Understanding Data More Easier with Conditional Formatting

Data bagi pengguna bisa sangat menyenangkan atau menyebalkan. Menyenangkan jika pengguna bisa memahaminya, dan jelas-jelas menyebalkan jika data tidak bisa dipahami.

Sebagai pengembang perangkat lunak, khususnya MS Access, adalah wajib untuk membuat sebuah aplikasi yang mudah digunakan, mudah dipahami, dan sanggup menyampaikan informasi kepada pengguna dengan mudah.

Salah satu tehnik yang bisa digunakan agar aplikasi MS Access yang dibuat lebih informatif dalam menyajikan data adalah fasilitas Conditional Formatting.

Contoh kasus yang digunakan adalah daftar absensi pegawai, dimana kurang lebih mempunyai data sebagai berikut :

clip_image002

Tentu diatas hanyalah contoh, dalam dunia nyata, data seperti diatas bisa mencapai puluhan pegawai atau ratusan, bahkan ribuan untuk sebuah perusahaan besar. Dan saya minta agar seolah-olah, kita membuat dan menyiapkan data untuk sebuah organisasi dengan ribuan pegawai.

Bayangkan jika data diatas mencapai ratusan. Seorang staff dari Departemen SDM yang menggunakan data tersebut, akan sulit untuk memahami siapa saja yang absen kurang dari 3 hari, atau sakit kurang dari 3 hari, dsb.

Namun dengan memanfaatkan Conditional Formatting, MS Access akan mampu menyajikan data yang diminta dengan cepat.

1. Buat sebuah tabel dengan susunan kolom diatas, gunakan tipe data number untuk kolom Masuk, Absen, Sakit, dan Izin

2. Buat form dengan menggunakan sumber data tabel diatas, namun bentuk form yang dipilih harus Datasheet.

clip_image004

3. Namakan form yang baru dibuat tersebut dengan Daftar_Absen misalnya (tentu boleh dengan nama lain).

clip_image006

4. Buka Form Daftar_Absen tersebut, dan klik tab Datasheet dan lihat pada kelompok Formatting. Akan ada tombol Conditional Formatting, klik tombol tersebut.

clip_image007

5. Jendela Conditonal Formatting Rule Manager akan muncul. Pada pilihan Show formatting rules for, pilih kolom Absen dan klik tombol New Rule

clip_image009

6. Pada pilihan Select a Rule Type, pilih Check values in the current record or use an expression. Di bagian format, pilih Less Than dan isikan dengan angka 3.

clip_image011

7. Agar hasilnya nampak, pilih warna merah, dan huruf ditebalkan jika memenuhi kriteria kurang dari 3 diatas. Caranya mudah, tinggal set warna dan bentuk huruf dibawah

clip_image013

8. Klik OK, kemudian klik tombol Apply (pada jendela Conditional Rules Manager)

9. Hasil akhirnya, pada kolom absen, siapa saja yang absen kurang dari 3 hari akan berubah menjadi merah.

clip_image014

Tehnik diatas memudahkan data untuk segera dimengerti oleh pengguna begitu melihatnya dan bisa menyampaikan informasi dengan lebih mudah.

Apakah bisa menerapkan lebih dari aturan (Rule) dalam sebuah form ? Jawabannya tentu bisa! Silakan dicoba untuk menerapkan pada kolom yang lain.


Posted Jun 03 2011, 11:40 AM by Airlangga Bhumintara Amitaba

Comments

Simon Pakpahan wrote re: Understanding Data More Easier with Conditional Formatting
on 06-03-2011 19:28

wah, sangat bermanfaat mas elang  :)

Airlangga Bhumintara Amitaba wrote re: Understanding Data More Easier with Conditional Formatting
on 06-04-2011 11:25

Senang jika bisa membantu Cak Simon......

Bagaimana kabar MUGI Medan.....