atau menggambar. Sehingga, kita masih perlu untuk “sync” catatan kita dengan teman yang lain. Gambar sebelah kiri adalah OneNote 2010 yang menawarkan hal yang lebih dari sekedar menulis dan menggambar. Beberapa hal yang lebih yang ingin saya share dalam posting kali ini antara lain:

1.  Menggunakan Page Templates

Pada saat bekerja dengan OneNote 2010, by default, kita akan dihadapkan pada kertas putih kosong. Namun, OneNote menyediakan Page Templates yang dapat kita munculkan pada saat membuat halaman baru. Klik pada DropDown Menu New Page, pilih Page Templates. Pilih salah satu templates dari kategori: Academic, Blank, Business,  Decorative atau Planners. Selain itu, kita juga dapat menggunakan templates dari office.com.

image
image   image

2.  Memasukkan Audio-Video ke dalam Notes

Pada saat meeting, menghadiri seminar dan kelas perkuliahan, kita dapat merekam audio bahkan video langsung pada saat kita mencatat di OneNote. Tentu saja dengan syarat Audio-Video driver sudah terinstall dengan baik dan kita memiliki perangkat kerasnya, minimum microphone atau webcam. Umumnya, laptop, netbook, tablet pc terbaru sudah memilikinya secara built-in. terbaru Klik Tab Insert kemudian klik tombol Record Audio atau Record Video.

image

Setelah melakukan perekaman, kita tinggal menjalankan ulang di waktu lain dan mencocokkan catatan kita. Selai melalui proses perekaman, penambahan audio-video juga dapat dilakukan dengan drag file ke dalam OneNote.

3. Menggunakan Math AddIns

imageOneNote menyediakan fitur untuk memasukkan atau menuliskan persamaan matematika. Namun, jika kita menginstall Math AddIns untuk OneNote, kita akan mendapatkan lebih banyak lagi daripada hanya menuliskan persamaannya, antara lain: melakukan problem solving, dan mem-plot grafik dari suatu persamaan. AddIns ini juga secara otomatis akan terinstall di Office Word 2010. Untuk detail penggunaannya dapat rekan simak di posting saya tentang Math AddIns. Math AddIns dapat rekan download di sini.

4.Melakukan kalkulasi sederhana untuk suatu persamaan matematika

Untuk melakukan kalkulasi perhitungan matematika sederhana, ketikkan tanda sama dengan (=) kemudian tekan spasi.image

5. Membuat tabel dengan lebih cepat

Kita dapat membuat tabel dengan lebih cepat dalam OneNote 2010 dengan mengetikkan isi dari suatu sel diikuti dengan tombol Tab. Untuk membuat baris baru, tekan tombol Enter.

image

6. Mengamankan Informasi dengan Password

OneNote dapat digunakan sebagai pusat informasi personal. Karena fungsinya ini, terkadang OneNote dapat berisi informasi yang perlu diamankan, misalnya data akun bank, daftar login dan password, diari pribadi, dan lain-lain. Klik kanan pada Section Tab, kemudian pilih Password Protect.

image

Masukkan password untuk memproteksi suatu Section, dan klik tombol Lock All.

7. Menggunakan Flag Task untuk TaskList Outlook

Dengan latar belakang kasus pada suatu meeting koordinasi, biasanya kita akan menuliskan tugas-tugas yang akan dilakukan oleh kita sendiri dan anggota tim lainnya. Pencatatan daftar tugas memang penting, tetapi akan menjadi mubazir jika tugas tersebut lupa untuk dilakukan. Oleh karena itu, OneNote menyediakan fitur Flagging Task supaya tugas yang dituliskan di dalam OneNote dapat terdaftar ke Outlook dan dibuatkan due date dan remindernya. Sorot teks yang merupakan suatu tugas kemudian klik tombol Outlook Task. Pilih salah satu DueDate, atau pilih Custom untuk Custom DueDate dan Reminder.

image

8.  Convert OneNote 2007 ke OneNote 2010

Beberapa peserta training ternyata sudah mendapatkan manfaat dari OnetNote ini sejak versi 2007. Pada saat mereka melakukan upgrade dari Office 2007 ke Office 2010, mereka mendapati OneNote Notebook mereka terbuka dalam mode Compatibility Mode yang tentu saja membuat fitur-fitur OneNote 2010 (seperti Math Equations, Linked Notes, Page Versioning, Recycle Bin dan MultiLevel SubPages) tidak bekerja dengan baik. Jika kita ingin menggunakan semua fitur OneNote 2010 pada Notebook yang tersimpan di OneNote 2010, maka kita dapat mengkonversinya ke Notebook OneNote 2010. Klik kanan pada Notebook 2007 kemudian pilih Properties. Kemudian klik tombol Convert to 2010.

image    image

Konversi ini dapat dilakukan dengan catatan; Notebook 2007 tersebut tidak di-share dengan rekan yang menggunakan OneNote 2007, karena Notebook OneNote 2010 tidak terbaca atau tidak dapat diedit oleh OneNote 2007. Jadi, jika masih ada “sharing” dengan pengguna OneNote 2007, ada baiknya kita simpan OneNote Notebook dalam versi 2007, atau, buatkan versi 2007-nya dengan langkah membuka Properties Notebook dan klik tombol Convert to 2007.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Hilangnya Office Recent Document List pada JumpList.

Windows 7 Jump Lists yang dapat diakses dari TaskBar berisikan juga daftar shortcut ke dokumen yang terakhir imagedikerjakan atau dibuka (dan disimpan); atau juga shortcut ke halaman website yang pernah dikunjungi. Beberapa dari shortcut tersebut dapat di-pin down supaya shortcut tersebut dapat berada di dalam Jump Lists secara permanen. Biasanya shortcut  ke dokumen-dokumen yang sering dikerjakan sehingga pengguna dokumen Office dapat membuka dokumen tersebut dengan langsung tanpa harus melakukan browse ke folder yang menyimpan dokumen atau melakukan Open File dari aplikasi Office.

Beberapa minggu yang lalu, saya menerima email dari rekan trainee, beliau kehilangan semua daftar shortcut ke dokumen (recent files) yang biasanya ada di Jump Lists. Padahal yang bersangkutan tidak melakukan apa-apa; tidak melakukan proses clear list secara manual. Jump Lists dapat dimunculkan dengan cara klik kanan (atau klik kiri dan slide) di icon aplikasi  pada taskbar, tetapi recent item tetap tidak muncul. Masalah ini terjadi beberapa minggu setelah beliau upgrade Office 2007 ke Office 2010. Dan beberapa hari setelah menerima email dari trainee tetang masalah ini, sekitar dua hari kemudian kejadian ini dialami juga oleh istri saya… x_x

Setelah googling sana sini, akhirnya mendapatkan informasi bahwa masalah ini terjadi karena ada kerusakan di folder automaticDestinations.

Untuk mengatasi masalah tersebut,

  • Jalankan Windows Explorer. kemudian ketik pada address bar-nya:

    %AppData%\Microsoft\Windows\Recent\AutomaticDestinations
  • AutomaticDestinatios folder secara umum berisi file-file shortcut yang ukurannya kecil. Jika di dalam folder tersebut ditemukan file yang ukurannya besar – kira-kira yang lebih besar dari 50kb atau 1Mb – maka file tersebut dihapus saja,

Langkah-langkah ini akan mengembalikan fungsi Jump Lists, tetapi tidak mengembalikan shortcut  recent document-nya. Jadi kita perlu menambahkan shortcut-shortcut-nya lagi; atau, dengan membuka dokumen melalui Recent Document yang ada di aplikasi Office maka secara otomatis daftar Jump Lists pun akan bertambah.

Sebagai informasi tambahan, masalah ini sudah diperbaiki oleh Microsoft melalui Windows 7 Service Pack 1, dan update yang dapat di-download di sini.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

“Paketkan” Presentasi Anda

pptBerikut beberapa keluhan dan pertanyaan dari peserta training, terkait dengan penggunaan Microsoft Office PowerPoint sebagai tools yang mereka gunakan untuk membuat presentasi.

  • Font (jenis huruf) yang saya gunakan kok berubah ya? Padahal tadi malam saya sudah download font yang bagus dan cocok sekali dengan tema presentasi saya…
  • Saya sudah siapkan beberapa slide, dan beberapa diantaranya saya buatkan link ke file Excel untuk memperlihatkan data dan link ke beberapa dokumen pdf untuk memperlihatkan dokumen-dokumen peraturan dan undang-undang yang berlaku. Tapi… pada saat saya presentasi, link nya tidak jalan semua.
  • Saya menyiapkan presentasi yang di dalam salah satu slide-nya menampilkan video promosi. Tapi… pada saat presentasi, videonya tidak dapat dijalankan.
  • Malam tadi, saya coba membuat foto album untuk saya tampilkan di acara keluarga. Presentasi tersebut saya iringi dengan musik dan narasi. Tapi… pada saat acara, slide show dapat berjalan dengan baik… tanpa suara musik…
  • Pagi-pagi saya datang pukul 7 pagi. Saya akan presentasi sekitar pukul 07.15. Pada saat saya salin presentasinya…. saya baru sadar kalau ternyata di PC presentasi, Microsoft Office nya tidak ada!   x_x

imageSingkat kata… Disaster!  :)  Presentasi tidak berjalan dengan sebagaimana semestinya. Umumnya, hal-hal tersebut terjadi jika kita melakukan presentasi (slide show) menggunaan PC yang bukan kepunyaan kita sendiri; atau PC pada saat membuat presentasi dan pada saat melakukan presentasi berbeda. Berikut ini adalah analisisnya:

  • Koleksi font yang dimiliki oleh setiap PC berbeda-beda. Memang untuk setiap sistem operasi Windows, pada saat diinstalasi, Windows akan menyediakan Font yang standard, seperti Arial, Calibri dan lain-lain. Tetapi, jika kita menggunakan Font yang unik (misalnya di-download dari Internet), Font tersebut belum tentu ada di PC yang lain (PC yang digunakan untuk presentasi). Jadi, jika kita menggunakan font yang unik, sementara font tersebut tidak ada di PC Presentasi, maka font tersebut akan diganti dengan yang kompatibel. Jika “tidak terlalu kompatibel”, keindahan presentasinya akan rusak.
  • Link dari slide ke file yang berada di luar presentasi mengharuskan kita untuk membawa file-file tersebut pada saat presentasi. Sekaligus, mengharuskan kita untuk memperbaiki url link-nya; karena pada saat file-file tersebut kita bawa, lokasi file-nya berubah. Jika file tidak dibawa serta, atau filenya dibawa tetapi link-nya tidak diperbaiki, kita tidak dapat memanggil file tersebut pada saat presentasi.
  • Video dan audio (terutama audio yang ukuran file-nya di atas 100kb) akan dibuatkan link-nya oleh PowerPoint (tidak di-embed). Jadi… jika file audio-video tersebut tidak dibawa pada saat presentasi, kita tidak dapat menjalankan audio-video nya.
  • Khusus untuk video, kita juga harus mewaspadai tidak adanya codec pada PC presentasi, karena beragamnya jenis file video yang tersedia sekarang ini. Pada saat membuat slide mungkin codec-nya tersedia, sehingga pada saat dicoba, video bisa berjalan sempurna. Namun jika di PC presentasi codec-nya tidak tersedia, kita akan menemukan banyak error, dan error terburuknya adalah, video tidak berjalan sama sekali.
  • Tidak adanya paket aplikasi Microsoft Office dalam suatu PC merupakan hal yang sangat jarang, tapi ternyata terjadi. Sehubungan dengan kegiatan presentasi, untuk mengatasi masalah ini, ada baiknya kita selalu sedia PowerPoint Viewer, sehingga setidaknya kita masih dapat menjalankan slideshow.

Untuk mengatasi atau meminimalkan terjadinya “Disaster” tadi, ada baiknya kita kumpulkan file presentasi kita beserta file-file link, audio-video, aplikasi codec pack, dan PowerPoint Viewer ke dalam satu paket. Untuk membuat paket (Package) presentasi, dapat kita ikuti langkah-langkah berikut:

  • Download aplikasi CodecPack (misalnya dari K-Lite).
  • Download aplikasi PowerPoint Viewer. Anda juga dapat mendapatkan SP-1-nya.
  • Klik Tab File untuk membuka BackStage View. Klik Save and Send. Klik Package Presentation CD. Klik tombol Package for CD.
image
  • Pada dialog Package for CD, kita tambahkan file aplikasi K-Lite Codec Pack, PowerPoint Viewer dan SP-1 nya. Sebenarnya, jika diperlukan, kita dapat menambahkan file-file lain selain file dan audio-video yang di-link ke Slide.

image    image 

  • Klik tombol Options, pastikan Linked File dan Embedded True Type Fonts dalam posisi terpilih. Kemudian klik OK.
  • Selanjutnya, jika kita sudah menyiapkan satu keping CD kosong di dalam drive optik, silahkan klik tombol Copy to CD. Kita juga dapat memilih untuk klik tombol Copy to Folder untuk mengumpulkan semua yang diperlukan ke dalam suatu folder, sehingga kita dapat membawanya dengan FlashDisk.

image

Pada saat kita klik tombol OK, PowerPoint akan mulai membangun paketnya, menyalin semua file yang diperlukan ke dalam suatu folder sekaligus memperbaiki semua link-nya.    

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

More Posts « Previous page - Next page »