Menyajikan Laporan Dengan Format Word, Excel, dan HTML

Sebagai keluarga MS Office dan mempunyai tugas utama sebagai penyimpan data dan aplikasi database, MS Access wajib bisa menyajikan laporan (Report) baik dalam format asli miliknya atau dengan format lain saudaranya.

 
Sebenarnya, MS Access sudah menyediakan fasilitas tersebut. Jika kebetulan sudah mengunduh file laporan.mdb yang disediakan, buka object Report, dan buka laporan penjualan. Akan nampak fasilitas dimana pengguna bisa merubah format laporan yang dibuat dalam bentuk MS Word atau MS Excel.
  
Gambar 1 – Fasilitas untuk melakukan export dalam format lain
 
Mudah bukan ? Tidak perlu menjadi seorang programmer perangkat lunak untuk melakukannya. Namun bukan itu tujuan kita.
 
Kadang, dalam beberapa kasus, kita merasa perlu untuk menekan sebuah tombol saja dan secara otomatis baik laporan maupun merubah bentuk laporan dalam format lain bisa sekaligus dilakukan.
 
Untuk itu, kita membutuhkan yang disebut dengan VBA (Visual Basic for Application).
 
Dari namanya saja, sudah terbayang bahwa VBA merupakan “saudara” dari Visual Basic dimana sekarang dikenal dengan Visual Basic.NET serta menggunakan VBA artinya melakukan penulisan kode program yang rumit.
 
Celakanya, saya tahu betul bahwa yang membaca artikel ini kebanyakan bukanlah seorang profesional dalam bidang penulisan perangkat lunak, malah baru pertama kali ini menulis baris kode program. Namun jangan kuatir, dalam artikel ini, saya akan berusaha agar semua pembaca bisa menjadi programmer profesional dalam 10 menit kedepan bahkan tanpa susah payah!. Itu jaminan dari saya, he, he, he,……..
 
 
Mempersiapkan Form dan Tombol
 
Agar aplikasi yang kita buat benar-benar seperti buatan para profesional, sudah dipersiapkan sebuah form untuk diutak-utik dengan nama penjualan.
  1. Download file laporan.mdb di Portals/0/access_lapformatlain_elang/laporan.zip dan buka Object form
  2. Nampak sebuah form dengan nama penjualan. Jika dibuka, nampak data-data penjualan dan sebuah tombol yang jika ditekan akan menampilkan laporan penjualan
  3. Buka object Report, akan nampak dua laporan (Report), yaitu penjualan dan penjualan2. Dua laporan ini sebenarnya sama, hanya namanya saja yang berbeda.
 
  1. Sekarang, buka object Macro. Kemudian dari Menu bar diatas, pilih Insert – Macro seperti nampak pada gambar 2 berikut ini

 
Gambar 2 – Membuat macro baru
 
  1. Sekarang kita akan membuat macro agar tidak perlu susah payah menulis kode VBA. Dari “Macro Builder” yang nampak, pilih OutputTo untuk Action yang akan kita gunakan
 
Gambar 3 – Memilih action untuk macro
 
  1. Jika sudah, akan muncul pada bagian bawah berbagai “property” yang harus dilengkapi oleh Macro ini. Isikan seperti pada gambar. Yaitu :
 
  1.  
    • Object Type : Report (artinya kita akan “mengutak-atik” object report)
    • Object Name : Penjualan (nama dari object yang diutik-utik adalah laporan dengan nama penjualan)
    • Output format : Pilihan dari format yang akan dihasilkan. Ada banyak, tapi kita pilih MS Excel 97-2003
    • Output File : Nama file MS Excel yang akan dihasilkan oleh macro ini. Namakan dengan PenjualanExcel97-2003.xls
    • Auto Start : No (sudah pilihan default)
 
 
 
Gambar 4 – Menentukan property macro
 
  1. Simpan dengan nama Macro1
  2. Buka kembali object form
  3. Buka form penjualan dalam mode Design. Caranya dengan menyorot form penjualan, kemudian klik kanan hingga muncul pop-up menu, pilih Design.
 
 
Gambar 5 – Cara membuka form dalam mode design
 
  1. Jika sudah, maka akan terlihat Toolbox dimana kita bisa memilih untuk membuat sebuah tombol (Command Button) – lihat yang dilingkari merah.
 
 
Gambar 6 – Memilih Command Button
 
  1. Seret tombol tersebut ke daerah form penjualan, dan letakkan dekat dengan tombol Lihat Laporan Penjualan.
 
Bersamaan dengan itu, akan muncul sebuah Command Button Wizard. Dari daftar Categories, pilih Miscellaneous dan dari daftar Actions, pilih Run Macro seperti contoh pada gambar 7 dibawah ini

 

 
Gambar 7 – menentukan event bagi tombol yang dibuat
 
  1. Setelah itu, klik Next dan wizard akan menanyakan kepada kita, macro manakah yang akan digunakan. Tentu saja Macro1 karena hanya itu yang kita punya.
 
 
Gambar 8 – Menentukan macro mana yang digunakan
 
  1. Langkah berikutnya, kita menentukan apakah tombol kita akan mempergunakan ikon (gambar kecil) atau menggunakan tulisan. Sesekali kita akan mempergunakan tulisan dengan bunyi : Tampilkan Dalam MS Excel.
 
 
Gambar 9 – Menentukan tampilan dari tombol
 
  1. Klik Next dan simpan hasil pekerjaan kita tersebut.
  2. Saatnya untuk mencoba. Kali ini buka form penjualan tersebut secara biasa (bukan dalam mode design), klik tombol Tampilkan Dalam MS Excel, dan lihat hasilnya.
  3. Jika ditelusuri, akan ada sebuah file MS Excel, dengan nama PenjualanExcel97-2003.xls pada folder My Documents
 
Bagaimana Dengan Format Lainnya?
 
Untuk merubah dan menampilkan laporan dalam format MS Excel sudah kita lakukan. Bagaimana jika kita ingin menampilkannya dalam format lain? Word atau HTML misalnya?
 
Mudah, pada bagian property dari Macro1 tersebut, kita tinggal merubah dua hal, yaitu :
 
  • Output Format, pilih dalam Rich Text Format
  • Output File, namakan dengan penjualanExcel97-2003.rtf (perhatikan extension-nya, bukan .xls).
 
Dua property tersebut, akan membuat sebuah file Rich Text Format, yang bisa dibaca dengan MS Word dengan nama penjualanExcel97-2003.rtf
 
Sebagai panduan, silakan lihat gambar 10 dibawah ini.

 

 

Gambar 10 – Property yang dirubah jika ingin dalam MS Word
 
 
Mudah bukan melakukan pengubahan dan menyajikan laporan dalam bentuk format lain, terutama MS Word dan MS Excel.
 
Keuntungan dari tehnik ini adalah :
 
  • Sekaligus membuat laporan dan melakukan konversi ke dalam format yang diinginkan
  • Dengan berbagai format tersedia, maka pengguna aplikasi kita akan lebih terpenuhi kebutuhannya
  • Jika ingin dimanfaatkan lebih lanjut, misal diolah dengan MS Excel, tidak memerlukan dua kali kerja. Langsung bisa dimanfaatkan (misal dianalisa) dengan MS Excel
 
Tehnik ini bisa diterapkan pada :
 
  • MS Access 97-2003
  • MS Access 2007
 
File laporan_siapPakai.mdb yang sudah jadi, bisa diunduh di Portals/0/access_lapformatlain_elang/laporan_siapPakai.zip

Posted Aug 09 2008, 10:15 AM by Airlangga Bhumintara Amitaba
Filed under: ,

Comments

Ita wrote re: Menyajikan Laporan Dengan Format Word, Excel, dan HTML
on 10-14-2008 14:58

success always 4u ! ;-)

Elang wrote Mengubah Format Laporan Dengan VBA
on 11-20-2008 16:03

Artikel ini saya buat sebagai lanjutan artikel saya yang berjudul Menyajikan Laporan Dengan Format Word