Membuat Mail Merge

 

Membuat Mail Merge

 Untuk membuat surat undangan dg beberapa penerima yg berbeda anda tdk perlu membuat dokumen utk setiap penerima undanngan, word tlh memudahkan hal tersebuat dg fasilitas mail merge. Anda cuman perlu membuat dokumen sekali yg kemudian anda gunakan utk setiap semua identitas penerima yg berbeda.

Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih menu mailings --> Start Mail Merge --> Step by Step Mail Merge.

 Gambar 1 : Wizard untuk membuat mail merge

 

Kemudian akan nampak halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik link next :starting document yg berada di pojok kanan.

Gambar 2 : Memilih type document

 

Karena sebelumnya document sudah terbuka maka pilihlah use the current document

klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.

 Gambar 3 : Memilih menu use the current document

 

 Untuk memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlah Type a new list dan klik Create.

 Gambar 4 : Membuat list penerima baru

 

Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan  digunakan dengan menekan tombol Customize Columns

Gambar 5 : Customisasi kolom field

 

 Hapus semua field-field yang  berada di menu field names kecuali field Title karena nanti kita akan gunakan field tersebut.

 Gambar 6 : List kolom field

 

Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field lalu tekan tombol OK. 

 Gambar 7 : Menambahkan field baru

 

Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.

 Gambar 8 : Mengisi data pada field

 

 Gambar 9 : Menyimpan data pada field

 

Pada kotak dialog mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombol OK.

Gambar 10 : List penerima undangan

 

 Klik next, untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.

 Gambar 10 : Memilih menu use an existing list

 

Pada langkah ini sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.

 Gambar 11 : Memasukkan merge field ke dalam document

 

Langkah ke empat kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.

 Gambar 12 : Susunan field yang di masukkan ke document

 

 Silahkan cek surat undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk melanjutkan langkah selanjutnya.

 Gambar 13 : Tampilan  field yang berubah ke document

 

Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.

 Gambar 14 : Undangan siap cetak

 

Selamat mencoba..........



Published Monday, September 1, 2008 1:45 PM by Faried Iskandar

Comments

# 201112253pipitfitria

Friday, March 16, 2012 8:48 PM by 201112253pipitfitria

Pingback from  201112253pipitfitria

Powered by Community Server (Commercial Edition), by Telligent Systems