Email Harap Tunggu Di Depan

Tulisan ini merupakan lanjutan dari posting terdahulu, ‘Ngumpet’ Dibalik Mailbox Exchange + Outlook.

Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook 2007 sebagai program email client di PC yang berpasangan dengan Microsoft Exchange Server 2007 di sisi server, manfaatkan add-in gratis yang bernama Email Prioritizer untuk menunda email masuk pada saat-saat tertentu. Anda juga dapat memanfaatkan add-in ini untuk memberikan rating terhadap pengirim-pengirim email, untuk menentukan skala prioritas terhadap mereka.

Instalasi Email Prioritizer

Sebelum dapat melakukan instalasi add-in ini, ada beberapa prasyarat perangkat lunak yang harus dipenuhi terlebih dahulu. Jangan lupa juga, implementasi ini hanya dapat dilakukan jika Anda menggunakan Microsoft Outlook 2007 di PC dan Microsoft Exchange Server 2007 sebagai mail server di tempat Anda.

Langkah pertama yang mesti disiapkan adalah memastikan PC Anda telah dilengkapi oleh .NET Framework 2.0 (periksa di Add/Remove Programs). Jika belum ada atau ragu-ragu, Anda dapat melakukan proses instalasi .NET Framework 2.0 menggunakan file instalasi yang terdapat pada link ini.

Setelah itu, Anda juga harus melengkapi PC dengan Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System. Yang terakhir, Anda harus menjalankan instalasi 2007 Microsoft Office System Primary Interop Assemblies. Setelah semua prasyarat dilengkapi, barulah Anda dapat melakukan instalasi add-in Email Prioritizer. Download program instalasi untuk Email Prioritizer pada link ini. Proses instalasi sangat mudah, Anda hanya perlu mengikuti wizard instalasi yang ada.

03-InstalasiEmailPrioritizer

Penggunaan Email Prioritizer

Penggunaan add-in ini sebenarnya sangat mudah. Setelah instalasi sukses dilakukan, Anda akan melihat sebuah toolbar baru pada Microsoft Outlook 2007. Jika Anda ingin menahan email masuk ke mailbox Anda untuk sementara waktu, cukup lakukan 2 langkah berikut:

1. Tentukan berapa lama waktu Anda yang tidak ingin diganggu (dalam satuan menit atau jam), pilih melalui dropdown menu seperti pada gambar di bawah.

2. Klik ribbon Turn on Do Not Disturb pada toolbar.

04-DoNotDisturb

Selain dapat menggunakan satuan waktu (menit atau jam), implementasi “Do Not Disturb” pada Outlook 2007 ini juga dapat memanfaatkan jadwal meeting yang terdapat pada schedule kalender Anda (perhatikan gambar di atas). Status pending pada antrian email masuk akan terjadi sepanjang schedule meeting belum berakhir.

Ketika Outlook Anda dalam keadaan tidak ingin diganggu, Anda dapat melihat sisa waktu sebelum mailbox Anda kembali ke keadaan normal (siap menerima email masuk kembali). Setiap saat Anda juga dapat mengakhiri status “Do Not Disturb” tersebut dengan meng-klik ribbon yang sama.

05-TimeRemaining

Selain dapat dipakai untuk menunda email, add-in ini dapat dipakai juga untuk memberikan rating terhadap email-email yang masuk. Rating yang dipakai menggunakan tanda bintang (1-3, atau tidak di-rating). Pemberian rating ini dimaksudkan untuk memudahkan pengklasifikasian email berdasarkan tingkat urgensi menurut Anda. Sehingga ketika Anda hanya ingin berkonsentrasi dengan email-email yang sangat penting, Anda bisa mencari email yang berklasifikasi rating 3 bintang (stars).

06-StarRating

Email Prioritizer memiliki logika rules yang bersifat bawaan (built-in) untuk menentukan rating sebuah email. Namun demikian, Anda juga dapat mengubah rating sebuah email secara manual. ntuk memberikan rating terhadap sebuah email, cukup membuka email tersebut dan temukan opsi Priority pada bagian bawah email. Untuk melakukan sortir email berdasarkan rating bisa dilakukan dari menu dropdown yang terdapat di sebelah dropdown Do Not Disturb.

Filed under: , , ,