Raddini Gusti Rahayu : Excel 2010

Free Ebook : Data Validation Microsoft Excel 2010

Raddini Gusti Rahayu — Fri, 09 Nov 2012 07:30:25 GMT

Microsoft Excel 2010 merupakan program pengolahan angka yang saat ini paling terpopuler digunakan di dunia perkantoran maupun kegiatan sehari-hari. Ada ratusan formula, fungsi dan puluhan fitur dahsyat didalamnya yang menawarkan hasil yang professional dan menawan. Diantaranya adalah Data Validation, yang merupakan salah satu fitur Microsoft Excel yang berfungsi untuk membatasi atau mencegah data atau formula yang masuk ke dalam sebuah cell atau range. Fitur ini sangat efektif digunakan pada workbook yang dikelola atau digunakan lebih dari satu user.

Fitur yang termasuk ke dalam jajaran fitur terpopuler ini saya bahas secara tuntas ke dalam sebuah ebook, yang mana saya persembahkan untuk komunitas, untuk para pengguna Microsoft Office khususnya Excel baik yang baru mengenal maupun yang sedang mempelajari lebih dalam. Ebook ini berisi contoh kasus di setiap opsi validasi yang dapat digunakan sebagai referensi dalam mengelola workbook untuk berbagai jenis pekerjaan. Setiap kasus dibahas secara step-by-step pengerjaannya lengkap beserta keterangan gambarnya.

Dalam pembahasannya, ebook ketiga saya ini menggunakan Microsoft Excel versi 2010, namun bagi Anda yang masih menggunakan versi di bawahnya (2007 maupun 2003) masih tetap dapat menggunakan ebook ini.

Ebook ini dapat digunakan oleh siapa saja, silahkan dimanfaatkan dan disebarluaskan namun tetap mencantumkan penulisnya dan sumber aslinya. Jika Anda belum begitu paham mengenai materi Excel, Anda dapat membaca ebook saya sebelumnya yaitu Working with Microsoft Excel 2007. Walau ebook tersebut menggunakan versi 2007, tetapi dalam pembahasannya tidak ada perbedaan yang begitu signifikan.

Saya menyadari ebook ini masih jauh dari sempurna, untuk itu silakan kirimkan kritik, saran atau koreksi tentang ebook ini ke email rahayu.raddini@gmail.com, saya akan terima dengan senang hati. Terakhir, saya ucapkan banyak terimakasih untuk semua yang terlibat dalam pembuatan dan perilisan ebook ini juga kepada para pembaca yang bersedia mendownload ebook ini dan meluangkan waktu untuk membacanya.

Untuk mendownload ebook ini silakan klik disini.

Selamat membaca dan salam komunitas

Mengenal Beberapa Pilihan Penyimpanan Lembar Kerja pada Microsoft Excel ke dalam Format PDF

Raddini Gusti Rahayu — Thu, 27 Sep 2012 05:16:00 GMT

Kita semua tahu Microsoft Office 2010 memiliki fitur yang lebih canggih dari versi sebelumnya, salah satunya adalah fitur penyimpanan dokumen dalam format PDF yang telah menjadi bawaannya (Built-In). Berbeda dengan versi sebelumnya, pada Microsoft Office 2007 kita perlu menginstal Add-In PDF.

Sheet yang Sedang Aktif

Dengan fitur ini, Anda dapat dengan mudah menyimpan, mengirim dan meningkatkan keamanan dari file tersebut. Pada Excel secara default fitur ini akan membuat dokumen baru berformat PDF yang berisi salah satu sheet yang sedang aktif. Proses pembuatannya sendiri dapat dilakukan dengan cara:

Buka sheet yang akan dibuat dokumen PDF.
Pada tab File pilih Save&Send lalu klik Create PDF/XPS Document dan klik Create PDF/XPS, sehingga kotak dialog Publish as PDF or XPS.
Tentukan lokasi dimana dokumen PDF akan disimpan lalu klik Publish.
Proses pembuatan dimulai, tunggu beberapa saat. Ketika proses telah selesai, dokumen PDF segera ditampilkan.

Seluruh Isi Workbook

Untuk membuat dokumen PDF yang berisi seluruh sheet, caranya hampir sama hanya ada sedikit Opsi lanjutan pada kotak dialog Publish as PDF or XPS. Ketika kotak dialog tersebut ditampilkan, klik tombol Options maka kotak dialog Options ditampilkan. Pada kategori Publish What pilih Entire workbook lalu klik OK dan Publish.

Sheet Tertentu

Lalu bagaimana dengan pilihan sheet tertetu? Misalkan saja Anda hanya ingin membuat dokumen PDF dari sheet 1, 3, 5 dan 7. Mari ikuti langkah berikut:

Lakukan proses Grouping Sheet dengan memilih sheet yang bersangkutan sambil menekan tombol Ctrl pada keyboard.
Lakukan langkah yang sama dengan proses pembuatan dokumen PDF sheet yang sedang aktif.

Demikian posting kali ini, mudah-mudahan bermanfaat

Free Ebook : Mari Berlatih Microsoft Excel 2010

Raddini Gusti Rahayu — Mon, 13 Aug 2012 08:15:00 GMT

Microsoft Excel 2010 dikenal sebagai program yang mampu mengolah berbagai bentuk pengolahan angka seperti penyusunan data, proyeksi data, analisa, serta presentasi data dalam bentuk ilustrasi yang professional dan menawan. Peranannya di dunia perkantoran maupun kegiatan sehari-hari tidak perlu diragukan lagi karena berbagai fiturnya dapat membantu dan mempercepat pekerjaan kita. untuk menguasainya, jawabannya mudah sekali sering-seringlah latihan.

Maka dari itulah ebook Mari Berlatih Microsoft Excel 2010 ini hadir, ebook kedua saya yang dipersembahkan untuk komunitas, untuk para pengguna Microsoft Office khususnya Excel baik yang baru mengenal maupun yang sedang mempelajari lebih dalam. Ebook ini berisi studi kasus yang mengoptimalkan fungsi dan fitur Excel untuk berbagai jenis pekerjaan. Setiap studi kasus dilengkapi keterangan gambar dan step-by-step pengerjaannya yang lengkap.

Untuk mendownload ebook ini silakan klik disini.

Selamat membaca dan berlatih

Mengenal Table Pada Excel 2010

Raddini Gusti Rahayu — Thu, 21 Jul 2011 05:31:24 GMT

Para pengguna Excel banyak yang menyamakan antara Table dengan Range, padahal itu jelas berbeda. Hal ini dikarenakan para pengguna tidak tahu persis apa bedanya table dengan range itu sendiri.

Pada kesempatan kali ini saya akan membahas tentang Table pada Excel 2010 yang nantinya Anda sendiri dapat menentukan akan menggunakan Range atau Table dalam mengelola data.

Oks, mari kita langsung bahas

Table adalah salah satu fitur Excel yang mana dapat digunakan untuk mengatur dan menganalisa data dari tabel, terpisah dari data di luar tabel tersebut.

Sebelum kita membahas Table lebih jauh lagi, mari kita bahas terlebih dahulu caranya membuat Table tersebut. Ada 3 cara yang dapat dilakukan :

Pada Tab Insert Category Tables pilih Table, atau dengan menekan tombol kombinasi Ctrl+T pada keyboard sehinga muncul kotak dialog Create Table, setelah itu Anda dapat menyorot area mana yang akan dijadikan table. Pada cara ini, table style yang digunakan adalah style default pada Excel.
Pada Tab Home Category Styles pilih Format as Table lalu pilih style mana yang akan Anda gunakan setelah itu tahapannya sama seperti cara pertama.
Pada cara yang ketiga ini, kita coba mengubah Range menjadi Table. Dengan cara menempatkan penunjuk cell di area range yang akan diubah lalu lakukan cara yang sama dengan cara kedua,sehingga muncul kotak dialog Format As Table. Ceklislah pada check box My table has readers jika range Anda sudah ada Field Name (judul kolom) nya.

Pada tahap-tahap di atas, Anda sudah membuat Table sederhana. Ketika Anda menempatkan penunjuk cell pada area Table, maka muncul tab Table Tools Design yang berisi perintah – perintah untuk memformat Table.

Selanjutnya Saya akan membahas ada fasilitas apa saja pada Table yang telah kita buat tadi.

Sort, Filter dan Search
Pada setiap nama field atau judul kolom secara otomatis telah diaktifkan fasilitas Filter, jadi Anda tidak perlu repot-repot mengaktifkannya secara manual. Pada fasilitas filter ini ada beberapa fasilitas seperti Sort A to Z, Sort Z to A, Sort By Color, Text Filters, Filter by Color dan Filter by Seacrh, seperti yang tampak pada gambar berikut :
Freeze
Ketika Anda scrolling ke bawah pada Table maka judul kolom tidak ikut tergeser, melainkan tetap berada di atas dan menempati atau menggantikan posisi nama keterangan kolom seperti gambar berikut :
Kalkulasi Kolom Otomatis
Table disertai fasilitas kalkulasi kolom otomatis yang dapat diaktifkan dengan menceklis checkbox Total Row pada tab Table Tools Design Category Table Style Options. Setelah itu pada baris terkahir Table ditambahkan baris Total yang berisi jumlah dari data pada masing- masing kolom. Jika kolom belum terkalkulasi, Anda cukup klik tanda panah pada cell total kolom tersebut dan pilih formula mana yang akan Anda gunakan.
Penamaan Field Otomatis
Untuk membuktikannya kita coba membuat kolom baru dengan nama “Harga” pada cell D2 lalu tekan tombol Enter. Pada cell D3 ketikkan =[
maka akan muncul drop downlist name dari kolom-kolom yang ada pada table, teruskan dengan memilih TOTAL dan ketik / lalu pilih lagi TERJUAL hingga formulanya menjadi seperti : =[TOTAL]/[TERJUAL]. Ketika Anda menekan tombol Enter maka kolom Harga akan terisi secara otomatis.
Dalam pengetikan formula tadi penamaan kolom telah dilakukan secara otomatis, hingga Anda tak perlu menyorot range yang akan Anda gunakan dalam formula.
Penambahan Area Table yang Mudah
Jika suatu waktu Anda ingin menambahkan kolom atau baris pada table, Anda dapat dengan mudah melakukannya. Cukup arahkan kursor pada sudut kanan bawah table berupa siku berwarna biru lalu tarik sampai dengan area yang Anda inginkan. Cara lain jika ingin menambahkan kolom cukup ketikkan judul kolomnya lalu tekan tombol Enter.
Mengubah kembali menjadi Range
Jika Anda ini mengembalikan Table menjadi Range, cukup klik Convert to Range pada tab Table Tools Design Category Tools. Setelah itu akan muncul kotak dialog untuk konfirmasi apakah table akan diubah menjadi Range.
Dapat di publish ke Sharepoint Server
Selain itu, Table Excel pun dapat di publish ke Sharepoint server dengan klik Export table to Sharepoint List pada tab Table Tools Design Category External Table Data > Export.

Cukup sekian pengenalan Table pada Excel 2010, kini Anda dapat menentukan akan menggunakan Range atau Table untul pengeloahan data Anda. Mudah-mudahan bermanfaat

Memodifikasi Beberapa Worksheet Secara Bersamaan

Raddini Gusti Rahayu — Thu, 19 May 2011 13:46:00 GMT

Dalam kegiatan sehari – hari kita sering bekerja dengan format worksheet yang sama dalam suatu workbook, misalnya saja Transaksi Harian atau Absensi Siswa. Namun ketika format tersebut harus dimodifikasi, begitu menjengkelkan dan membuang – buang waktu karena kita melakukan hal yang sama berkali – kali. Bayangkan saja jika worksheet yang harus kita modifikasi jumlahnya hingga belasan atau bahkan puluhan. Nah, kali ini saya akan memberikan sedikit tips sederhana dengan hanya melakukan satu kali modifikasi saja. Langkah – langkah nya cukup mudah, yaitu :

Pilih Sheet mana saja yang akan kita modifikasi, caranya dengan klik sheet tersebut sambil menekan tombol ctrl pada keyboard
Jika seluruh sheet yang akan kita modifikasi, cukup klik kanan pada salah satu sheet lalu pilih Select all sheets

Pada title bar akan muncul kata [Group] pada akhir nama Workbook. Ini menunjukkan seluruh atau beberapa sheet sedang dipilih

Setelah itu kita dapat melakukan modifikasi, seperti mengganti isi cell, shading, edit formula, insert atau delete baris dan kolom, dll.

Tapi pada mode ini, fitur Conditional Formatting dan Format as Table dan seluruh fitur di tab Data dan Insert (kecuali Header&Footer) tidak dapat digunakan.

Untuk mengakhiri mode ini, cukup klik di salah satu nama sheet dan pastikan kata [Group] telah hilang dari title bar.

Demikian tips & trik kali ini, mudah – mudahan bermanfaat :)

Menggabungkan Teks Pada Cell yang Berbeda Dengan Fungsi CONCATENATE

Raddini Gusti Rahayu — Thu, 19 May 2011 13:44:00 GMT

Ketika anda memilki beberapa teks di cell yang berbeda, anda dapat menggabungkannya dengan fungsi CONCATENATE. Fungsi ini memungkinkan kita untuk menggabungkan text, number, cell references atau gabungan antar ketiganya. Sehingga anda tidak perlu menulis ulang teks – teks tersebut.

Perhatikan contoh berikut :

Kita dapat menggabungkan beberapa teks di atas menjadi sebuah kalimat : Maryam berhasil menjual 5 Sweater seharga Rp 375.000 dan 8 Topi Bayi seharga Rp 224.000
Caranya cukup mudah, yaitu dengan mengikuti langkah – langkah berikut :

Tempatkan penunjuk cell dimana kalimat itu akan dibuat, misalkan kita tempatkan di cell A10

Tulis rumus : =CONCATENATE(C1;" berhasil menjual ";C4;" ";B4;" seharga";(DOLLAR(E4;0));
"dan ";C7;" ";B7;" seharga ";(DOLLAR(E7;0)))

Setiap text dipisahkan dengan tanda ; atau , tergantung dari pengaturan komputer anda.

Sedangkan (DOLLAR(E4;0))berfungsi untuk menampilkan isi cell E4 dengan format currency

Lalu tekan Enter, sehingga cell A10 berisi teks sebagai berikut :

Atau juga bisa menggunakan rumus : =C1&" berhasil menjual "&C4&" "&B4&"seharga "&(DOLLAR(E4;0))&" dan "&C7&" "&B7&" seharga "&(DOLLAR(E7;0)))Sama saja dengan rumus sebelumnya, hanya menghilangkanCONCATENATE( dan mengganti tanda ; dengan &.

Begitu mudah kan? Pekerjaan pun akan lebih cepat selesai karena tak perlu lagi repot – repot mengetiknya secara manual apalagi untuk data yang jumlahnya begitu banyak.

Namun jangan khawatir, ketika kita mengubah isi pada salah satu atau seluruh cell, kalimat ini pun akan ikut berubah secara otomatis.

Semoga bermanfaat :)

Menambahkan Karakter ke Dalam Isi Cell

Raddini Gusti Rahayu — Thu, 19 May 2011 13:42:00 GMT

Dalam kegiatan sehari – hari Excel digunakan di berbagai hal, tidak hanya sekedar untuk membuat tabel tapi juga untuk membuat laporan, kuitansi, dan lain sebagainya.

Ketika membuat tabel, laporan, kuitansi atau pekerjaan lainnya kita ingin informasi di dalamnya dapat tersampaikan dengan baik dengan menambahkan informasi tambahan. Seperti contoh sederhana berikut ini :

Dalam tabel tersebut terdapat kata "potong", "pasang" dan "buah" di akhir isi cell pada kolom Kuantitas. Selintas tak ada yang aneh dengan tabel ini, tapi coba anda buat tabel semacamnya. Ketikkan kata "5 potong" pada cell C4 dan ketikkan rumus =C4*50000 pada cell D4 lalu tekan Enter. Apa yang terjadi? Ya, pada Cell D4muncul #VALUE!.

Lalu bagaimana cara menambahkan kata "potong" pada isi cell C4 tadi tanpa mempengaruhi rumus dari cell D4? Jawabannya mudah saja, ikuti langkah singkat berikut :

Tempatkan penunjuk cell di cell yang akan kita tambahkan karakter (dalam hal ini tempatkan di cell C4)

Klik kanan lalu pilih Format Cell atau tekan Ctrl + 1 pada keyboard

Pada tab Number pilih Category Costum

By Default format semua cell adalah General. Kita bisa menggantinya dengan menempatkan kursor di kotak isian Type, lalu ganti General menjadi # "potong".

Penjelasannya : # merupakan isi cell dan "potong" adalah karakter yang ingin kita tambahkan pada isi cell. Ini tidak hanya bisa dilakukan di akhir isi cell saja tapi juga bisa ditempatkan di awal isi cell, cukup tempatkan kata"potong" sebelum simbol #.

Klik OK.

Sekarang cell D4 sudah tidak lagi muncul #VALUE! Dan anda bisa melakukan hal yang sama pada cell – cell berikutnya dengan mudah. Selamat mencoba mengaplikasikannya sesuai kebutuhan.
Semoga Bermanfaat... :)

Membuka Beberapa Workbook Sekaligus Dengan Workspace

Raddini Gusti Rahayu — Thu, 19 May 2011 13:08:00 GMT

Mungkin anda adalah salah satu user yang sering bekerja dengan beberapa workbook sekaligus dalam waktu yang bersamaan, terkadang anda dibuat membuang – buang waktu anda hanya untuk mencari dan membuka workbook – workbook tersebut. Jika begitu, anda dapat menggunakan fitur Workspace yang bisa menyimpan workbook – workbook tersebut di sebuah ruang kerja berformat *.xlw. Ini memudahkan anda untuk mengatur workbook – workbook anda sesuai dengan keinginan. Berikut langkah – langkah membuat Workspace :

Buka semua workbook yang inginkan

Pada Ribbon View, Tab Window Klik Save Workspace

Pada kotak isian File Name, ketikkan nama workspace yang anda inginkan. Untuk memudahkan, beri nama yang masih berhubungan workbook – workbook di dalamnya

Pilih tempat dimana workspace tersebut akan disimpan, lalu Klik Save

Workspace anda telah tersimpan

Sebagai percobaan, tutup semua workbook yang dibuka tadi. Lalu buka Workspace yang baru saja anda buat. Ketika workspace terbuka Excel akan menampilkan workbook – workbook tadi. Sekarang anda lebih mudah mengatur Workbook – workbook anda sesua dengan keinginan.

Semoga Bermanfaat :)

Memindahkan Posisi Penunjuk Cell Ketika Menekan Enter

Raddini Gusti Rahayu — Thu, 19 May 2011 13:06:00 GMT

Ketika kita menekan Enter setelah selesai mengetik pada isi cell, maka penunjuk cell secara otomatis akan pindah ke cell yang berada di bawahnya. Namun, perintah ini dapat kita ubah sesuai keinginan kita. opsi yang diberikan yaitu ke atas, ke bawah, ke kiri dan ke kanan. Cara mengubahnya yaitu :

1. Klik Office Button, lalu pilih Excel Option

2. Klik Tab Advanced, pada option list After pressing Enter, move selection anda dapat memilih down, up, left atau right, sesuai dengan keinginan anda.

3. Misalkan anda pilih Right, lalu klik OK. Maka ketika anda menekan tombol enter, penunjuk cell akan berpindah ke sebelah kanan.

Semoga bermanfaat!

Protect Sheets

Raddini Gusti Rahayu — Thu, 19 May 2011 13:03:00 GMT

Dalam dunia perkantoran satu file office khususnya excel sering digunakan oleh lebih dari 1 user, hal ini terkadang membuat kita kesal siapa yang mengubah isi cell, hapus atau tambah sheet. Namun, di Office 2010 kita sudah dapat mengetahui user mana yang terakhir mengubah isi dari file tersebut lengkap beserta waktu dan tanggalnya. Untuk memaksimalkan keamanan file anda, saya tambahkan sedikit trik yang bisa anda aplikasikan.
Jika dalam satu workbook terdapat beberapa sheet dan salah satunya hanya anda yang dapat mengubahnya, anda dapat menggunakan fitur protect sheet. Cara mengoperasikannya yaitu:

Untuk memproteksi keseluruhan sheet (semua cell dalam sheet) tekan Ctrl+A, lalu klik kanan dan pilih Format Cell (atau bisa dengan cara tekan Ctrl+1)
Pada Tab Protection hilangkan centang pada Check box Locked, lalu klik OK
Klik kanan pada nama sheet lalu pilih Protect sheet, hilangkan centang pada check box select lock cells dan check box select unlocked cells. Bila perlu gunakan password. ( ingat terus password nya, jangan sampai lupa) lalu Klik OK

Sekarang sheet tersebut tidak bisa di utak atik lagi, alias hanya bisa dilihat saja, untuk meng- unprotectnya klik kanan di nama sheet dan pilih unprotect sheet, masukan password lalu klik OK.
Berikut saya berikan contoh kasus untuk membuat semacam form, di mana tampilan form tersebut yaitu hanya beberapa cell saja yang bisa di isi, seperti gambar di bawah ini :

Untuk membuat hanya cell berwarna putih saja yang aktif caranya hampir mirip dengan langkah – langkah diatas :

Blok cell – cell yang berwarna putih tadi
Klik kanan lalu pilih format cell
Pada Tab protection hilangkan centang pada check box Locked, lalu klik OK
Klik kanan pada nama sheet lalu pilih protect sheet
Hilangkan centang pada check box select locked cells, dan biarkan centang pada check box select unlocked cells, tambahkan password bila perlu, lalu klik OK

Lihatlah yang terjadi cell selain yang berwarna putih tadi sudah tidak bisa di klik lagi. Mudah sekali bukan? kini tampilan form excel-mu semakin indah. Sebagai bahan belajar saya sertakan file nya, silakan download disini,

Selamat mencoba!

Form Button Pada Excel 2010

Raddini Gusti Rahayu — Thu, 19 May 2011 12:52:00 GMT

Sudah lama tidak posting lagi nih...
OK posting saya selanjutnya mengenai fitur excel yg sangat memudahkan kita untuk manipulasi data (input, edit dan delete) tanpa harus keliru mengoperasikannya...

Jika kita dihadapkan pada data yang penuh angka dan banyaknya hingga ribuan bahkan lebih, tentu kita akan pusing dibuatnya. Jangankan untuk editing data tersebut membacanya sajapun kita mungkin butuh beberapa waktu.
Nah... jangan khawatir lagi - lagi Ms. Excel punya senjata ampuh untuk mengatasi masalah tersebut.
sebagai contoh saya lamppirkan contoh data yang berisi angka yang jumlahnya ribuan.

Jika kita melakukan editing pada table ini bisa saja kita melakukan kesalahan, untuk menghindarinya kita bisa menggunakan form button, untuk mengaktifkannya ikuti langkah - langkah berikut :

1. Buka Program Excel, Klik Office button dan klik Excel Option

2. Ketika muncul kotak dialog Excel option, pilih tab Costumize

3. Pilih All Command pada option list Choose command from

4. Pada Button List pilihlah button Form dan klik add seperti pada gambar di bawah ini :

5. Klik OK.
6. Setelah Form Button diaktifkan, button ini akan berada di Quick Acces Toolbar

Untuk mengoperasikannya pastikan cell yang aktif berada di dalam table tadi, lalu klik Form button tersebut. Apa yang terjadi? yang terjadi adalah muncul kotak form yang berisi data berdasarkan baris.

Dengan kotak form seperti ini kita dapat melakukan manipulasi (editing, deleting, new input) tanpa harus keliru cell mana yang kita manipulasi.
Setelah selesai editing, kita bisa klik tombol close untuk menutup kotak form (editing yang dilakukan sudah otomatis tersimpan), atau tekan Enter untuk editing baris selanjutnya. Sedangkan untuk input baru cukup klik tombol New dan isikan datanya.
Cukup mudah bukan? Selamat Mencoba...

Semoga Bermanfaat :D