BFIndarto

Menggunakan Building Blocks untuk Bekerja dengan Office Word 2010 dengan Lebih Baik

Sambil menunggu Office 15 muncul, pada posting kali ini saya akan coba membahas mengenai penggunaan Building Block di Office Word 2010 sebagai bagian dari pembahasan manajemen dokumen. Fitur ini sudah dimunculkan sejak Office 2007. Banyak orang terutama peserta training yang masih bertanya-tanya, sebetulnya Building Blocks itu apa, manfaatnya apa, susah atau tidak cara pakainya.

Singkat kata, Building Blocks merupakan bagian-bagian kecil (atau besar) yang dapat dimasukkan ke dalam suatu dokumen Word. Bentuknya dapat bermacam-macam, sebanyak hal-hal yang dapat dimasukkan ke dalam dokumen, misalnya: potongan teks, sebuah field, gambar, tabel, header teks, dan lain-lain. Jika kita sudah kenal dengan fitur AutoText (yang sudah ada sejak Word versi lama), maka Building Blocks ini dapat dikatakan sebagai extension-nya, atau pengembangannya.

Kapan kita akan memerlukan Building Blocks? Jawabannya: kapan saja, bahkan dapat dikatakan kita dapat menggunakannya setiap kita membuat atau melakukan editing dokumen.

Kata kunci dari Building Blocks ini adalah REUSABLE. Jadi jika ada bagian-bagian tertentu dari dokumen yang sering digunakan, maka bagian tersebut akan lebih baik jika dimasukkan sebagai Building Blocks. Harapannya, bagian-bagian tersebut tidak perlu dibuat ulang, sehingga kita dapat bekerja dengan lebih cepat. Contoh dari salah satu penggunaan Building Blocks adalah Cover Page.

Building Blocks dapat dibuat dan disimpan di dalam kategori-kategori tertentu, dan muncul di tab-tab tertentu sebagai item gallery:

• Insert Tab
  • Cover pages
  • Headers
  • Footers
  • Page numbers
  • Text boxes (pull quotes and sidebars)
  • Quick parts (custom user blocks)
  • Equations
    
• Reference Tab
  • Table of Contents
  • Bibliography
    
• Page Layout Tab
  • Watermark
    
• Header and Footer Contextual Tab
  • Teks Header, Teks Footer, page number, dan quick parts galleries

Jadi, bagaimana cara membuat dan menggunakannya? Berikut adalah contoh-contohnya.

Membuat Customized Footer

• Pada Dokumen aktif, klik Tab Insert, klik Footer, pilih Edit Footer. Ketikkan “Institut Teknologi Nasional Bandung” pada sisi kiri footer. Pada Tab Header and Footer, klik Page Number, klik Bottom of Page, pilih Plain Number 3.
• Klik Tab Insert, klik Shapes, pilih salah satu shape. Tempatkan shape tersebut di atas angka Page Number. Klik kanan pada shape, pilih Send to Back, pilih Send Behind Text. Berikut adalah gambar hasil.
  
• Customized Footer ini siap untuk didaftarkan ke Building Blocks. Tekan kombinasi Ctrl+A untuk memilih semua isi footer, tekan kombinasi Alt+F3 untuk membuka dialog Create New Building Blocks.
• Isikan informasi sebagai berikut, kemudian klik OK.
  
• Dengan langkah-langkah tadi, Word 2010 akan menempatkan Customized Footer ke dalam Footer Gallery.
  
  Kapanpun kita membuat laporan kerja praktek, tugas kuliah dan tugas akhir dengan format footer seperti itu, maka yang perlu kita lakukan hanya klik pada Insert Tab, klik Footer, klik footer ITENAS Footer.

Membuat Customized Watermark

• Pada dokumen aktif klik Tab Page Layout, klik Watermark, kemudian klik Custom Watermark. Pilih Text Watermark. Ketikkan “CONTOH” pada textbox Text. Pilih warna Orange – Accent 2 – Darker 25%. Pastikan checkbox Semitransparent dalam posisi terpilih. Klik Apply, kemudian klik Close.
  
• Klik ganda pada area Header dari dokumen. Kemudian klik pada teks “CONTOH”. Dengan posisi teks “CONTOH” sedang terpilih, tekan kombinasi Alt+F3 untuk membuka dialog Create New Building Blocks.
• Isikan informasi sebagai berikut, kemudian klik OK.
  
• Dengan langkah-langkah tadi, Word 2010 akan menempatkan Customized Watermark ke dalam Watermark Gallery.
  
  Kapanpun kita membuat laporan atau suatu dokumen dan memerlukan watermark seperti itu, maka yang perlu kita lakukan hanya klik pada Tab page Layout, klik Watermark, klik Contoh Watermark.
  

Inti dari langkah-langkah tadi sebenarnya hanya membuat Building Blocks dan kemudian menggunakannya. Semoga dari penjelasan dan contoh tadi rekan-rekan dapat membuat dan menggunakan banyak lagi Building Blocks di dokumen Office Word 2010.

Satu lagi keistimewaan dari Building Blocks ini adalah, mudah untuk diubah/ditukar. Misalnya, dari contoh yang kedua tadi, kita memiliki dokumen dengan watermark “Contoh Watermark”. Jika ingin diganti dengan watermark lain, kita dapat langsung memilih watermark lain dari watermark gallery.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T. 
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Orientasi Halaman yang Berbeda pada Office Word 2010

Menyambung posting saya mengenai manajemen dokumen besar dan manajemen style, ada satu hal lagi yang sering menjadi pertanyaan peserta training (terutama kalangan pendidikan) dalam menyusun dokumen mereka. Pada saat membuat laporan, peserta sering memasukkan tabel data yang ukurannya lumayan lebar sehingga mereka memerlukan layout yang orientasi kertasnya adalah landscape seperti ilustrasi di bawah ini.

Biasanya, setelah dilakukan tanya jawab, beberapa peserta akan sharing bahwa untuk menyusun dokumen seperti itu, mereka akan membuat beberapa dokumen Word yang berbeda. Satu dokumen dengan layout portrait, dan dokumen lain menggunakan layout landscape. Memang dapat dilakukan, tetapi kurang bagus dan terkesan serabutan. Menggunakan Office Word 2010, layout seperti ini sebenarnya dapat disusun dalam satu file dokumen.

Konsepnya adalah menempatkan section. Section di dalam Word 2010 akan memecah suatu dokumen menjadi beberapa bagian. Jika diinginkan, masing-masing bagian akan (dapat) memiliki setting Page Layout yang berbeda (Paper Size, Orientation, Margins), skema atau susunan Page Number yang berbeda hingga Header-Footer yang berbeda. Misalnya, dengan perencanaan yang baik kita dapat menerapkan setting sebagai berikut:

• Section 1 : Portrait Orientation, A4 Size, Standard Margins, Page Number dengan format Romans (i, ii, iii,…), tanpa teks Header-Footer.
• Section 2 : Portrait Orientation, A4 Size, Standard Margin, Page Number dengan format Normal(1, 2, 3,…), teks Header “Bab I. Pendahuluan”, teks Footer “Institut Teknologi Nasional Bandung”.
• Section 3: Portrait Orientation, A4 Size, Standard Margin, Page Number dengan format Normal(1, 2, 3,…), teks Header “Bab II. Landasan Teori”, teks Footer “Institut Teknologi Nasional Bandung”.
• dan seterusnya.

Dengan penjelasan di atas, untuk dapat menerapkan orientasi landscape, maka perlu ditambahkan section baru. Berikut langkah-langkahnya.

1. Jika kursor berada di posisi seperti gambar di bawah, maka untuk menambahkan section baru di halaman berikutnya klik Tab Page Layout – Breaks – Section Breaks:Next Page.
   
   
   
2. Pada halaman baru, pastikan by default halaman baru ini memiliki setting yang sama dengan page sebelumnya.
3. Klik Tab Page Layout – Orientation – Landscape.
   
4. Hingga tahap ini, pada halaman baru dan section baru ini orientasi halaman sudah landscape. Berikutnya masukkan tabel yang diperlukan. Jika tabel yang dimasukkan sudah diformat dan memiliki header,  dan tabel tersebut memiliki data yang banyak sehingga berlanjut ke halaman berikutnya, kita dapat “mengulang” Header dari tabel tersebut. Caranya, klik di header tabel, kemudian klik Contextual Tab Layout – Repeat Header Row.
   
   Hasilnya adalah sebagai berikut.
   
5. Berikutnya, untuk dapat kembali ke setting orientasi Portrait di halaman berikutnya, kita tambahkan section lagi.
   Jika posisi kursor berada di tempat seperti gambar di atas, klik Tab Page Layout – Breaks – Section Breaks:Next Page. Kemudian pada halaman yang baru,
klik Tab Page Layout – Orientation – Portrait.

6. Dari sini, kita dapat melanjutkan pengetikan berikutnya.

Jika pada halaman-halaman selanjutnya kembali ada tabel dengan model seperti di atas, kita dapat mengulang langkah-langkah tadi.

Semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T. 
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Menjadi “Berbeda” dengan Sertifikasi MOS 2010

Himpunan Mahasiswa Teknik Informatika (HIMATIF) Politeknik Pos Indonesia pada tanggal 14 Januari 2012 telah melaksanakan Seminar Microsoft Technology Update 4.0. Seminar ini dihadiri oleh sekitar 100 orang peserta, dengan mendatangkan beberapa pembicara dari Mugi Bandung dan MVP di antaranya adalah:

• Bobby Zulkarnain, MVP - Windows Server 2008 
• Puja Pramudya, MVP – Windows Phone Silverlight
• Andri Mirandi – Windows Phone With XNA Game Studio
• M. Reza Faisal, MVP – Asp.Net for Mobile Device
• Bambang F. Indarto, MVP – Standout with MOS 2010
• Raddini, MVP – Multimedia Creation with PowerPoint 2010
• Billy Riantono - Imagine cup & MSDNAA

Pada seminar ini saya mendapat kesempatan kembali untuk sharing dan topik yang saya bahas adalah “Standout with MOS 2010”. Topik ini saya bahas melanjutkan informasi yang saya dapatkan ketika saya menghadiri seminar yang diadakan oleh Wordware, 2 hari sebelumnya.

Secara garis besar, latar belakang mengapa sertifikasi MOS (Microsoft Office Specialist) diperlukan antara lain adalah:

Aplikasi Office dari Microsoft dipergunakan di hampir semua lini perusahaan. Apakah kita menyukainya atau tidak, mau pakai atau tidak, faktanya hampir semua perusahaan menggunakan Microsoft Office sebagai perangkat lunak bantu untuk memproduksi dokumen dan kolaborasi; mulai dari surat menyurat, spreadsheet, presentasi hingga urusan surat elektronik (email). Bahkan beberapa perusahaan memilih untuk tidak menggunakan software yang canggih (seperti SQL Server, Crystal Reports dan lain-lain) dengan pertimbangan menghindari investasi yang mahal dan mereka melihat bahwa Microsoft Office sudah cukup baik untuk memproduksi hal-hal yang mereka perlukan, seperti melakukan kalkulasi, membangun reports, urusan surat-menyurat ke banyak user, membuat presentasi yang interaktif  hingga membuat konten-konten multimedia dan pembelajaran. Dengan latar belakang ini, banyak perusahaan yang sudah meningkatkan harapan mereka untuk mendapatkan pekerja yang skillful dalam menggunakan Microsoft Office dengan mencantumkan/mensyaratkan “proficient dalam menggunakan Microsoft Office” di dalam lowongan kerja yang mereka publikasikan.

Lulusan Sekolah dan Universitas makin berlipat ganda. Dengan makin banyaknya lembaga pendidikan baik itu lembaga negeri ataupun swasta, resmi dan tidak resmi, menyebabkan tingkat kelulusan pun makin berlipat ganda. Dan menjadi umum bahwa semua lulusan akan mencantumkan hal-hal yang terbaik dalam curriculum vitae nya, termasuk bahwa yang bersangkutan mampu menggunakan Microsoft Office dengan baik. Hal tersebut menyebabkan kita kesulitan untuk membedakan diri kita  sendiri dengan orang lain. Perusahaan (employer) pun akan kesulitan untuk melakukan seleksi, karena belum ada ukuran yang standard yang dapat menyatakan bahwa seorang pelamar pekerjaan memiliki level proficient dalam menggunakan Microsoft Office. Yang terjadi adalah, sebagai calon karyawan, kita akan berusaha keras untuk meyakinkan calon employer bahwa kita proficient dan employer akan menghabiskan banyak waktu untuk melakukan evaluasi/test untuk membuktikannya.

Pengguna Office baru hanya menggunakan 20% kemampuan Microsoft Office. Informasi ini diperoleh dari salah satu lembaga survey internasional. Mengapa informasi ini dapat muncul? Penyebabnya adalah, pengguna Microsoft Office umumnya tidak menyesuaikan pola kerja mereka seiring dengan berubahnya versi Microsoft Office. Singkat kata, pengguna Microsoft Office masih melakukan hal yang sama (teknik yang sama) untuk pekerjaan yang sama walaupun mereka menggunakan Microsoft Office versi terbaru. Contohnya, pada saat seminar saya melakukan survey kecil-kecilan, saya tanyakan kepada peserta seminar tentang bagaimana mereka membuat daftar isi dalam laporan tugas akhir mereka. Jawabannya: menggunakan tabel, menggunakan tab-stop. Padahal, kalau peserta seminar mengetahui fitur Reference, mereka dapat membangun daftar isi, daftar gambar, daftar pustaka hingga index, hanya dalam beberapa klik saja.

Sebenarnya, sebagai pengguna Microsoft Office, untuk meningkatkan level knowledge dan skill kita menjadi proficient, untuk membedakan diri kita dengan orang lain, dan menggunakan Microsoft Office semaksimal mungkin, dapat dengan cara belajar mandiri (otodidak) menggunakan berbagai media belajar. Namun, supaya level knowledge dan skill kita terukur, kemampuan penggunaan akan Microsoft Office kita terukur, ada baiknya kita sedikit berinvestasi dengan mendapatkan sertifikasi Microsoft Office Specialist (MOS) yang terbaru. Selain membuat level proficiency kita terukur, kepemilikan sertifikasi ini juga membantu kita (dan employer) untuk tersaring secara administrasi dalam proses recruitment.

Question and Answer

1. Bagaimana cara mendapatkannya?
   Sertifikasi MOS dapat diperoleh dengan menyelesaikan ujian. Berikut adalah daftar ujiannya:
   MOS: Microsoft Office Word 2010 (Exam 77-881)
   MOS: Microsoft Office Excel 2010 (Exam 77-882)
   MOS: Microsoft Office PowerPoint 2010  (Exam 77-883)
   MOS: Microsoft Office Outlook 2010  (Exam 77-884)
   MOS: Microsoft Office Access 2010  (Exam 77-885)
   MOS: Microsoft SharePoint 2010  (Exam 77-886)

MOS: Microsoft Office Word 2010 Expert  (Exam 77-887)
MOS: Microsoft Office Excel 2010 Expert  (Exam 77-888)

2. Dimana kita dapat melaksanakan ujian dan berapa biayanya?
   Ujian sertifikasi MOS dapat dilakukan di Certiport ATC (Authorized Testing Center) terdekat. Beberapa di antaranya di Bandung (UPI, Sidola), Jakarta (Iverson, Solusi, Trisakti), Bogor (IPB), dan lain-lain. Menurut informasi terakhir yang saya ketahui, biaya ujiannya untuk di Indonesia adalah sekitar USD50.
   
3. Apa saja persiapan yang harus dilakukan?
   Persiapan yang harus dilakukan tentu saja adalah belajar dan berlatih. Opsinya ada dua, otodidak atau mengikuti training. Jika memilih untuk mengikuti training keuntungannya adalah pembelajaran akan lebih terstruktur dan fokus. Salah satunya silahkan coba cek silabusnya di Native-Enterprise.
   
4. Apakah ada soal-soal simulasinya?
   Ada, rekan-rekan dapat coba simulasi yang saya informasikan di posting saya mengenai Ribbon Heroes. Pastikan Microsoft Office 2010 sudah terinstall di PC rekan-rekan.
   
5. Apakah ada “ujian ulang” jika gagal di ujian pertama?
   Informasi terakhir yang saya terima, tidak ada. Jadi, persiapkan diri rekan-rekan sebaik mungkin.
   
6. Bagaimana bentuk dan soal-soal ujiannya?
   Soal-soal ujian MOS adalah soal simulasi. Tidak ada pilihan ganda atau essay. Jadi, rekan-rekan akan diminta untuk melakukan urutan klik (kegiatan) berdasarkan kasus yang ditanyakan dalam soal. Jika rekan-rekan memilih ujian Microsoft Word, maka layar ujian akan memperlihatkan aplikasi Microsoft Word (di sisi atas) dan soal (di sisi bawah). Manfaatkan Ribbon Heroes untuk berlatih menjawab soal. Nilai kelulusan adalah 700 dari 1000.
   
7. Apakah sudah banyak yang sudah dapat lulus?
   Banyak. Informasi terakhir yang saya peroleh per-tanggal posting ini, pemegang sertifikasi MOS di Indonesia mencapai 400 orang lebih, tersebar dalam beberapa kalangan, mulai dari mahasiswa, profesional, karyawan, dan pengusaha.

Sertifikasi ini terdiri dari tiga level:

• MOS (Core, salah satu ada beberapa dari MOS Word, MOS Excel, MOS PowerPoint, MOS Outlook, dan lain-lain)
• MOS Expert (Word Expert dan Excel Expert)
• MOS Master, yang mengharuskan kita lulus di 3 MOS (Word, Excel, PowerPoint) dan salah satu dari MOS Outlook atau Access.

Satu catatan penting yang perlu diperhatikan adalah, sertifikasi ini tidak hanya ditujukan untuk pesonel IT. Sertifikasi ini dikenali secara internasional (Internationally Recognized) dan dapat dimiliki oleh siapa saja (sekretaris, administrasi, akuntan, konsultan dan lain-lain) selama yang bersangkutan menggunakan Microsoft Office.

Tidak lupa saya ucapkan terima kasih kepada Raddini, MVP yang sudah membantu mendemokan salah satu penggunaan PowerPoint 2010 yaitu pembuatan Video Animasi AngryBird.

Silahkan ke link berikut untuk download slide presentasi.
Silahkan berkunjung ke Certiport dan MOS WebSite untuk informasi lebih lanjut.

Semoga bermanfaat,

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T. 
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

OneCalendar untuk Office OneNote 2010

Menanggapi pertanyaan peserta training mengenai apakah notes yang kita buat di dalam OneNote dapat ditelusuri history-nya, saya kebetulan menemukan AddIns yang dapat dimanfaatkan untuk keperluan ini.

Dikutip dari websitenya, OneCalendar adalah software mandiri yang menyediakan tampilan kalender untuk OneNote. Tampilan kalender tersebut sekaligus berisikan pointer ke halaman-halaman OneNote 2010 yang sudah pernah dibuat dan atau dimodifikasi. Kita dapat men-downloadnya sebagai software terpisah atau sebagai Onetastic addIns.

Fitur-fitur yang disediakan antara lain:

• Switch View (Day, Week, Month). Klik pada gear icon untuk mengganti tampilan.
• Melakukan navigasi hari, minggu atau bulan.
• Full path tool tips akan muncul jika kita mouse over pada judul notes.
• Menampilkan halaman notes dengan klik pada judul notes.
• Memilih bulan dan tahun dengan lebih cepat dengan klik abjad bulan atau tahun yang tersedia di bagian kanan atas.
• Tombol F5 dapat digunakan untuk Refresh.

OneTastic sendiri merupakan AddIns yang dibuat untuk Office OneNote 2010 dengan tujuan untuk menambahkan fungsi-fungsi yang sebelumnya belum ada di dalam OneNote 2010. Pada saat terinstall, AddIns ini menyediakan fitur-fitur antara lain:

• Rotate and Flip PrintOut Pages
• CleanUp PrintOut Files
• OneCalendar
• Image Crop

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Beberapa Tips Penggunaan OneNote 2010

Microsoft Office OneNote 2010 adalah perangkat lunak yang dapat membantu kita untuk membuat catatan secara digital. OneNote 2010 juga menyediakan cara mudah untuk mengumpulkan, mengorganisir, mencari, dan berbagi informasi. Prinsip kerja OneNote sangat sederhana; dapat dianalogikan seperti kita mencatat di dalam kertas binder atau notes. Kita dapat membuat kategori informasi yang masing-masingnya dapat dipisahkan dengan beberapa notebook, section dan pages.

Dari gambar di atas, gambar sebelah kanan mengingatkan saya (dan mungkin beberapa rekan) notebook/binder notes yang menjadi “modal” pada saat kuliah. Kalau mahasiswa biasanya cuma punya satu selama kuliah dari semester 1 hingga akhir (tinggal mengganti kertas section dan page-nya). Kalau mahasiswi biasanya punya beberapa (lebih rapi). Sebenarnya tidak banyak yang bisa dilakukan di sini kecuali menggoreskan tinta pena atau pinsil untuk menulis atau menggambar. Sehingga, kita masih perlu untuk “sync” catatan kita dengan teman yang lain. Gambar sebelah kiri adalah OneNote 2010 yang menawarkan hal yang lebih dari sekedar menulis dan menggambar. Beberapa hal yang lebih yang ingin saya share dalam posting kali ini antara lain:

1.  Menggunakan Page Templates

Pada saat bekerja dengan OneNote 2010, by default, kita akan dihadapkan pada kertas putih kosong. Namun, OneNote menyediakan Page Templates yang dapat kita munculkan pada saat membuat halaman baru. Klik pada DropDown Menu New Page, pilih Page Templates. Pilih salah satu templates dari kategori: Academic, Blank, Business,  Decorative atau Planners. Selain itu, kita juga dapat menggunakan templates dari office.com.

2.  Memasukkan Audio-Video ke dalam Notes

Pada saat meeting, menghadiri seminar dan kelas perkuliahan, kita dapat merekam audio bahkan video langsung pada saat kita mencatat di OneNote. Tentu saja dengan syarat Audio-Video driver sudah terinstall dengan baik dan kita memiliki perangkat kerasnya, minimum microphone atau webcam. Umumnya, laptop, netbook, tablet pc terbaru sudah memilikinya secara built-in. terbaru Klik Tab Insert kemudian klik tombol Record Audio atau Record Video.

Setelah melakukan perekaman, kita tinggal menjalankan ulang di waktu lain dan mencocokkan catatan kita. Selai melalui proses perekaman, penambahan audio-video juga dapat dilakukan dengan drag file ke dalam OneNote.

3. Menggunakan Math AddIns

OneNote menyediakan fitur untuk memasukkan atau menuliskan persamaan matematika. Namun, jika kita menginstall Math AddIns untuk OneNote, kita akan mendapatkan lebih banyak lagi daripada hanya menuliskan persamaannya, antara lain: melakukan problem solving, dan mem-plot grafik dari suatu persamaan. AddIns ini juga secara otomatis akan terinstall di Office Word 2010. Untuk detail penggunaannya dapat rekan simak di posting saya tentang Math AddIns. Math AddIns dapat rekan download di sini.

4.Melakukan kalkulasi sederhana untuk suatu persamaan matematika

Untuk melakukan kalkulasi perhitungan matematika sederhana, ketikkan tanda sama dengan (=) kemudian tekan spasi.

5. Membuat tabel dengan lebih cepat

Kita dapat membuat tabel dengan lebih cepat dalam OneNote 2010 dengan mengetikkan isi dari suatu sel diikuti dengan tombol Tab. Untuk membuat baris baru, tekan tombol Enter.

6. Mengamankan Informasi dengan Password

OneNote dapat digunakan sebagai pusat informasi personal. Karena fungsinya ini, terkadang OneNote dapat berisi informasi yang perlu diamankan, misalnya data akun bank, daftar login dan password, diari pribadi, dan lain-lain. Klik kanan pada Section Tab, kemudian pilih Password Protect.

Masukkan password untuk memproteksi suatu Section, dan klik tombol Lock All.

7. Menggunakan Flag Task untuk TaskList Outlook

Dengan latar belakang kasus pada suatu meeting koordinasi, biasanya kita akan menuliskan tugas-tugas yang akan dilakukan oleh kita sendiri dan anggota tim lainnya. Pencatatan daftar tugas memang penting, tetapi akan menjadi mubazir jika tugas tersebut lupa untuk dilakukan. Oleh karena itu, OneNote menyediakan fitur Flagging Task supaya tugas yang dituliskan di dalam OneNote dapat terdaftar ke Outlook dan dibuatkan due date dan remindernya. Sorot teks yang merupakan suatu tugas kemudian klik tombol Outlook Task. Pilih salah satu DueDate, atau pilih Custom untuk Custom DueDate dan Reminder.

8.  Convert OneNote 2007 ke OneNote 2010

Beberapa peserta training ternyata sudah mendapatkan manfaat dari OnetNote ini sejak versi 2007. Pada saat mereka melakukan upgrade dari Office 2007 ke Office 2010, mereka mendapati OneNote Notebook mereka terbuka dalam mode Compatibility Mode yang tentu saja membuat fitur-fitur OneNote 2010 (seperti Math Equations, Linked Notes, Page Versioning, Recycle Bin dan MultiLevel SubPages) tidak bekerja dengan baik. Jika kita ingin menggunakan semua fitur OneNote 2010 pada Notebook yang tersimpan di OneNote 2010, maka kita dapat mengkonversinya ke Notebook OneNote 2010. Klik kanan pada Notebook 2007 kemudian pilih Properties. Kemudian klik tombol Convert to 2010.

Konversi ini dapat dilakukan dengan catatan; Notebook 2007 tersebut tidak di-share dengan rekan yang menggunakan OneNote 2007, karena Notebook OneNote 2010 tidak terbaca atau tidak dapat diedit oleh OneNote 2007. Jadi, jika masih ada “sharing” dengan pengguna OneNote 2007, ada baiknya kita simpan OneNote Notebook dalam versi 2007, atau, buatkan versi 2007-nya dengan langkah membuka Properties Notebook dan klik tombol Convert to 2007.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCPD, MOM, MCT, CEI, MVP

Hilangnya Office Recent Document List pada JumpList.

Windows 7 Jump Lists yang dapat diakses dari TaskBar berisikan juga daftar shortcut ke dokumen yang terakhir dikerjakan atau dibuka (dan disimpan); atau juga shortcut ke halaman website yang pernah dikunjungi. Beberapa dari shortcut tersebut dapat di-pin down supaya shortcut tersebut dapat berada di dalam Jump Lists secara permanen. Biasanya shortcut  ke dokumen-dokumen yang sering dikerjakan sehingga pengguna dokumen Office dapat membuka dokumen tersebut dengan langsung tanpa harus melakukan browse ke folder yang menyimpan dokumen atau melakukan Open File dari aplikasi Office.

Beberapa minggu yang lalu, saya menerima email dari rekan trainee, beliau kehilangan semua daftar shortcut ke dokumen (recent files) yang biasanya ada di Jump Lists. Padahal yang bersangkutan tidak melakukan apa-apa; tidak melakukan proses clear list secara manual. Jump Lists dapat dimunculkan dengan cara klik kanan (atau klik kiri dan slide) di icon aplikasi  pada taskbar, tetapi recent item tetap tidak muncul. Masalah ini terjadi beberapa minggu setelah beliau upgrade Office 2007 ke Office 2010. Dan beberapa hari setelah menerima email dari trainee tetang masalah ini, sekitar dua hari kemudian kejadian ini dialami juga oleh istri saya… x_x

Setelah googling sana sini, akhirnya mendapatkan informasi bahwa masalah ini terjadi karena ada kerusakan di folder automaticDestinations.

Untuk mengatasi masalah tersebut,

• Jalankan Windows Explorer. kemudian ketik pada address bar-nya:
  
  %AppData%\Microsoft\Windows\Recent\AutomaticDestinations
  
• AutomaticDestinatios folder secara umum berisi file-file shortcut yang ukurannya kecil. Jika di dalam folder tersebut ditemukan file yang ukurannya besar – kira-kira yang lebih besar dari 50kb atau 1Mb – maka file tersebut dihapus saja,

Langkah-langkah ini akan mengembalikan fungsi Jump Lists, tetapi tidak mengembalikan shortcut  recent document-nya. Jadi kita perlu menambahkan shortcut-shortcut-nya lagi; atau, dengan membuka dokumen melalui Recent Document yang ada di aplikasi Office maka secara otomatis daftar Jump Lists pun akan bertambah.

Sebagai informasi tambahan, masalah ini sudah diperbaiki oleh Microsoft melalui Windows 7 Service Pack 1, dan update yang dapat di-download di sini.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

“Paketkan” Presentasi Anda

Berikut beberapa keluhan dan pertanyaan dari peserta training, terkait dengan penggunaan Microsoft Office PowerPoint sebagai tools yang mereka gunakan untuk membuat presentasi.

• Font (jenis huruf) yang saya gunakan kok berubah ya? Padahal tadi malam saya sudah download font yang bagus dan cocok sekali dengan tema presentasi saya…
• Saya sudah siapkan beberapa slide, dan beberapa diantaranya saya buatkan link ke file Excel untuk memperlihatkan data dan link ke beberapa dokumen pdf untuk memperlihatkan dokumen-dokumen peraturan dan undang-undang yang berlaku. Tapi… pada saat saya presentasi, link nya tidak jalan semua.
• Saya menyiapkan presentasi yang di dalam salah satu slide-nya menampilkan video promosi. Tapi… pada saat presentasi, videonya tidak dapat dijalankan.
• Malam tadi, saya coba membuat foto album untuk saya tampilkan di acara keluarga. Presentasi tersebut saya iringi dengan musik dan narasi. Tapi… pada saat acara, slide show dapat berjalan dengan baik… tanpa suara musik…
• Pagi-pagi saya datang pukul 7 pagi. Saya akan presentasi sekitar pukul 07.15. Pada saat saya salin presentasinya…. saya baru sadar kalau ternyata di PC presentasi, Microsoft Office nya tidak ada!   x_x

Singkat kata… Disaster!  :)  Presentasi tidak berjalan dengan sebagaimana semestinya. Umumnya, hal-hal tersebut terjadi jika kita melakukan presentasi (slide show) menggunaan PC yang bukan kepunyaan kita sendiri; atau PC pada saat membuat presentasi dan pada saat melakukan presentasi berbeda. Berikut ini adalah analisisnya:

• Koleksi font yang dimiliki oleh setiap PC berbeda-beda. Memang untuk setiap sistem operasi Windows, pada saat diinstalasi, Windows akan menyediakan Font yang standard, seperti Arial, Calibri dan lain-lain. Tetapi, jika kita menggunakan Font yang unik (misalnya di-download dari Internet), Font tersebut belum tentu ada di PC yang lain (PC yang digunakan untuk presentasi). Jadi, jika kita menggunakan font yang unik, sementara font tersebut tidak ada di PC Presentasi, maka font tersebut akan diganti dengan yang kompatibel. Jika “tidak terlalu kompatibel”, keindahan presentasinya akan rusak.
• Link dari slide ke file yang berada di luar presentasi mengharuskan kita untuk membawa file-file tersebut pada saat presentasi. Sekaligus, mengharuskan kita untuk memperbaiki url link-nya; karena pada saat file-file tersebut kita bawa, lokasi file-nya berubah. Jika file tidak dibawa serta, atau filenya dibawa tetapi link-nya tidak diperbaiki, kita tidak dapat memanggil file tersebut pada saat presentasi.
• Video dan audio (terutama audio yang ukuran file-nya di atas 100kb) akan dibuatkan link-nya oleh PowerPoint (tidak di-embed). Jadi… jika file audio-video tersebut tidak dibawa pada saat presentasi, kita tidak dapat menjalankan audio-video nya.
• Khusus untuk video, kita juga harus mewaspadai tidak adanya codec pada PC presentasi, karena beragamnya jenis file video yang tersedia sekarang ini. Pada saat membuat slide mungkin codec-nya tersedia, sehingga pada saat dicoba, video bisa berjalan sempurna. Namun jika di PC presentasi codec-nya tidak tersedia, kita akan menemukan banyak error, dan error terburuknya adalah, video tidak berjalan sama sekali.
• Tidak adanya paket aplikasi Microsoft Office dalam suatu PC merupakan hal yang sangat jarang, tapi ternyata terjadi. Sehubungan dengan kegiatan presentasi, untuk mengatasi masalah ini, ada baiknya kita selalu sedia PowerPoint Viewer, sehingga setidaknya kita masih dapat menjalankan slideshow.

Untuk mengatasi atau meminimalkan terjadinya “Disaster” tadi, ada baiknya kita kumpulkan file presentasi kita beserta file-file link, audio-video, aplikasi codec pack, dan PowerPoint Viewer ke dalam satu paket. Untuk membuat paket (Package) presentasi, dapat kita ikuti langkah-langkah berikut:

• Download aplikasi CodecPack (misalnya dari K-Lite).
• Download aplikasi PowerPoint Viewer. Anda juga dapat mendapatkan SP-1-nya.
• Klik Tab File untuk membuka BackStage View. Klik Save and Send. Klik Package Presentation CD. Klik tombol Package for CD.

• Pada dialog Package for CD, kita tambahkan file aplikasi K-Lite Codec Pack, PowerPoint Viewer dan SP-1 nya. Sebenarnya, jika diperlukan, kita dapat menambahkan file-file lain selain file dan audio-video yang di-link ke Slide.

• Klik tombol Options, pastikan Linked File dan Embedded True Type Fonts dalam posisi terpilih. Kemudian klik OK.
• Selanjutnya, jika kita sudah menyiapkan satu keping CD kosong di dalam drive optik, silahkan klik tombol Copy to CD. Kita juga dapat memilih untuk klik tombol Copy to Folder untuk mengumpulkan semua yang diperlukan ke dalam suatu folder, sehingga kita dapat membawanya dengan FlashDisk.

Pada saat kita klik tombol OK, PowerPoint akan mulai membangun paketnya, menyalin semua file yang diperlukan ke dalam suatu folder sekaligus memperbaiki semua link-nya.    

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Shortcut Key untuk Bekerja dengan PowerPoint 2010

Shortcut Key merupakan hal yang sering ditanyakan oleh peserta training karena perubahan besar yang diterapkan pada sisi Interface Office. Shortcut Key juga merupakan hal yang dapat mempercepat aktifitas yang dilakukan suatu aplikasi, dalam posting ini terutama pada Office PowerPoint 2010, karena pengguna aplikasi akan menggunakan keyboard lebih banyak daripada mouse.

Berikut adalah beberapa Shortcut Key yang diharapkan dapat membantu pengguna PowerPoint 2010.

Ctrl + M: Menambahkan slide baru
Ctrl + A: Pilih semua objek
Ctrl + B: Bold
Ctrl + I: Italic
Ctrl + D: Duplicate, akan lebih cepat dibandingkan Copy dan Paste.
Ctrl + G: Mengelompokkan objek-objek terpilih
Ctrl + Shift + G: Memecah objek-objek yang sedang berada dalam kelompok (grup)
Ctrl + C: Copy
Ctrl + V: Paste
Ctrl + Alt + V: Paste Special
Ctrl + W: Menutup Presentasi
Ctrl + Z: Undo
Ctrl + Y: Mengulang aksi terakhir (atau tombol F4)
Ctrl + Mouse wheel: Zoom in and out
Ctrl + ] : Menambah ukuran font
Ctrl + [ : Mengurangi ukuran font
Ctrl + drag: Menduplikasi objek
Ctrl + F5: Menjalankan Broadcast Slideshow
Ctrl + Start SlideShow: Picture in Picture Slide Show

Shift + Left click: Memilih beberapa objek
F5: View presentation from starting slide
Shift + F5: View presentation from current slide
Tab: Berpindah Objek

Tab: Membuat Sub-List/Sub-Bullets
Shift-Tab: Kembali ke List/Bullets level sebelumnya

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Contoh Penggunaan Data Table, Conditional Formatting dan Data Validation pada Excel 2010

Posting ini akan mencoba membahas tentang contoh perencanaan dan penggunakan fitur Data Table, Conditional Formatting dan Data Validation pada saat kita akan melakukan data entry.

Kemudahan bagi personel yang bertugas untuk melakukan data entry memiliki efek positif bagi kecepatan entry dan validitas data yang dimasukkan ke dalam Excel File. Kemudahan-kemudahan tersebut dapat kita sediakan dan rencanakan dengan penggunaan Data Table dan Conditional Formatting sehingga kita akan mendapatkan style yang konsisten. Sedangkan validitas data, dapat kita sediakan dengan menggunakan fitur Data Validation.

Hasil akhir yang ingin dicapai dapat dilihat dalam gambar berikut:

Ok, kita mulai saja langkah-langkahnya.

Pertama, kita jalankan Microsoft Excel 2010, kemudian kita persiapkan Data Table. Klik pada Tab Insert – Table. Pastikan Opsi “My table has headers” terpilih. Klik OK. Kemudian, isikan header-header table nya dengan “Nama”, “Alamat”, “Tempat Lahir”, “Tanggal Lahir”, “Jenis Kelamin”.

Klik pada salah satu header, kemudian klik pada Tab Design (Table Tools). Pada gallery Table Styles pilih salah satu style, misalnya Table Style Medium 8. Bersihkan opsi Banded Rows agar baris data nya tidak berbeda warna.

Berikutnya, kita akan bedakan format row fill color berdasarkan jenis kelamin. Untuk menerapkannya, kita akan pergunakan fitur Conditional Formatting berdasarkan Formula Rule.

Sorot A2 hingga E2 (baris data pertama yang masih kosong). Kemudian klik Tab Home, Conditional Formatting, Manage Rules. Kemudian klik New Rule.

Pada dialog New Formatting Rule, pilih opsi terakhir “Use a Formula to determine which cells to format”.

Pada textbox yang tersedia ketikkan =$E2=”Laki-Laki”. Kemudian klik tombol Format. Klik Tab Fill, kemudian pilih salah satu warna fill, misalnya biru muda. Klik OK, dan OK untuk kembali ke dialog Rule Manager.

Selanjutnya kita buat rule baru untuk perempuan. Kembali klik New Rule, pilih opsi “Use a Formula to determine which cells to format”. Pada textbox yang tersedia ketikkan =$E2=”Perempuan”. Kemudian klik tombol Format. Klik Tab Fill, kemudian pilih salah satu warna fill, misalnya merah muda. Klik OK, dan OK untuk kembali ke dialog Rule Manager. Klik Apply dan OK untuk menutup Rule Manager.

Selanjutnya, kita akan memastikan personel data entry memasukkan data yang valid dengan menerapkan fitur Data Validation pada Tanggal Lahir dan Jenis Kelamin.

Pada kolom Jenis Kelamin, data yang akan masuk adalah teks “Laki-Laki” dan “Perempuan”. Klik pada sel E2, kemudian klik Tab Data, Data Validation. Pada dialog Data Validation, pilih List pada opsi Allow, Ketikkan “Laki-Laki,Perempuan” pada Source, dan bersihkan opsi Ignore Blank. Klik OK.

Pada kolom tanggal lahir, data yang akan dimasukkan adalah tanggal, yang berada di antara tanggal 1 Januari 2000 dan 31 Desember 2007.

Klik pada sel D2, kemudian klik Tab Data, Data Validation. Pada dialog Data Validation, pilih Date pada opsi Allow, Ketikkan “2000/1/1” pada Start Date, Ketikkan “2007/12/31” pada End Date dan bersihkan opsi Ignore Blank. Klik OK.

Pada kolom Nama, kita akan pastikan kolom ini tidak ada yang kosong.

Klik pada sel A2, kemudian klik Tab Data, Data Validation. Pada dialog Data Validation, pilih Text Length pada opsi Allow, pilih “Less Then” pada Data, Ketikkan “50” pada Maximum dan bersihkan opsi Ignore Blank. Klik Tab Error pada Dialog Data Validation. Ketikkan “Nama sudah melebihi 50 karakter, silahkan beri singkatan pada bagian nama yang tepat” pada textbox Error Message. Klik OK.

Hingga tahap ini, perencanaan sudah selesai. Untuk memulai proses input data klik pada sel A2. Karena kita sudah menempatkan Data Table, maka untuk proses pengisian, tinggal ketik saja datanya dan kemudian klik tombol Tab. Pada saat berada di kolom Jenis Kelamin, personel data entry dapat mengetikkan salah satu dari “Laki-Laki” atau perempuan. Atau… dapat klik di DropDown List yang tersedia dan klik salah satu dari “Laki-Laki” atau “Perempuan”. Kemudian kembali tekan tombol Tab, maka Excel akan mengarahkan kursor ke row data berikutnya secara otomatis. Row data akan terformat juga secara otomatis sesuai dengan Jenis Kelamin yang terpilih.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Bekerja dengan Microsoft Office Word 2010 Styles

Beberapa hari yang lalu, saya berkesempatan untuk berada di Serambi Mekkah, Banda Aceh, untuk acara sharing/seminar pengenalan Microsoft Office 2010 dan Windows Mobile Development di Politeknik Aceh. Topik yang sangat diminati dan paling banyak ditanyakan adalah Microsoft Office Word 2010. Topik ini dibahas dalam porsi lebih saat itu karena para mahasiswa di sana sebagian besar sedang melakukan penulisan laporan kerja praktek dan tugas akhir. Apalagi tahun 2011 ini mereka baru saja me-wisuda angkatan pertama mereka. Staff dosennya pun sedang sibuk-sibuknya memberikan bimbingan, termasuk juga membimbing mereka untuk menulis laporan dengan baik. Jadi, materi pembahasan tentang Word 2010 langsung saya fokuskan ke manajemen styles.

Styles pada Microsoft Office Word 2010 dapat dijadikan alat yang sangat luar biasa agar kita dapat membuat dokumen yang professional dengan cepat. Jika kita merencanakan styles dengan baik, banyak sekali manfaat yang akan didapatkan, beberapa di antaranya dapat ditemukan pada post saya sebelumnya.

Pada post kali ini, saya akan coba bahas mengenai bagaimana kita dapat merencanakan Styles, mendaftarkan styles dalam Styles Gallery, memberikan styles shortcut key, dan kemudian menyimpannya dalam Style Set sehingga kita dapat menggunakan kumpulan styles tersebut di dokumen-dokumen yang berikutnya. Contoh kasusnya, mengelola styles untuk dokumen tugas akhir.

Untuk memulai, kita sediakan satu dokumen Word 2010 yang kosong.

A. Merencanakan Style

Rencana, dalam pengelolaan style memegang peranan yang sangat penting. Untuk dokumen tugas akhir, kita dapat merencanakan style untuk Judul, Sub-1, Sub-2, dan seterusnya. Contoh:

B. Menyimpan Style dalam Gallery

• Untuk menyimpan style Judul, ketikkan sembarang teks; misalnya “Judul”. Sorot teks tersebut, kemudian beri format dengan Font Times New Roman, 22, Bold, Align Center.
• Klik kanan pada “Judul”, kemudian pilih Styles, Save Selection as New Quick Styles.

• Beri nama style pada kotak dialog Create New Style from Formatting: “Judul”

• Untuk menyimpan style Sub-1, ketikkan sembarang teks; misalnya “Sub Judul Level 1”. Sorot teks tersebut, kemudian beri format dengan Font Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 2.

• Klik kanan pada “Sub Judul Level 1”., kemudian pilih Styles, Save Selection as New Quick Styles.
• Beri nama style pada kotak dialog Create New Style from Formatting: “Sub-1”
• Untuk menyimpan style Sub-2, ketikkan sembarang teks; misalnya “Sub Judul Level 2”. Sorot teks tersebut, kemudian beri format dengan Font Times New Roman, 11, Bold, Outline numbered Level 3.

• Klik kanan pada “Sub Judul Level 2”., kemudian pilih Styles, Save Selection as New Quick Styles.
• Beri nama style pada kotak dialog Create New Style from Formatting: “Sub-2”

Langkah 1 hingga 3 dapat kita ulangi jika kita ingin menyimpan styles yang lain. Setelah langkah ini selesai, kita dapat melihat styles tersebut di Styles Gallery.

C. Memberikan Styles Shortcut Key

Shortcut Key untuk styles akan sangat mempermudah dan mempercepat proses formatting. Misalnya jika kita ingin menerapkan style “Judul” untuk teks “Bab 2”, maka kita dapat menekan kombinasi Ctrl+Shift+Q. Sesuai dengan informasi yang ada di tabel perencanaan, berikut adalah langkah-langkah untuk memberikan shortcut key.

• Klik kanan pada style Judul, pilih Modify.

• Pada dialog Modify Style, beri centang pada Automatically Update, dan opsi New Documents Based on this Template.
• Klik tombol Format, Shortcut Key.

• Pada dialog Customize Keyboard, klik pada kotak Press New Shortcut Key, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+Q.
• Klik tombol Assign. Kemudian tekon tombol Close. Kemudian tekan tombol OK pada dialog Modify Style.

• Lakukan hal yang sama untuk style Sub-1 dengan shortcut key Ctrl+Shift+W
• Lakukan hal yang sama untuk style Sub-2 dengan shortcut key Ctrl+Shift+E
• Lakukan hal yang sama untuk style Sub-3 dengan shortcut key Ctrl+Shift+R

D. Menyimpan Hasil Setting ke Style Set

Sesudah style yang kita inginkan beserta Shortcut Key-nya masuk ke dalam Style Gallery, Langkah berikutnya adalah menyimpannya ke dalam Style Set.

• Pada Style Gallery, klik Change Styles, pilih Style Set, pilih Save As Quick Style Set.
• Pada Dialog Save Quick Style Set, berikan nama Style Set. Contoh: “Laporan Style Set”.

• Klik tombol Save
• Cek di Gallery Style Set, Style Set dengan nama “Laporan Style Set” sudah ada di sana.

Tutup dokumen yang sekarang, tidak perlu disimpan. Jika ada dialog untuk menyimpan perubahan style, klik Save. Style Set yang sudah kita buat tadi nantinya dapat kita munculkan lagi untuk dokumen-dokumen berikutnya.

Langkah-langkah A, B, C, dan D dapat kita ulangi untuk membuat Style Set yang lain. Misalnya Style Set untuk Surat Resmi, Akte, dan lain-lain.

Untuk mencoba penerapan dari apa yang sudah kita rencanakan tadi, buka kembali satu dokumen Word 2010 yang akan kita gunakan untuk menulis laporan tugas akhir. Di dalam dokumen tersebut coba tuliskan teks sebagai berikut.

• Pada Style Gallery, Klik Change Style, Style Set. Klik Style Set dengan nama “Laporan Style Set”.
• Klik sembarang tempat pada teks “Bab I. Pendahuluan”, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+Q.
• Klik sembarang tempat pada teks “Latar Belakang Masalah”, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+W.
• Klik sembarang tempat pada teks “Pengenalan Office 2010 Professional”, kemudian tekan kombinasi Ctrl+Shift+E.
• Kita akan mendapatkan format yang sudah kita set sebelumnya. Konsisten, professional dan prosesnya akan jauh lebih cepat.

Untuk selanjutnya, kita dapat bangun daftar isinya dengan langkah-langkah yang ada di posting saya sebelumnya.

Dan jika kita memerlukan Style Set yang lain untuk memformat dokumen yang lain, kita tinggal ganti saja Style Set nya.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Office Word 2010 Fix Me

Posting singkat mengenai fitur Word 2010 yang bernama FixMe. FixMe adalah fitur yang dapat memperbaiki aplikasi Office Word 2010 jika aplikasi ini mengalami kerusakan. Jadi, yang dilakukannya mirip seperti opsi Repair, ketika kita melakukan proses instalasi ulang Word 2010.

Pada saat fitur ini diaktifkan, diharapkan media instalasi (dalam bentuk CD atau DVD) sudah terpasang di dalam DVD-ROM, atau pastikan file-file instalasi Office tidak dihapus/dibersihkan dari PC. Opsi untuk menghapus/tidak file instalasi biasanya muncul pada akhir proses instalasi Office yang pertama kali.

Untuk dapat menjalankan fitur FixMe, munculkan terlebih dahulu Tab Developer (jika belum muncul). Klik kanan pada Ribbon, pilih Customize the Ribbon. Beri centang pada Developer.

Setelah itu, Tab Developer akan muncul di Ribbon.

Klik Tab Developer, kemudian klik Macros.

Setelah dialo Macros muncul, perhatikan DropDown Box untuk Macros In. Pilih Word Commands. Macros akan menunjukkan semua makro yang ada merupakan perintah-perintah Word 2010.

Kemudian carilah makro FixMe. dan klik Run. Pilihlah opsi perbaikan yang diinginkan, kemudian klik Start. Word akan melakukan perbaikan.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Memodifikasi dan Berbagi Setting Ribbon

Ribbon, menurut saya, adalah salah satu hal yang terbaik yang disediakan oleh Microsoft Office 2010. Terlebih lagi, pada versi 2010 ini, Ribbon sudah dapat dimodifikasi sesuai dengan keperluan kita masing-masing. Pada posting kali ini, saya juga akan menyambung solusi yang ditanyakan oleh peserta training mengenai bagaimana supaya modifikasi Ribbon yang sudah dilakukan oleh kita akhirnya dapat di-share ke rekan-rekan yang lain.

Untuk memulai modifikasi Ribbon, kita dapat melakukan salah satu dari langkah berikut:

1. Klik Tab File untuk menampilkan BackStage View, klik Options, lalu klik Customize Ribbon.
2. Klik kanan pada Ribbon, klik Customize the Ribbon.

Salah satu dari kedua langkah tersebut akan menampilkan dialog Ribbon. Contoh kasus yang akan dibahas adalah: kita sedang bekerja dalam suatu tim, supaya anggota tim dapat berkoordinasi dan bekerja dengan menggunakan tombol-tombol perintah yang sama, maka kita akan buatkan satu Tab baru yang bernama Team Tools dan menempatkan tombol-tombol perintah yang akan digunakan oleh tim di dalam Tab tersebut. Contoh ini menggunakan Microsoft Office Word 2010.

1. Pastikan kotak dialog Customize the Ribbon sudah terbuka.
2. Klik kanan pada salah satu Tab dan pilih Add New Tab, atau langsung tekan tombol New Tab yang ada di sebelah bawah.
3. Klik kanan pada Tab yang baru - New Tab (Custom) – dan klik Rename, atau pilih New Tab (Custom) dan klik tombol Rename. Beri nama “Team Tools”.
4. Kemudian, beri nama juga Ribbon Group pertama, misalnya “Main Tools”. Klik kanan pada Tab Group (Custom) kemudian klik Rename.

Langkah selanjutnya, memasukkan perintah-perintah yang sering digunakan oleh tim ke dalam Ribbon Group yang sebelumnya sudah dibuat. Sebagai contoh, saya pindahkan kategori perintah ke Commands not in the Ribbon, kemudian pilih beberapa perintah dan klik tombol Add (atau klik ganda pada perintah yang diperlukan).

Langkah-langkah tersebut juga dapat dilakukan untuk mengumpukan semua perintah untuk menjalankan makro jika memang diperlukan. Perintah untuk menjalankan makro terdapat di kategori Macros.

Langkah berikutnya, modifikasi Ribbon tadi dapat disimpan (Export) ke dalam suatu file, untuk nantinya dapat dibuka pada PC lain (Import) sehingga PC tersebut memiliki Ribbon dan Tab yang sama.

Klik pada tombol Import/Export (yang ada di sebelah bawah dialog) kemudian klik Export All Customization. Pada kotak dialog File Save, beri nama – misalnya TeamToolsRibbon.exportedUI – kemudian save pada lokasi tertentu, misalnya Shared Folder atau USB Drive.

Supaya anggota tim yang lain dapat memiliki setting Ribbon yang sama, anggota tim yang lain dapat menjalankan Aplikasi Office-nya, kemudian membuka kotak dialog Customize the Ribbon, lalu klik Import/Export, dan klik Import Customization File. Browse file .exportedUI-nya. Kemudian pada message box konfirmasi untuk mengganti Ribbon UI, klik OK.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Memanfaatkan fitur OpenType pada Microsoft Word 2010 untuk Membuat Label Kartu Lebaran

Beberapa hari lagi, umat muslim akan merayakan hari kemenangan kembali ke fitrah Iedul Fitri. Walaupun belakangan ini sudah banyak dari kita menyampaikan selamat Iedul Fitri dan bermaaf-maafan via telp, sms, dan Blackberry, namun untuk beberapa kalangan masih ada yang ingin menyampaikannya via kartu lebaran. Atau, kita juga perlu membuat label bertema Iedul Fitri untuk ditempelkan pada parcel untuk kenalan-kenalan kita.

Pada tulisan kali ini, saya ingin sharing mengenai pembuatan label atau kartu lebaran menggunakan Microsoft Office Word 2010, dengan memanfaatkan fitur Mail Merge dan fitur OpenType-nya.

Mail Merge, seperti yang mungkin sudah teman-teman ketahui bersama, adalah satu fitur yang memungkinkan kita sebagai pengguna Microsoft Office Word untuk menggabungkan suatu data dan dokumen. Data, pada umumnya adalah daftar nama orang yang dilengkapi dengan informasi mengenai alamat lengkap atau jabatan. Sedangkan dokumennya, umumnya berbentuk surat, atau amplop, atau label.

Dengan referensi ke Wikipedia: “OpenType is a format for scalable computer fonts. It was built on its predecessor TrueType, retaining TrueType's basic structure and adding many intricate data structures for prescribing typographic behavior. OpenType is a registered trademark of Microsoft Corporation”. Fitur OpenType di Microsoft Word muncul karena banyak user yang menggunakan teknik-teknik tertentu dalam menuliskan kata-kata pada dokumen. Dalam fitur ini terdapat variasi Ligatures, Stylistic Sets, Number Forms dan Number Spacing. Keempat variasi OpenType tersebut dapat diterapkan pada berbagai macam font dan menghasilkan efek yang berbeda, dan semenjak Windows 7, Microsoft menambahkan font Gabriola yang kaya akan variasi dari keempat style set OpenType tadi. Format OpenType dapat dimunculkan dengan klik Advanced Font Dialog (atau Ctrl+D) dan klik di Tab Advanced.

Berikut adalah contoh-contohnya:

1. Font Calibri dengan Lining dan Old-Style number style.

2. Font Gabriola dengan Stylistic Set 6.

3. Font Calibri dengan Ligatures.

Ok, sekarang kita coba membuat kartu/label lebaran menggunakan Microsoft Office Word 2010 dan fitur-fitur tadi.

1. Siapkan data berisikan nama, jabatan, kota, di dalam tabel suatu dokumen Microsoft Word dan simpan filenya. Atau, siapkan data tersebut dalam Microsoft Excel.
   
   
   
2. Jalankan lagi Microsoft Word atau buat dokumen baru.
3. Masukkan gambar bertema Iedul Fitri. (Klik Tab Insert – Picture from File).
4. Masukkan dua textbox dan ketikkan ucapan selamat Iedul Fitri.
   
   
   
5. Textbox pertama diletakkan di tengah gambar, tulisannya diformat dengan Font Guardiola, ukuran 18, dan OpenType Stylistic Set 6.
6. Textbox kedua, diketikkan nama pengirim, Align Right. Textbox ini diberikan warna latar gradient dari tranparan ke putih, dan di set tanpa warna border.
   
   
   
7. Pada textbox pertama, di bawah tulisan “Kepada:” akan kita masukkan field data. Klik Tab Mailings, kemudian klik Select Recipient. Browse file dokumen Word atau Excel yang berisikan data. Kemudian klik Merge Field dan pilih field data yang diperlukan, contoh: Nama Ayah dan Jabatan.
8. Jika diperlukan, klik tombol Preview Result untuk melihat dan memastikan tidak ada kesalahan ejaan pada data-data nama dan jabatan.
9. Klik Finish and Merge, pilih Print Documents.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Membuat Video Album Foto Liburan dengan PowerPoint 2010

Sebentar lagi mau lebaran…! Pasti akan banyak foto bersama keluarga, bersama teman-teman, bersama anak-anak, bersama pacar, hehe. Sayang sekali kalau foto-foto tersebut hanya bisa dinikmati secara digital lewat kamera digitalnya atau lewat PC. Karena sebagian keluarga atau teman sepertinya lebih terbiasa dengan teknologi video cd (apalagi orang tua kita), ada baiknya untuk mereka-mereka ini kita buatkan juga video album foto. Yang lebih baik lagi ya membelikan Digital Frame, hehehe…

Video Album Foto Liburan dapat dibuat dengan mudah menggunakan Microsoft PowerPoint 2010. PowerPoint 2010 sudah dipersenjatai oleh banyak fitur; mulai dari berbagai design template khusus untuk keperluan koleksi foto, fitur Photo Album, efek animasi objek dan transisi slide yang wah, Animation Painter (ini yang paling saya ***) dan tentu saja fitur Create Video.

Ok, langsung saja, pembuatan Album Foto akan saya bahas dengan mengikuti 6 langkah:

1. Memilih Design Template

Untuk memulai pembuatan, sebetulnya ada dua pilihan: menggunakan fitur Photo Album (pada Tab Insert) atau menggunakan template. Saya pribadi lebih *** menggunakan template karena pilihannya sangat banyak (apalagi template yang dapat di-download dari Microsoft sendiri) dan umumnya masing-masing template juga disertai dengan layout-layout yang menarik.

Sebagai contoh, klik Tab File, klik New, lalu klik Sample Templates. Kemudian pilih dan klik ganda Urban Photo Album.

Kemudian, coba untuk klik Tab Home, kemudian New Slide (pada tanda panahnya), maka kita akan lihat di sana banyak sekali layout siap pakai. Tekan tombol F5 untuk melihat contoh Slide Show nya.

Berikutnya, klik dan hapus slide nomor 3 hingga slide terakhir sehingga tersisa slide nomor 1 dan 2 untuk memasukkan judul dan kata pengantar.

2. Memasukkan Foto dan Teks

Langkah yang ini termasuk yang paling mudah.

• Klik Insert Slide dan pilih Layout.
• Klik tanda Insert Picture icon, dan cari file fotonya. Akan lebih baik jika sebelumnya kita sudah mengumpulkan file fotonya dalam satu atau beberapa folder.
• Ulangi point pertama dan kedua untuk slide-slide berikutnya, dan coba untuk memilih berbagai variasi layout yang disediakan.

3. Menambahkan dan Meng-otomatis-kan Transisi Slide

Untuk menambahkan transisi slide, klik Tab Transition, kemudian pilih transisi slide yang disediakan pada galerinya.

Untuk meng-otomatiskan proses transisi:

• Pilih salah satu transisi dari galeri
• Naikkan setting After – misalnya menjadi 12 detik (00:00:12); dengan demikian suatu slide akan menunggu (delay) 12 detik untuk berpindah ke slide berikutnya.
  • Jika kita ingin menerapkan transisi slide dan timing yang sama, maka klik saja tombol Apply To All.
  • Jika kita ingin menerapkan transisi slide dan timing yang berbeda, maka lakukan langkah pertama dan kedua pada masing-masing slide.

4. Menambahkan dan Menyusun Animasi Objek

Langkah yang berikut ini termasuk yang paling kompleks dan banyak variasinya, tergantung dari apa yang kita diinginkan. Namun, akan saya bahas penggunaan fitur Animation Painter-nya. Misalnya, pada satu slide, sudah ada tiga foto.

• Klik pada foto pertama, klik Tab Animation, pilih animasi Float In.
• Ganti setting Start-nya dari On Click menjadi After Previous.
• Setting untuk animasi per-objek dapat menjadi lebih kompleks dari langkah pertama dan kedua tadi. Namun pada posting ini saya batasi dua langkah tadi saja.
• Untuk menduplikasi animasi foto pertama ke dua objek foto berikutnya: klik ganda pada Animation Painter kemudian klik pada foto ke dua dan ke tiga sehingga sekarang foto ke dua dan ke tiga memiliki animation set dan setting yang sama. Kemudian tekan tombol Esc untuk me-non aktifkan fitur ini.

• Lakukan langkah-langkah pertama hingga ke tiga tadi pada objek lain di slide lain jika diperlukan.

5. Menambahkan dan Setup Lagu Pengiring

Lagu pengiring akan ditempatkan pada slide pertama.

• Klik pada slide pertama.
• Klik Tab Insert, Audio – Audio From File.
• Cari dan pilih lagu yang disukai. Klik Insert.
• Dengan objek lagu masih terpilih, klik Tab Playback pada Audio Tools.
• Ganti Start setting-nya dari On Click ke Play Across Slide agar lagu tersebut dapat dijalankan sejak slide pertama hingga slide terakhir.
• Pilih opsi Hide During Show.
• Jika diperlukan, masukkan setting Fade In dan Fade Out masing-masing 4 detik (04.00)

6. Menyimpan dan Membuat Video

Klik pada Tab File untuk memunculkan BackStage View. Kemudian klik Save & Send. Kemudian klik Create Video. Fitur ini akan menawarkan beberapa opsi pembuatan:

• Output jenis video
  • Computer and HD Display
  • Internet and DVD
  • Portable Devices
• Penggunaan Slide Timing dan Narasi
  • Don’t Use Recorded Timings and Narrations
  • Use Recorded Timings and Narrations

Karena kita akan membuat video kualitas tinggi, maka pilih opsi Computer and HD Display sebagai Output. Dan karena sebelumnya kita sudah setting waktu transisi dan animasi, maka kita pilih opsi Use Recorded Timings dan Narations.

Jika sebelumnya kita hanya memasukkan foto-foto dan men-setup transisi slide, maka kita dapat memilih untuk menggunakan Don’t Use Recorded Timings and Narrations dan menentukan nilai Seconds to Spend On Each Slide (misalnya 7 detik).

Klik tombol Create Video, tentukan tempat penyimpanan dan tunggu hasilnya. Setelah prosesnya selesai, hasil akhirnya adalah Video Album Foto dengan format wmv. Berikutnya video tersebut dapat kita buatkan VCD-nya dengan aplikasi pembuat VCD.

Silahkan mencoba dan semoga bermanfaat.

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI

Report Seminar Technology Update di SMK Al Wafa–Ciwidey

Pada hari Sabtu tanggal 20 Agustus 2011 lalu, Tim Mugi Bandung kembali menggelar acara seminar Microsoft Technology Update di SMK Farmasi dan Multimedia Al Wafa, Ciwidey. Tema yang diusung adalah “Menumbuhkan Industri Kreatif di Kalangan Pelajar”. Tema ini diangkat untuk menyemangati para siswa SMK Al Wafa agar mereka dapat melihat berbagai peluang di dunia industri dan mengenalkan teknologi-teknologi dari Microsoft yang dapat memproduksi hal-hal yang berbau Multimedia.

Sesi pertama diisi oleh Muhammad Ariyo Jatmiko – “Berkembang Bersama Komunitas”. Topik ini diangkat dalam rangka:

• Mengenalkan komunitas MUGI dan aktifitas-aktifitas positifnya.
• Manfaat bagi siswa-siswi SMK dengan bergabungnya mereka ke dalam komunitas.
• Mengenalkan organisasi MUGI beserta personel utamanya agar mereka mudah melakukan komunikasi.

Topik yang disampaikan Ariyo terlihat sangat memotivasi para siswa, apalagi setelah mereka mengetahui manfaatnya; dan kami berharap MUGI dapat menjadi wadah alternatif yang positif bagi mereka untuk beraktifitas selain daripada geng motor yang saat ini sedang merebak kembali di Bandung dan sekitarnya.

Sesi kedua dibawakan oleh saya sendiri, dengan topik “Mengoptimalkan Fitur-Fitur PowerPoint 2010 untuk Memproduksi Konten Multimedia”. Diawali dengan mengenalkan fitur-fitur baru yang ada di dalam Office PowerPoint 2010, dilanjutkan dengan beberapa demo mengenai memproduksi video, membuat animasi terstruktur, membuat presentasi dengan narasi dan menggunakannya sebagai Self-Running Presentation. Selama melakukan demo, saya juga berkesempatan untuk memperlihatkan beberapa contoh dari penggunaan PowerPoint 2010 di dunia industri; selain dari hanya menggunakan PowerPoint untuk keperluan presentasi.

Sesi ketiga diisi oleh Dani R Taufani, “Menggunakan Windows Live Movie Maker untuk Video Editing”. Sesi ini pun diiringi semangat para siswa. Dani menunjukkan teknik-teknik editing video, menerapkan efek transisi, efek video, hingga ke persiapan memproduksi video untuk di-upload ke situs-situs video sharing.

Sesi ke-empat diisi oleh Pak Darmawan Suandi. Sesi ini terlihat sangat menyemangati para siswa karena yang dibahas cenderung lebih ke arah softskill dan menumbuhkan semangat berkarya; tentang bagaimana mereka setting goal, tentang bagaimana mencapai goal/mimpi mereka, proses pemecahan masalah pada saat menghadapi tantangan dan lain-lain. Pak Darmawan juga memberikan banyak contoh orang-orang yang terkait dengan lingkungan IT dan multimedia yang memulai dari ide kecil dan berproses menjadi hal-hal yang jauh lebih besar. Di sesi ini, Pak Darmawan juga mendemokan bagaimana mengolah ide berupa merekam kegiatan-kegiatan yang ada di sekitar (misalnya seminar atau interview dengan orang-orang berkompetensi), kemudian memprosesnya menggunakan Expression Encoder, membuat portal, dan meng-upload video-video tadi menjadi streaming content media pembelajaran yang dapat diakses setiap saat. Salah satu wejangan yang saya ingat di sesi ini adalah “Kalau semua masalah ada solusinya, apalagi yang ditunggu” – walaupun sepertinya kalimatnya kurang tepat, moga-moga seperti itulah yang disampaikan Pak Darmawan.

Berikut adalah dokumentasi ruangan kelas yang disulap menjadi ruang seminar yang cukup representatif dan penyerahan kenang-kenangan (berupa Mug dan Strawberry – yes!) dari pihak sekolah untuk para pembicara.

Semoga acara seminar ini dapat kembali memotivasi teman-teman yang lain dan khususnya siswa-siswi SMK Al Wafa, yang walaupun lokasi mereka ada di  Ciwidey (sudah menuju Kawah Putih) tapi sudah banyak berprestasi (salah satunya menjadi finalis lomba Desain Visual tingkat Kabupaten Bandung).

Semoga bermanfaat,

Written with Windows Live Writer
Bambang F. Indarto, S.T.
MCTS, MCPD, MOM, MCT, CEI