Cegah Copy, Edit dan Print Pada Dokumen

Jika pada tulisan terdahulu yang berjudul Mengirim Email Rahasia saya telah membahas cara mengirimkan email ke seseorang agar tidak dapat di-forward atau print oleh si penerimanya, kali ini tulisan akan saya lanjutkan pada dokumen Microsoft Office lainnya.

Seperti halnya implementasi IRM (Information Rights Management) pada email yang hanya bisa dikerjakan pada Microsoft Outlook, implementasi serupa da dokumen-dokumen yang lain juga bisa dilakukan, selama dokumen tersebut dibuat menggunakan Microsoft Office. Dokumen-dokumen yang dimaksud adalah dokumen Microsoft Word, Excel dan Powerpoint.

Jika pada konfigurasi email Anda harus meng-klik tanda verboden, di Word, Excel atau Powerpoint Anda harus meng-klik tanda dokumen dengan gembok di sampingnya (lihat gambar-gambar di bawah, berturut-turut untuk dokumen Word, Excel dan Powerpoint).

Sedikit perbedaan dibandingkan dengan email adalah option tambahan yang bisa Anda konfigurasi. Segera setelah Anda memilih Restricted Access, akan muncul option untuk konfigurasi lanjutan (lihat gambar di bawah). Setelah Anda centang kotak di bagian atas untuk me-restrict dokumen, selanjutnya Anda bisa memasukkan alamat email orang-orang yang akan Anda ijinkan untuk membaca saja (Read) atau orang-orang yang akan diijinkan untuk mengedit isi dokumen (Change).

Konfigurasi lanjutan bisa dilakukan dengan meng-klik More Options.... Akan muncul tampilan seperti di gambar bawah. Konfigurasi tambahan yang bisa dilakukan di antaranya adalah memberikan tanggal kadaluarsa (expire date) untuk dokumen, sehingga pada tanggal yang ditentukan dokumen tersebut tidak bisa dibuka lagi oleh orang-orang selain Anda. Konfigurasi lainnya adalah ijin untuk mencetak (print).

Dengan adanya implementasi IRM pada dokumen-dokumen Microsoft Office ini (dapat dilakukan mulai dari Office 2003), Anda dapat melindungi data dalam dokumen yang Anda anggap penting, yang Anda tidak ingin isinya "dicuri" oleh orang lain, misalnya saja presentasi ide bisnis yang Anda tawarkan, atau dokumen tender yang akan Anda ajukan.

Dengan implementasi IRM *** kita bisa menghargai hak intelektualitas orang lain. Bahkan, dengan IRM pada dokumen-dokumen Microsoft Office ini *** mungkin kita bisa turut mengkampanyekan penghijauan. Jika berbagai dokumen di kantor yang bersifat pribadi seperti slip gaji dan sebagainya bisa tidak usah dicetak, gantikan dengan dokumen elektronik ber-IRM, kita sudah turut mengurangi jumlah pohon di hutan yang harus ditebang!